O guia essencial para o trabalho baseado em atividades

Hoje em dia, os funcionários querem mais flexibilidade, autonomia e capacidade de escolher quando e onde trabalham. Fica a saber como o trabalho baseado em atividades pode ajudar funcionários e empregadores

O espaço é uma ferramenta poderosa para fomentar o envolvimento, inspirar a inovação e impulsionar a produtividade. No entanto, qual é exatamente o aspeto de um espaço ideal? Na Ciência do Espaço, exploramos a forma como a ciência do design intencional consegue transformar qualquer ambiente de trabalho numa experiência holística.

Graças à tecnologia, o modelo de trabalho tradicional, no qual todas as pessoas têm uma secretária atribuída, tem vindo a desmoronar constantemente. No seu lugar: locais de trabalho que possuem uma variedade de tipos de espaço, que vão desde lounges que se assemelham a salas de estar a áreas de colaboração com superfícies graváveis para brainstorming, a cabines telefónicas para chamadas privadas. Bem-vindo ao trabalho baseado em atividades.

Trabalho baseado em atividades (TBA), definido

O trabalho baseado em atividades é um estilo de trabalho que permite aos funcionários escolher entre uma variedade de configurações de acordo com a natureza do que estão a fazer, combinado com uma experiência no local de trabalho que os capacita a utilizar esses espaços ao longo do dia. A ideia é que os funcionários sejam mais produtivos quando tiverem os espaços certos para as tarefas que precisam de realizar. Pensa nisso: atualmente, tudo é "a pedido", desde programas de TV a comida, música a viagens. Os espaços de trabalho também não deveriam ser? Para entrar no futuro do trabalho, os próprios espaços de trabalho devem ser tratados como órgãos vivos e respiratórios que se adaptam, para se ajustarem às necessidades dos funcionários. 

Os quatro elementos definidores do TBA

O TBA não se resume a adicionar sofás e cabines telefónicas a um local de trabalho. Para o TBA existir numa empresa, devem estar presentes quatro elementos: design, experiência sensorial, reforço comportamental e aprendizagem iterativa.

  1. Design. Um espaço de trabalho TBA é concebido com uma variedade de tipos de espaço sob o mesmo teto.  Precisas de um espaço de trabalho onde todos se possam concentrar? Arranja uma secretária no escritório, onde todos se possam concentrar em silêncio quantas vezes forem necessárias ou desejarem. Tens de organizar uma reunião com um cliente numa grande sala de conferências? Reserva uma para o teu grupo instantaneamente. Pretendes colaborar com uma equipa durante o almoço? Reúne-os numa cabine tipo restaurante. Que tal uma chamada rápida com um colega? Entra numa cabine telefónica. Qualquer que seja a atividade, existe um tipo de espaço correspondente, pronto e à disposição.

  2. Experiência sensorial. Os espaços TBA precisam de fornecer aos funcionários sugestões explícitas e implícitas sobre como utilizar um espaço. Quer precisem de aceder a um espaço com muita ou pouca vitalidade para o tipo de trabalho que estão a fazer, os funcionários devem poder avaliar facilmente o espaço certo para eles no momento. Vamos considerar a área da cozinha da WeWork como um exemplo de espaço de muita vitalidade. Mal entras, sentes o cheiro a café acabado de fazer, ouves música a tocar nas colunas e sentes a energia das outras pessoas no espaço. Estes elementos atraem as pessoas e fazem com que sintam vontade de servir uma chávena de café e de conversar com os colegas. No outro extremo do espetro de vitalidade, o escritório na nossa sede da WeWork em Nova Iorque é silencioso a partir do momento em que entras, proporcionando espaço mental suficiente para te concentrares no teu próximo conjunto de demonstração ou projeto de design. Desta forma, diferentes elementos ambientais fornecem sugestões exclusivas e atuam como uma sobreposição no design físico, partilhando inerentemente como utilizar cada espaço de maneira diferente.

  3. Reforço comportamental. Com um design TBA ideal e sugestões sensoriais, o espaço em si funciona melhor quando as pessoas estão cientes das suas expetativas: estar tranquilo no escritório, utilizar cabines telefónicas para fazer chamadas, trazer objetos pessoais para permitir que outras pessoas utilizem um espaço e sentirem-se incentivados pelas suas equipas e líderes de pessoas a utilizar o espaço como este se adequa a eles e ao trabalho em questão. Nenhuma quantidade de café gratuito incentivará uma equipa a ter uma reunião na cozinha se os seus líderes lhes fizerem uma careta por estarem longe das suas secretárias. 

  4. Aprendizagem iterativa. Os funcionários têm o poder de  adotar um novo estilo de trabalho, como o TBA, quando os líderes da empresa adotarem totalmente a mudança de mentalidade, combinada com o design, comportamentos e programação de um ambiente de trabalho em constante evolução. Quando os líderes se comprometem a  criar um ciclo de feedback através de dados qualitativos e quantitativos e a implementar essas informações para melhorar o espaço de trabalho, estão a ajudar a garantir que o seu espaço TBA seja um sucesso.

A origem do trabalho baseado em atividades 

Embora o TBA seja um ajuste natural à nossa cultura a pedido, o conceito não é exatamente novo. Tudo começou oficialmente com Robert Luchetti, um arquiteto americano que, em 1983, havia inventado a ideia de criar "configurações de atividade” para uma variedade de tarefas do escritório, como escrever ou dirigir reuniões. Embora o TBA não tenha chegado a arrancar na América nessa altura, países como a Austrália, Dinamarca, Holanda e Suécia adotaram-no prontamente.

O termo "trabalho baseado em atividades" foi criado em The Art of Working pelo consultor holandês Erik Veldhoen (Veldhoen + Co ), que também escreveu, The Demise of the Office. Nos anos 90, a Veldhoen + Co. firmou parceria com a Interpolis, uma das maiores companhias de seguros da Holanda, para implementar o trabalho baseado em atividades nos seus escritórios. Depois de compreender a verdadeira flexibilidade e liberdade que isso proporcionava aos seus funcionários, a Interpolis adotou-o na totalidade: livraram-se de secretárias fixas e incentivaram os gestores a dar aos funcionários total autonomia para escolher quando e onde trabalhavam e por quanto tempo.

A natureza flexível do novo espaço de trabalho da Interpolis impregnou-se na cultura da empresa. Os funcionários não precisavam de picar o ponto à entrada e à saída ou sentirem-se pressionados para se sentar ou ficar num lugar o dia inteiro. Lema da empresa: "Desde que o trabalho seja feito." 

“Os estilos de gestão mais eficazes de hoje são construídos com base na confiança e autonomia e não com base no comando e no controlo. O espaço físico pode assim reforçar ou contradizer estes esforços“, afirma a minha colega Claire Rowell, líder sénior de pesquisa aplicada e de SO cultural na WeWork. "Por exemplo, se os teus funcionários se sentirem pressionados para se sentar ou ficar num local o dia todo, todos os dias, podem começar a perguntar-se:"Será que a minha entidade patronal me valoriza com base no meu desempenho ou na minha presença no escritório?" 

Esta maneira de trabalhar é muito diferente da de um local de trabalho tradicional. "Tradicional" pode significar abundância de cubículos para alguns; para outros, pode significar secretárias em espaços amplos—mas, em qualquer caso, significa "inflexibilidade". "A disposição do escritório tradicional deixou de fazer sentido", diz Rowell. “Os funcionários desempenham melhor as suas funções quando as empresas os capacitam para trabalhar quando, onde e como desejam.”

É por isso que 45% dos executivos do setor imobiliário antecipam a migração para um espaço de trabalho baseado em atividades a pensar na eficácia dos funcionários e flexibilidade do design futuro, de acordo com o CBRE Americas Occupier Survey 2018 .

Passar do tradicional para o TBA exige uma mudança de mentalidade

O TBA desafia os líderes das empresas a perguntar: "O que as pessoas, independentemente de seu cargo e experiência, precisam?" Por isso, precisam de confiar e de capacitar os seus funcionários a utilizarem os espaços que acharem adequados, pelo tempo que precisarem. Para chegar a esse ponto, muitas empresas precisam de fazer uma mudança cultural.

“O maior obstáculo que temos é fazer com as pessoas se livrem da mentalidade da cultura de trabalho tradicional que já vivenciaram no passado”, afirma Luigi Sciabarrasi, vice-presidente sénior e líder global de serviços imobiliários na AECOM, uma empresa multinacional que concebe, cria, financia e opera ativos de infraestrutura para governos, empresas e organizações. 

A integração de todos num novo estilo de trabalho ou qualquer ambiente de trabalho flexível exige uma combinação de educação, investimento em TI e contribuição dos funcionários. A AECOM utiliza inquéritos pré-projeto para saber como o é que os funcionários trabalham e que ferramentas necessitam e não têm para ouvir e melhorar continuamente as suas ofertas.

O poder de mudar a mentalidade e o design espacial em conjunto

Com o TBA, mudar de mentalidade é parte crucial da mudança. Como tal, a responsabilidade pela adaptação a um ambiente de trabalho em mudança foi atribuída principalmente às pessoas dentro do próprio espaço. No entanto, é importante referir que o sucesso no local de trabalho do futuro depende de um equilíbrio de pessoas e espaço que se adapta e evolui em conjunto. Em vez de ver o espaço como estático ou imutável, a oportunidade reside em vê-lo como flexível, ágil e adaptável.

Esta mentalidade também caminha na mesma direção do futuro do setor imobiliário. “Por quê fazer um contrato de arrendamento tradicional de 15 anos quando o número de funcionários raramente é planeado para mais de três anos?”, pergunta John Lewis, líder de consultoria imobiliária global da WeWork. “Ao adotar a agilidade, a WeWork está a revolucionar o modelo tradicional. Estamos a olhar para o setor imobiliário como um ativo líquido, e não estático.”

No passado, com opções imobiliárias mais tradicionais, a ênfase estava frequentemente no frontend do design, construção e logística de um novo espaço de trabalho. Assim que uma empresa assina efetivamente a linha tracejada e se muda, quaisquer alterações (seja o prazo do arrendamento ou o design do próprio espaço) não são fáceis de implementar num modelo mais tradicional. Ironicamente, só era possível compreender como o design e a funcionalidade do próprio espaço estava a afetar os funcionários depois de estarem totalmente instalados. Com um modelo tradicional, poderá demorar mais de 10, até mesmo 20 anos, para que as alterações de design possam ser totalmente aprovadas sem prejudicar os negócios, como de costume.

A capacidade de adotar e impulsionar totalmente a mudança, tanto a nível de design da experiência como imobiliário, permite reestruturar fundamentalmente o modo como as empresas abordam os seus locais de trabalho. Por outras palavras, estamos a aproximarmos cada vez mais de um local de trabalho mais humano para os funcionários, ao mesmo tempo que melhoramos os resultados da empresa. Todos ficam a ganhar.

O futuro do trabalho é flexível e centrado nas pessoas

Aplicado corretamente, o TBA oferece aos funcionários e empregadores uma maneira de melhorar a eficiência e a produtividade no local de trabalho e mostrar o quão flexível e adaptável pode ser. O talento está a tornar-se mais global e móvel do que nunca e é importante que o local de trabalho se adapte e cresça com a tendência.

O TBA é uma excelente oportunidade para as nossas equipas da WeWork. Permite-nos combinar os poderes de espaço, design e pesquisa para continuar a avançar para descobrir verdades mais profundas sobre o que é essencial para as pessoas nos locais de trabalho em todo o mundo. Estamos a assumir agora a nossa responsabilidade de melhorar o trabalho para todos.

Corinne Murray é especialista na mudança e no trabalho baseado em atividades na WeWork, onde desenvolve e testa novos conceitos que desbloqueiam o maior potencial e a melhor experiência para os seus colegas e clientes. Com formação em filosofia religiosa, Corinne está comprometida em compreender e facilitar a evolução da relação entre espaço, design, pessoas e cultura. Antes da WeWork, Corinne ajudou a defender pessoas e sistemas para a Gensler, American Express e CBRE.

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