A verdadeira ciência por trás dos escritórios inovadores

Por: Michael Hershfield, Diretor, Segmento de médias empresas, WeWork

Área de reunião da WeWork

O design de interiores tende a ter um efeito sobre a forma como as pessoas se comportam. Um espaço de trabalho inovador e cuidadosamente concebido pode aumentar o envolvimento dos funcionários, a produtividade e o desempenho geral da empresa.

Criar e construir um espaço pode ser dispendioso e moroso; atribuir esses recursos pode significar desviá-los de outras necessidades empresariais essenciais. Por outro lado, ignorar o design completamente pode resultar em condições de trabalhos precárias, fraco envolvimento e desempenho por parte do funcionário e impacto negativo nos resultados da sua empresa.

Assim sendo, qual é o movimento de liderança mais inteligente? Porque, no final de contas, a inovação não é sorte, é ciência. E a ciência implica investigação, regras e perceções que é possível alavancar para obter uma vantagem comercial de forma tangível.

Vamos recuar para entender como a ciência impulsionou o movimento de inovação no espaço de trabalho e como podes adotar uma mentalidade voltada para as pessoas em primeiro lugar para criar um ambiente que inspire os funcionários a fazerem o seu melhor trabalho.

Reflexão sobre a ciência do design

Área comum da WeWork

Então, de que forma a ciência influencia a inovação no espaço de trabalho? Tudo começa com o estudo do cérebro humano.

Na verdade, existem três redes neurais que comandam a forma como pensamos: a rede de controlo executivo (dedicada à tomada de decisões), a rede de relevância (que verifica a forma como as decisões são tomadas) e a rede de modo predefinido (que gera ideias). Esse processo permanece ativo durante todo o dia, começando pela recolha de informações (preparação), incubação (cruzamento do que já se sabe com o que não se sabe), perceção (o momento "ah-ha!") e a verificação das informações de que dispomos.

A Universidade de Oxford estudou recentemente o processo de tomada de decisão no cérebro e constatou que a capacidade de desacelerar respostas permite que as pessoas evitem escolhas subótimas.

Esse aspeto de "desaceleração" é importante para o design do espaço de trabalho. Essencialmente, é alcançada ao fornecer uma variedade de espaços que promove distrações relaxantes a partir da alta concentração no trabalho, permitindo que os funcionários imaginem e descubram novas ideias. Estas distrações variam entre uma micropausa (apreciar a vista de uma janela do escritório) e uma macropausa (procurar um novo espaço para falar diretamente com um colega, tomar café ou mudar apenas de cenário depois de uma reunião analítica de manhã).

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Haverá melhor forma de incentivar essas pausas essenciais do que através de um espaço de trabalho flexível, e quantas mais opções, melhor: espaços sossegados para concentração, espaços dinâmicos para colaboração, ou ainda espaços de aprendizagem, de jogos, de diversão e para renovação da mente.

As empresas inovadoras, como a Pinterest e o Facebook, apostam na diversidade, adicionando funcionalidades mais extravagantes nos seus escritórios. A teoria é que a criatividade é impulsionada ao incluir espaços dedicados a atividades no período de pausa. Por exemplo, "os inventores do grafeno [um material de 1 mm de espessura descoberto no Reino Unido que pode transformar os setores da eletrónica, da energia, da saúde e da construção] tiveram essa ideia na sua hora de lazer", afirmou o Professor Stephen Heppell, especialista em trabalho flexível e espaço de aprendizagem, no World Economic Forum no ano passado.

Agora que compreendes a forma como a ciência permite determinar como as pessoas pensam, vamos descobrir o outro fator que influencia o design do local de trabalho: a forma como nos sentimos.

O efeito do ambiente que nos rodeia na forma como nos sentimos

Um estudo recente do American Journal of Health Promotion concluiu que a tarefa de tornar os americanos mais saudáveis depende da criação de ambientes mais saudáveis e não apenas dos sistemas de cuidados de saúde.

Esta tendência também ajuda as empresas, afirma o National Institute for Occupational Health and Safety: a eliminação de perigos e riscos profissionais aquando do design do escritório é a forma mais eficaz de proteger os trabalhadores. Uma vez que só o stress no local de trabalho custa anualmente às empresas americanas até 190 mil milhões de dólares em despesas de cuidados de saúde, é sempre do melhor interesse da empresa preservar a saúde dos seus colaboradores.

É muita pressão. Mas, no contexto do seu espaço de trabalho físico, tem realmente o poder de melhorar a saúde dos seus funcionários? A resposta é um estrondoso sim.

Melhor iluminação do escritório para impulsionar a produtividade

A iluminação tem um impacto considerável na forma como os funcionários se sentem, por isso, é importante que os empregadores instalem uma iluminação adequada. Apresentamos algumas formas como as nossas equipas de design na WeWork utilizam a iluminação para otimizar os nossos espaços:

  • Uma iluminação do escritório aconchegante faz com que os funcionários se sintam relaxados e confortáveis. Utilizamos uma iluminação aconchegante nos espaços comuns e áreas de cozinha, onde os membros têm propensão a interagir.

  • A iluminação neutra do escritório é utilizada em ambientes projetados para a colaboração e a produtividade. Colocamos este tipo de iluminação em algumas salas de conferência e em áreas Hot Desk.

  • A iluminação de escritório fria faz, naturalmente, com que as pessoas fiquem mais alerta e enérgicas. Usamos iluminação fria em espaços que se destinam a hiperprodutividade, como escritórios e salas para brainstorming.

Para além disso, a exposição à luz natural é especialmente benéfica para pessoas que trabalham num escritório; a exposição diurna e noturna pode melhorar o humor, a energia, a atenção e a produtividade. Investigadores dos EUA constataram inclusive que 10 % das ausências ao trabalho por parte dos funcionários poderiam ser atribuídas ao design do escritório com insuficiente luminosidade natural.

A luminosidade natural e as mesas de trabalho em pé ajudam a melhorar a qualidade do sono

Enquanto empregador, alguma vez pensou que poderia ajudar os seus funcionários a terem melhores noites de sono, apenas com um design de escritório inovador? É verdade, pode. A iluminação tem muito a ver com a qualidade do sono, que é a forma como as empresas também podem ajudar os seus funcionários (e, consequentemente, o resultado final). A American Academy of Sleep Medicine estudou o efeito da iluminação natural no local de trabalho e concluiu que contribuiu para melhorar o sono dos funcionários. Um estudo recente constatou que duas noites seguidas com seis horas de sono ou menos podem ser associadas a diminuições de desempenho duradouro por um período de seis dias (credo!), então, será certamente do interesse da empresa melhorar os espaços de trabalho.

Para além disso, é sabido, desde há muito tempo, pelos cientistas que a atividade física nos ajuda a dormir com mais qualidade, é, por isso, que as empresas com visão de futuro estão a incorporar mais oportunidades de exercício no escritório.

Os resultados do estudo do bioquímico Jack P. Callaghan, Ph.D., provaram que ficar mais tempo em pé do que sentado é melhor para a saúde do funcionário, por isso, qualquer espaço de trabalho que incorpore movimento (mesas de trabalho em pé, escadas, etc.) pode usufruir desta vantagem positiva.

Plantas de interior purificadoras de ar melhoram a saúde e o bem-estar

Com o design antiquado do espaço de trabalho, não só a luz natural é colocada em segundo plano, como também os elementos naturais, tais como plantas ou a vista para o exterior. Tendo em conta este estudo clássico revolucionário realizado por Roger Ulrich, pioneiro em design: após uma intervenção cirúrgica, os doentes que, nos quartos do hospital, tinham vista para o exterior precisaram de menos doses de medicamentos para as dores (e receberam alta do hospital mais rapidamente) do que os doentes cujos quartos ficavam voltados para uma parede.

Os líderes empresariais constatam que incorporar natureza (adicionar mais flores ou plantas verdes) num espaço interior, não só melhora a saúde e bem-estar, como também aumenta a produtividade em 15 %. Os estudos também sugerem que incluir plantas pode diminuir os níveis de doenças do pessoal diminuindo os níveis de dióxido de carbono.

Para além disso, oferecer acesso a espaços exteriores pode melhorar o pensamento criativo, segundo a CNBC. A Apple é um excelente exemplo de uma empresa que dá prioridade à natureza no espaço de trabalho: o seu mais recente escritório, o Apple Park, tem um pátio verde e cerca de 6000 árvores. Mas, se quiser, também pode obter o mesmo efeito. Se o seu escritório tiver um terraço ou uma varanda, aconselhamos a fazer aí eventos comunitários e a que invista em espaços verdes para o espaço interior na forma de palmeiras, vasos de plantas e outras plantas botânicas. Os seus funcionários e a sua empresa sairão beneficiados.

Melhorar a qualidade do ar interior e a temperatura para impulsionar o desempenho dos funcionários

Os estudos demonstraram que a temperatura é fundamental para a produtividade e que temperaturas subótimas podem fazer com que os funcionários cometam erros com mais frequência. Um estudo da Universidade de Cornell constatou que os empregadores poderiam estar a pagar mais 10 % em despesas com mão de obra quando as temperaturas estão definidas como muito altas ou muito baixas. Os estudos mostram que os mais elevados níveis de produtividade são alcançados com temperaturas de 71,6 graus Fahrenheit (22 ºC). Para além disso, o National Center for Biotechnology Information determinou que a qualidade do ar interior pode conduzir a ganhos entre 6 e 9 % na produtividade e no desempenho no trabalho.

A humidade tem igualmente um grande impacto na perceção da temperatura do escritório por parte dos funcionários. Por exemplo, se o ar for demasiado húmido, pode influenciar a capacidade de sudação das pessoas, o que pode conduzir à exaustão pelo calor e, quando a humidade é demasiado reduzida, as pessoas podem sentir-se mais frias ou fazer com que a pele, a garganta e as vias respiratórias ressequem. A humidade também pode ser controlada com plantas, o que demonstra como cada um desses elementos está relacionado com um espaço de trabalho equilibrado. (Veja como os escritórios inovadores garantem um controlo de temperatura ótimo.)

Ciência e inovação no trabalho

É verdade que o design de interiores tem um efeito profundo na forma como as pessoas se comportam e, através dos estudos científicos, permitiram determinar a forma como as empresas o podem aproveitar. Ao proporcionar um espaço de trabalho inovador e cuidado, podemos beneficiar do respetivo impacto positivo nos resultados da empresa.

A WeWork está aqui para ajudar em todos os aspetos do processo, para que se concentre nos resultados da empresa que considera mais importantes. Contacte a nossa equipa hoje mesmo para saber mais.