จัดลำดับความสำคัญอย่างไรเมื่อทุกอย่างสำคัญไปหมด

ในระหว่างวันทำงาน มักมีการจัดลำดับความสำคัญ (หรือไม่) ของงานต่าง ๆ ตามความต้องการของคนอื่นหรือความจำเป็นเร่งด่วนของกำหนดเวลา เรื่องแบบนี้อาจเกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของเราด้วยเช่นกัน โดยหลาย ๆ คนมักจะให้เวลาเพียงจำกัดกับกิจกรรมซึ่งที่จริงแล้วมีความสำคัญ และเสียพลังงานไปมากมายกับคำว่า “งานยุ่ง” การจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างประสิทธิภาพโดยมีจุดมุ่งหมายและคำนึงถึงเป้าหมายในอนาคตจะเปลี่ยนสถานการณ์นี้ได้ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานทุกงานที่คุณลงมือทำจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีคุณค่าและช่วยกันไม่ให้งานที่ไม่สำคัญมาเกะกะรายการสิ่งที่คุณต้องทำ 

ลองนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในวันทำงานซึ่งคุณใช้เวลาในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดและรวมไปถึงเวลาที่บ้านด้วย กลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยคุณประเมินและจัดลำดับงานที่มีความสำคัญสูงสุด 

กลยุทธ์เจ็ดข้อเพื่อการจัดลำดับความสำคัญในการทำงาน   

โดยทั่วไปแล้วการจัดลำดับความสำคัญด้วยความใส่ใจจะประกอบด้วยการสร้างกำหนดการ การประเมินงาน และการจัดสรรเวลาและแรงงานที่ต้องใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดภายในเวลาอันสั้น การจัดลำดับของคุณควรมีความยืดหยุ่น เพราะคุณอาจจำเป็นต้องขัดจังหวะงานที่มีความสำคัญน้อยเพื่อไปทำงานเร่งด่วนที่จำเป็น 

1. จดงานที่ต้องทำทั้งหมดลงในรายการเดียว 

ในการจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น คุณจะต้องเข้าใจขอบเขตของสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จอย่างชัดเจน ด้วยเหตุนี้คุณจึงควรจดงานทุกชิ้นลงไป แม้แต่งานที่ปกติธรรมดาที่สุด และเพื่อให้เห็นภาพรวมที่แท้จริง คุณควรใส่ทั้งงานในที่ทำงานและงานในชีวิตส่วนตัวลงในที่เดียวกัน 

คุณควรจดทุกอย่างตั้งแต่การไปรับเสื้อที่ส่งซักไปจนถึงการจัดเวลาประชุมตัวต่อตัวกับเจ้านายไว้ในที่เดียวกัน เมื่อจดครบทั้งหมดแล้ว ต่อไปคุณก็จะจัดลำดับความสำคัญโดยพิจารณาจากความสำคัญของาน ความเร่งด่วน ระยะเวลาที่ใช้ และผลตอบแทนของแต่ละงาน

2. ดูว่างานไหนเป็นงานสำคัญ: ทำความเข้าใจเป้าหมายที่แท้จริงของคุณ 

การจัดลำดับความสำคัญอาจดูเหมือนเป็นกลยุทธ์การบริการเวลาในระยะสั้น แต่ที่จริงแล้วสิ่งนี้เป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่เป้าหมายระยะยาว การทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าคุณกำลังพยายามมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายใด ไม่ว่าจะเป็นการเลื่อนตำแหน่ง การปิดโครงการ หรือการเปลี่ยนเส้นทางอาชีพ จะช่วยให้คุณรู้ว่างานใดมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ในอนาคตมากที่สุด ลองย่อยเป้าหมายใหญ่ในระยะยาวให้เป็นเป้าหมายที่เล็กลงในระยะสั้นแทน เช่น คุณอาจย่อยเป้าหมายประจำปีให้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละเดือน ซึ่งย่อยลงไปได้อีกเป็นงานในแต่ละสัปดาห์ ลำดับความสำคัญของงานในแต่ละวัน เป็นต้น 

สำหรับ Alejandro Cerecedo ซึ่งเป็นผู้บริหารลูกค้าสายแฟชั่นระดับอาวุโสที่บริษัทประชาสัมพันธ์ Another Company และเป็นสมาชิกที่ WeWork Reforma 26 ในเม็กซิโกซิตี้ การกำหนดเป้าหมายระยะยาวเป็นวิธีที่เขาใช้ในการวางแนวทางและผลักดันทีมงานในช่วงต้นปีของแต่ละปี “เราจะคุยกันถึงเป้าหมายในชีวิตส่วนตัวและเป้าหมายด้านการทำงานของแต่ละคน แล้วเราจะกำหนดเวลาเพื่อหาทางบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น” Cerecedo กล่าว

การคิดแบบภาพรวมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดลำดับความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ เรามักจะคิดไปว่าการที่เรางานยุ่งนั้นหมายความว่ากำลังเดินหน้าไปสู่เป้าหมาย แต่ถ้าวันทั้งวันของเราเต็มไปด้วยงานที่ไม่มีผลกระทบกับเป้าหมายปลายทาง เราก็กำลังเสียเวลาอยู่ ซื่อสัตย์กับตัวเองเกี่ยวกับคุณค่าในระยะยาวของงานแต่ละงาน และคำนึงถึงเป้าหมายปลายทางเสมอ  

3. ไฮไลท์งานด่วน

รายการสิ่งที่ต้องทำควรแสดงวันเวลากำหนดส่งอย่างชัดเจนเพื่อที่คุณจะได้รู้ว่าจะต้องทำงานไหนให้เสร็จอย่างเร่งด่วน และวางแผนตามกำหนดส่งงานในอนาคต 

การตั้งวันครบกำหนดด้วยตัวเองแม้ว่าจะไม่ได้มีการระบุอย่างเป็นทางการก็สำคัญเช่นกัน ไม่เช่นนั้นคุณอาจปล่อยเวลาล่วงไปเรื่อย ๆ โดยไม่ทำงานที่สำคัญเสียที เพียงเพราะว่าไม่มีเวลามาเป็นตัวบีบรัด (กลยุทธ์นี้อาจเป็นประโยชน์ในการเพิ่มประสิทธิผลการทำงานและลดการผัดวันประกันพรุ่งได้ด้วย)

4. จัดลำดับตามความสำคัญและความเร่งด่วน 

หนังสือชื่อ 7 อุปนิสัยพัฒนาสู่ผู้มีประสิทธิผลสูง ที่นักธุรกิจและวิทยากรคนดังอย่าง Stephen Covey เขียนไว้ในปี 1989 แนะนำให้จัดงานลงในหมวดหมู่ต่าง ๆ (แล้วจึงจัดลำดับความสำคัญตามหมวดหมู่) โดยพิจารณาจากความสำคัญและความเร่งด่วน   

• เร่งด่วนและสำคัญ: ควรทำงานเหล่านี้ก่อน
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: กันเวลาในปฏิทินไว้เพื่อทำงานจำพวกนี้ให้เสร็จโดยไม่โดนขัดจังหวะ
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ: แจกจ่าย มอบหมาย และกระจายให้คนอื่น 
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: เอาออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ

กลยุทธ์อีกข้อหนึ่งที่จะช่วยให้มั่นใจว่างานสำคัญจะอยู่ในลำดับต้น ๆ เหนือกว่าคำขอจากเจ้าของงานจอมตื๊อหรืองานเฉพาะกิจที่ปะหน้าว่า “เร่งด่วน” ก็คือหลักการงานที่สำคัญที่สุด (MIT) ในกลยุทธ์นี้ คุณจะต้องสร้างรายการแยกขึ้นมาอีกรายการหนึ่งที่ประกอบด้วยงานเพียงสามงานที่ต้องเสร็จในวันนั้น คุณควรเลือกงานเหล่านี้โดยดูจากความสำคัญมากกว่าความเร่งด่วน ในการตัดสินใจ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามที่เน้นเป้าหมายเป็นหลัก เช่น งานไหนจะมีผลกระทบกับผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายมากที่สุด วันนี้ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อให้เข้าใกล้เป้าหมายนั้นขึ้นไปอีก 

5. พยายามหลีกเลี่ยงลำดับความสำคัญที่แย่งเวลากัน 

เมื่องานที่คุณทำอยู่ยังไม่ยากนัก คุณอาจจัดการหลายงานพร้อมกันได้ง่าย ๆ แต่มีงานวิจัยหนึ่งแสดงให้เห็นว่า เมื่อใดที่งานมีความยากขึ้น ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งสูงมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับเป้าหมายเพียงเป้าหมายเดียว ในทางกลับกัน ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งต่ำลงมาจะยังคงพยายามจัดการงานหลาย ๆ งานพร้อมกันต่อไป มีการพบว่ากลยุทธ์การทำสองงานพร้อมกันนี้มีความเชื่อมโยงกับประสิทธิภาพที่ลดลง ซึ่งหมายความว่างานที่สำคัญที่สุดจะไม่อยู่ในระดับมาตรฐานสูงสุด 

เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณโฟกัสอยู่ที่งานสำคัญทีละงานก็คือ คุณจะต้องระบุให้ได้ว่าสิ่งใดน่าจะเป็นตัวเบี่ยงเบนความสนใจ เช่น งานที่วนกลับมาซ้ำ ๆ หรือคำขอเฉพาะกิจ แล้วพยายามเลี่ยงสิ่งเหล่านั้นให้ได้ตลอดทั้งวัน ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณได้รับมอบหมายให้ดึงข้อมูลของโครงการหนึ่งในขณะเดียวกันก็ต้องจัดทำสไลด์สำหรับงานนำเสนอไปด้วย คุณควรให้ความสำคัญกับงานเดียวและพยายามหลีกเลี่ยงงาน อีเมล ข้อความ หรือการเตรียมการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับอีกงานหนึ่ง 

6. คำนึงถึงความพยายามที่ต้องใช้

เมื่อเห็นรายการสิ่งที่ต้องทำยาวเหยียด คุณอาจเริ่มรู้สึกหนักใจถึงปริมาณงานที่จะต้องทำให้เสร็จ ซึ่งความรู้สึกนี้เองจะลดประสิทธิภาพการทำงานและนำไปสู่การผัดวันประกันพรุ่ง กลยุทธ์ที่จะเอาชนะความรู้สึกนี้ก็คือให้คุณประเมินงานตามความพยายามที่ต้องใช้ในการทำให้เสร็จ 

ถ้ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเริ่มดูยากลำบากเกินไป ให้เลื่อนลำดับความสำคัญของงานที่ใช้เวลาและแรงงานเพียงเล็กน้อยขึ้นมา แล้วจัดการให้เสร็จรวดเดียวไปเลย การเคลียร์งานเหล่านี้จะช่วยให้คุณรู้สึกโล่งขึ้นและยังเป็นความสำเร็จเล็ก ๆ ที่จะช่วยขับเคลื่อนคุณไปได้ตลอดวัน 

7. หมั่นทบทวนอยู่เรื่อย ๆ และยึดตามความเป็นจริง

หนึ่งในห้าขั้นตอนของวิธีการ “ทำสิ่ง ๆ ต่างให้ลุล่วง” (GTD) จากที่ปรึกษาด้านประสิทธิภาพการทำงาน David Allen คือการไตร่ตรองเชิงพิจารณา การหมั่นทบทวนรายการงานและลำดับความสำคัญเป็นปัจจัยหลักของการ “ทวงคืนอำนาจและจุดมุ่งหมาย” Allen กล่าว

เคล็ดลับทำง่าย ๆ เพื่อการจัดลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้เมื่อรู้แล้วว่าการจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสมมีความจำเป็นแค่ไหน คุณอาจรู้สึกถึงความยุ่งยากและเกิดความเครียดตามมาทันใด และรู้สึกว่าจะเครียดมากกว่าการที่สร้างรายการงานง่าย ๆ เสียอีก เราได้สรุปกลยุทธ์สำคัญที่กล่าวถึงข้างต้นไว้ด้านล่างนี้แล้วเพื่อช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้อย่างมีจุดมุ่งหมาย 

• จดทุกอย่างไว้: ควรรวมทั้งงานในชีวิตส่วนตัวและการทำงานไว้ในที่เดียวกัน
• ประเมินเป้าหมายระยะยาว: พิจารณาเป้าหมายใหญ่ในระยะยาวของคุณ และงานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น 
• ย่อยเป้าหมายขนาดใหญ่เป็นเป้าหมายระยะสั้นลง: เพื่อให้ทราบว่าคุณจะต้องทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระยะยาว ให้ย่อยเป้าหมายนั้นเป็นสิ่งที่ต้องบรรลุรายปี รายเดือน และรายสัปดาห์ 
• ระบุวันครบกำหนดอย่างชัดเจน: คุณควรทราบวันครบกำหนดอย่างชัดเจน และหากบางงานไม่จำเป็นต้องมีวันครบกำหนดอย่างแน่ชัด ให้คุณกำหนดด้วยตัวเอง 
• ใช้วิธีเปรียบเทียบความเร่งด่วนกับความสำคัญ: ให้ความสำคัญกับงานที่เร่งด่วนและสำคัญก่อน กำหนดเวลาอย่างเจาะจงให้กับงานสำคัญที่ไม่เร่งด่วน และแจกจ่ายหรือกำจัดงานอื่น ๆ ที่เหลือ 
• สร้างรายการ MIT ประจำวัน: จดงานที่สำคัญสามงานที่ควรทำให้เสร็จในวันนั้น งานเหล่านี้ควรมีความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายใหญ่ในอนาคตของคุณ TEST
• หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน: พยายามเลี่ยงงานที่จะมาแย่งเวลากัน โดยเฉพาะเมื่องานมีความยากขึ้นเรื่อย ๆ  
• คำนึงถึงความพยายามที่ต้องใช้: เมื่อรายการงานของคุณเริ่มยาวเกินไป ให้จัดลำดับความสำคัญตามความพยายามที่ต้องใช้ และจัดการงานง่าย ๆ ให้เสร็จอย่างรวดเร็วก่อน

ให้ความสำคัญกับเวลาของคุณและยึดตามความเป็นจริง 

ไม่ว่าจะจัดลำดับความสำคัญได้ดีแค่ไหน แต่สิ่งที่เราทำได้ในแต่ละวันก็มีจำกัด และอาจต้องยอมให้บางอย่างมาขัดจังหวะอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณจึงต้องตั้งเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานให้เหมาะสมกับความเป็นจริง ไม่เช่นนั้นคุณอาจเกิดความคาดหวังกับคนอื่น ๆ รอบตัวอย่างผิด ๆ และคุณก็จะรู้สึกว่ายังทำได้ไม่ดีพออยู่ตลอดเวลา

จำไว้ว่าจุดประสงค์ของการจัดลำดับความสำคัญก็คือการใช้เวลากับงานที่สำคัญ งานที่จะก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงในระยะยาวและช่วยให้คุณก้าวไปในเส้นทางที่มุ่งหวัง ถ้าจัดลำดับความสำคัญได้ดี คุณจะรู้สึกตื่นตระหนกน้อยลงและมีความตั้งใจจดจ่อมากขึ้น จุดมุ่งหมายของเราก็คือการทำงานที่ก่อให้เกิดความคืบหน้าอย่างแท้จริงให้สำเร็จลุล่วง และปล่อยผ่าน “งานยุ่ง ๆ” ที่เหลือไป 

Caitlin Bishop เป็นนักเขียนที่  Ideas by We ของ WeWork เธออยู่ที่นิวยอร์ก ก่อนหน้านี้ Caitlin เคยเป็นนักข่าวและบรรณาธิการที่  Mamamia ในซิดนีย์ ออสเตรเลีย และเป็นผู้รายงานข่าวที่ Gotham Gazette