Vetenskapen bakom innovativa kontor

Av: Michael Hershfield, Senior Director, Medium Business Segment, WeWork

Mötesområde hos WeWork

Inredning tenderar att påverka hur människor beter sig. En innovativ och genomtänkt arbetsyta kan öka medarbetarnas engagemang och produktivitet och företagets resultat.

Att designa och bygga ut ett utrymme kan vara kostsamt och tidskrävande. Om man avsätter dessa resurser kan det innebära att de tas från andra väsentliga affärsbehov. Om man däremot ignorerar design helt och hållet kan det resultera i dåliga arbetsförhållanden, lågt medarbetarengagemang och sämre resultat, vilket påverkar företaget negativt.

Vilket är det smartaste ledarskapsdraget? Innovation är, när allt kommer omkring, inte tur utan vetenskap. Och med vetenskap följer forskning, regler och insikter som du kan utnyttja som en affärsfördel på ett påtagligt sätt.

Låt oss titta på hur vetenskapen har drivit innovationen av arbetsytor framåt, och hur du kan sätta medarbetarna i första hand för att skapa en miljö som inspirerar dem att göra sitt bästa.

Vetenskapen bakom designen

Weworks gemensamma utrymme

Så, vilket inflytande har vetenskapen på arbetsyteinnovation? Allt börjar med studier av den mänskliga hjärnan.

I huvudsak finns det tre neurala nätverk som driver det sätt vi tänker på: det verkställande kontrollnätverket (tillägnat beslutsfattande), det framträdande nätverket (som styr hur dessa beslut fattas) och nätverkets standardläge (som genererar idéer). Den här processen fortsätter hela dagen, och börjar med insamling av information (förberedelse), inkubation (avstämning av vad du redan vet med vad du inte vet) insikt (aha-ögonblicket), och verifiering av den tillgängliga informationen.

[Oxfords universitet studerade nyligen](https://www.cell.com/current-biology/fulltext/S0960-9822(16)00133-0 processen för beslutsfattande i hjärnan och såg att förmågan att sakta ner svaren gör så att människor undviker att göra suboptimala val.

”Bromsaspekten" är viktig för arbetsytedesign. I huvudsak uppnås den genom att tillhandahålla en rad olika utrymmen som främjar avslappnande distraktioner från högfokusarbete och gör det möjligt för anställda att tänka och upptäcka nya idéer. De här distraktionerna kan variera från en mikropaus (titta upp för att njuta av utsikten från ett fönster i kontoret) till en makropaus (när vi söker upp ett nytt utrymme för ett samtal med en kollega, tar en stund för att brygga en kopp kaffe, eller bara vill ha ett miljöombyte efter ett morgonmöte).

Weworks gemensamma utrymme

Det bästa sättet att uppmuntra dessa väsentliga raster är att tillhandahålla en flexibel arbetsyta. Ju fler val, desto bättre: tysta utrymmen för koncentration, energiska utrymmen för att knyta kontakter, platser att lära, spela och ha kul på för att rensa hjärnan.

Innovativa företag som Pinterest och Facebook använder sig av variation genom att lägga till mer kreativa inslag i sina kontor. Teorin är att kreativitet förstärks av att inkludera utrymmen som är till för pausaktiviteter. ”Uppfinnarna av grafen [ett mm tjockt material som upptäcktes i Storbritannien och blev banbrytande inom elektronik, energi, hälsa och konstruktion] kom på det under sin lektid”, sade Professor Stephen Heppell, expert inom flexibelt arbete och lärandeutrymme vid World Economic Forum förra året.

Nu förstår du vetenskapens roll när det gäller att förstå hur människor tänker. Det är dags att titta på den andra faktor som påverkar arbetsplatsdesignen, nämligen hur vi känner.

Vår omgivning påverkar hur vi mår

En färsk studie från den amerikanska Journal of Health Promotion visar att man behöver skapa hälsosammare miljöer för att göra amerikanerna friskare, i stället för att enbart förlita sig på hälso- och sjukvårdssystem.

Enligt Institutet för hälsa och säkerhet på arbetet hjälper den här trenden även företagen. Att eliminera yrkesrisker och risker i kontorsdesignen är nämligen det mest effektiva sättet att skydda arbetstagarna. Eftersom stress på arbetsplatsen kostar amerikanska företag upp till miljarder dollar årligen i sjukvårdskostnader, ligger det alltid i företagets bästa intresse att hålla sin arbetsstyrka frisk.

Det är en stor press. Men går det verkligen att att göra sina medarbetare friskare bara genom den fysiska arbetsplatsen? Svaret är ett rungande ja.

Bästa kontorsbelysningen för produktivitet

Belysning har en enorm effekt på hur medarbetarna mår, så det är viktigt för arbetsgivare att få det rätt. Här är några av sätten vårt designteam på WeWork använder belysning på för att optimera våra utrymmen:

  • Varm kontorsbelysning gör att anställda känner sig avslappnade och bekväma. Vi använder varm belysning i gemensamma utrymmen och köksområden, där medlemmar är benägna att interagera och nätverka.

  • Neutral kontorsbelysning används i omgivningar som är byggda för samarbete och produktivitet. Vi använder den här typen av belysning i vissa konferensrum och i områden med hot desks.

  • Kall kontorsbelysning gör personer piggare och mer energiska. Vi använder kall belysning i områden som är avsedda för hyperproduktivitet, såsom kontor och brainstorming-rum.

Dessutom är exponering för naturligt ljus särskilt fördelaktigt för personer som arbetar på ett kontor. Både morgon- och kvällsexponering kan förbättra humöret, energin, vakenheten och produktiviteten. Forskare i USA fann att 10 procent av personalfrånvaro kunde tillskrivas kontorsutrymmen som saknade tillräckligt med dagsljus.

Dagsljus och stående skrivbord hjälper till att förbättra sömnkvaliteten

Som arbetsgivare, har du någonsin tänkt på att du skulle kunna hjälpa dina medarbetare att få en bättre nattsömn, bara genom att erbjuda innovativ kontorsdesign? Det kan du absolut göra. Belysning har mycket att göra med sömnkvalitet – vilket är anledningen till att företag också kan hjälpa sina anställda (och uppnå bättre resultat). American Academy of Sleep Medicine studerade effekten av naturlig belysning på arbetsplatsen och fann att det hjälpte anställda att sova bättre på natten. En nyligen genomförd studie fann att två på varandra följande nätter med sex timmars sömn eller mindre kan leda till minskad prestationsförmåga i sex dagars tid, så det ligger verkligen i företagets intresse att förbättra dess arbetsytor.

Dessutom har det länge varit känt för forskare att fysisk aktivitet hjälper oss att få mer kvalitetssömn. Därför skapar framsynta företag fler möjligheter till motion på kontoret.

Biokemisten Jack P. Callaghans studieresultat visade att det var bäst för medarbetarnas hälsa att stå längre än de sitter – så arbetsplatser som innefattar rörelse (stående skrivbord, trappor, etc.) kan räknas in i denna positiva förmån.

Luftrenande krukväxter förbättrar hälsa och välmående

Med gammaldags arbetsytedesign förbises vikten av naturligt ljus och naturliga element såsom växter eller utsikt över naturen. Ett exempel är en klassisk, banbrytande studie av designpionjären Roger Ulrich. Enligt denna studie behöver patienter med utomhusutsikt färre doser av smärtstillande medicin (och mindre tid på sjukhuset överlag) efter en operation än de patienter vars rum vetter mot en tegelvägg.

Företagsledare behöver tänka på följande: Att inreda ett inomhusutrymme med inslag från naturen (att lägga till fler blommor eller annan grönska) förbättrar inte bara hälsa och välbefinnande, utan kan också öka produktiviteten med 15 procent. Studier visar även att växter kan minska sjukdomar bland personalen genom att minska nivåerna av koldioxid.

Att erbjuda tillgång till uteplatser kan dessutom främja kreativt tänkande, rapporterar CNBC. Apple är ett bra exempel på ett företag som prioriterar natur på arbetsplatsen: deras nyaste kontor, Apple Park, har en grön innergård och nästan 6 000 träd. Men du kan få samma effekt. Om kontoret har en takterrass eller balkong kan du hålla community-event där, och investera i grönska för dina inomhusutrymmen i form av palmer, krukväxter och andra växter. Dina anställda och ditt företag kommer att må bra av det.

Förbättra inomhusluftens kvalitet och temperatur för att förbättra medarbetarnas prestationer

Studier har visat att temperaturen är avgörande för produktiviteten – och att suboptimala temperaturer kan göra så att anställda begår misstag oftare. En studie från Cornell universitet fann att arbetsgivare kan få betala 10 procent mer i arbetskostnader när temperaturen är alltför hög eller alltför låg. Studier har funnit att de högsta produktivitetsnivåerna uppnås med temperaturer på 71,6 grader Fahrenheit (22 grader Celsius). Dessutom har National Center for Biotechnology Information fastställt att inomhusluftens kvalitet och temperatur kan leda till 6–9 procent ökad arbetsprestanda och produktivitet.

Även luftfuktighet kan ha en stor inverkan på hur anställda upplever kontorstemperaturen. Till exempel, om luften är för fuktig, kan det påverka de anställdas förmåga att svettas — vilket kan leda till värmeslag — och luftfuktighet som är för låg kan göra så att de anställda fryser eller orsaka att huden, halsen och näsan är alltför torra. Luftfuktighet kan även regleras med växter, som visar hur anslutna vart och ett av dessa element är för en fulländad arbetsyta. (Se hur innovativa kontor lösa för optimal temperaturreglering.)

Vetenskap och innovation på arbetsplatsen

Det är sant att inredning har en stor inverkan på hur människor beter sig. Med hjälp av vetenskapliga studier har vi lärt oss att använda det till företagens fördel. Erbjud en arbetsyta som är innovativ och genomtänkt, så¨ kommer du att se den positiva inverkan i form av bättre resultat.

WeWork är här för att hjälpa till med varje aspekt av denna process, så att du kan fokusera på de affärsresultat som betyder mest för dig. Kontakta oss idag för mer information.