Sete estratégias para priorizar tarefas no trabalho   <\/strong><\/h2>\n\n\n\nA priorização cuidadosa geralmente envolve<\/a> a criação de uma agenda, a avaliação de tarefas e a alocação de tempo e trabalho para agregar mais valor em um curto período de tempo. A priorização deve ser flexível, pois talvez você precise interromper tarefas de baixa prioridade para cuidar de tarefas urgentes. <\/p>\n\n\n\n
1. Tenha uma lista que contenha todas as tarefas <\/h2>\n\n\n\n
A priorização eficaz tem como base a compreensão do escopo completo do que você precisa fazer, mesmo as tarefas mais comuns devem ser anotadas e consideradas. Para ter uma visão completa, é uma boa ideia incluir as tarefas pessoais e de trabalho ( English )<\/a> em uma única lista de tarefas. <\/p>\n\n\n\n
Tudo, desde buscar sua roupa na lavanderia até agendar uma reunião individual ( English )<\/a> com seu chefe deve ser feito no mesmo local. Depois de tudo ser anotado, a priorização geralmente acontece de acordo com a importância, urgência, duração e recompensa de cada tarefa.<\/p>\n\n\n\n
2. Identifique o que é importante: compreender suas verdadeiras metas <\/h2>\n\n\n\n
Embora possa parecer uma estratégia de gerenciamento imediato ( English )<\/a>, a priorização é fundamental para atingir metas de longo prazo. Entender com o você realmente<\/em> está trabalhando, como uma promoção, um projeto finalizado ou uma mudança de carreira, o ajuda a identificar as tarefas mais pertinentes para esses resultados futuros. Talvez seja uma boa ideia dividir essas metas maiores em metas menores e temporais. Por exemplo, uma meta anual pode ser desconstruída em listas de tarefas mensais, que levam a tarefas semanais, prioridades diárias, etc. <\/p>\n\n\n\n
Para Alejandro Cerecedo, executivo sênior da conta de moda na empresa de relações públicas Another Company<\/a> e membro da WeWork Reforma 26<\/a> na Cidade do México, estabelecer metas de longo prazo é o que alinha e motiva sua equipe ( English )<\/a> no início de cada ano. “Falamos sobre suas metas pessoais e profissionais e definimos um cronograma para como atingi-las”, conta Cerecedo. <\/p>\n\n\n\n
Esse pensamento geral é vital para priorizar com eficácia: é um equívoco comum que estar ocupado resulta em progresso. No entanto, ocupar seu dia com tarefas que não têm impacto em uma meta final é tempo desperdiçado ( English )<\/a>. Seja honesto consigo mesmo sobre o valor duradouro de cada tarefa e tenha sempre em mente a meta final.  <\/p>\n\n\n\n
3. Destaque o que é urgente<\/h2>\n\n\n\n
Sua lista de tarefas deve fornecer visibilidade total dos prazos, ajudando a identificar quais tarefas devem ser concluídas rapidamente e a planejar com antecedência de acordo com os prazos futuros. <\/p>\n\n\n\n
Estipular prazos mesmo quando não são formalmente exigidos também é importante; caso contrário, você continuará adiando tarefas importantes simplesmente porque elas não são urgentes. (Essa estratégia também pode ser útil para aumentar a produtividade ( English )<\/a>e reduzir a procrastinação.)<\/p>\n\n\n\n
4. Priorize com base na importância e na urgência <\/h2>\n\n\n\n
Em seu livro<\/a> lançado em 1989, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes<\/em>, o empresário e palestrante Stephen Covey sugere que as tarefas devem ser categorizadas (e depois priorizadas) de acordo com a importância e a urgência.   <\/p>\n\n\n\n
Urgente e importante: estas tarefas devem ser realizadas primeiro<\/li>
Importante, mas não urgente: reserve tempo no seu calendário para concluir essa tarefa, sem interrupção<\/li>
Urgente, mas não importante: delegue. Delegue. Delegue. <\/li>
Não é urgente nem importante: remova da sua lista de tarefas<\/li><\/ul>\n\n\n\nOutra estratégia para garantir que tarefas importantes sejam priorizadas, mesmo mais que as solicitações dos interessados insistentes ou solicitações ad-hoc \"urgentes\", é a metodologia das tarefas mais importantes (MIT, Most Important Tasks) ( English )<\/a>. Essa estratégia envolve a criação de uma lista separada de apenas três tarefas que devem<\/em> ser concluídas naquele dia. Essas tarefas devem ser escolhidas mais por sua importância do que por sua urgência. Para decidir, faça a si mesmo perguntas baseadas em metas: quais tarefas terão o maior impacto no resultado final? O que posso fazer hoje ( English )<\/a> para promover meu progresso em direção a essa meta? <\/p>\n\n\n\n
5. Evite prioridades conflitantes <\/h2>\n\n\n\n
Quando as tarefas em que você está trabalhando não são particularmente difíceis, é relativamente fácil gerenciá-las paralelamente. No entanto, à medida que a dificuldade aumenta, uma pesquisa mostra<\/a> que as pessoas que estão em posições de poder são mais propensas a priorizar uma única meta, enquanto as pessoas em posições de menor poder continuarão a tentar gerenciar várias prioridades. Essa estratégia de tarefa dupla foi associada<\/a> a um declínio no desempenho, o que significa que as tarefas mais importantes não são cumpridas com o mais alto padrão. <\/p>\n\n\n\n
Uma tática para manter o foco em uma tarefa importante de cada vez é identificar possíveis distrações, tarefas simultâneas ou solicitações ad-hoc, e evitá-las ativamente ao longo do dia. Isso significa que, se você tiver a tarefa de extrair dados de um projeto ao mesmo tempo que está criando slides para uma apresentação, deverá priorizar uma tarefa e evitar qualquer trabalho, e-mail, mensagem ou preparação relacionado com a outra. <\/p>\n\n\n\n
6. Considere o esforço<\/h2>\n\n\n\n
Quando você olha para uma longa lista de tarefas, é fácil tornar-se sobrecarregado com o trabalho que precisa ser feito, uma sensação que reduz a produtividade e leva à procrastinação. Uma estratégia para superar isso envolve avaliar as tarefas de acordo com o esforço necessário para concluí-las. <\/p>\n\n\n\n
Se sua lista de tarefas estiver se tornando muito penosa, priorize as tarefas que exigem mínimo tempo e esforço e conclua-as rapidamente. Essa limpeza de tarefas oferecerá algum espaço aberto e gerará uma sensação de realização para motivá-lo ao longo do dia. <\/p>\n\n\n\n
7. Revise a lista constantemente e seja realista<\/h2>\n\n\n\n
Uma das etapas da metodologia de cinco etapas de \"Get Things Done\" (GTD) do consultor de produtividade, David Allen, envolve reflexão crítica. Analisar frequentemente sua lista de tarefas e prioridades é fundamental para “recuperar o controle e o foco”, argumenta Allen<\/a>.<\/p>\n\n\n\n
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WeWork Coda<\/a> em Atlanta.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Dicas rápidas para uma priorização eficaz<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
À medida que você percebe a necessidade da priorização adequada, poderá ter uma sensação repentina de que isso é mais complicado e mais estressante do que criar uma lista de tarefas simples. As principais estratégias mencionadas acima estão resumidas abaixo para ajudá-lo a definir suas prioridades com intenção. <\/p>\n\n\n\n
Anote tudo:<\/strong> as tarefas pessoais e de trabalho devem ser registradas em um só lugar.<\/li>
Avalie as metas de longo prazo: <\/strong>considere suas metas de longo prazo e o trabalho que precisa fazer para atingi-las. <\/li>
Divida as metas maiores: <\/strong>para entender como atingir suas metas de longo prazo, divida-as em realizações anuais, mensais e semanais. <\/li>
Crie prazos claros: <\/strong>dê a si mesmo visibilidade total dos prazos e crie seus próprios prazos quando nenhum for formalmente exigido. <\/li>
Empregue o método urgente versus importante: <\/strong>priorize tarefas urgentes e importantes; defina um horário específico para trabalhar com tarefas importantes não urgentes; e delegue ou remova todas as outras tarefas. <\/li>
Crie uma lista diária de MIT: <\/strong>anote três tarefas importantes <\/em>que devem ser concluídas no dia. Essas tarefas devem sempre estar relacionadas as suas metas maiores e futuras. <\/li>
Evite distrações: <\/strong>evite intencionalmente programar tarefas conflitantes, especialmente quando a dificuldade da tarefa aumenta. <\/li>
Considere o esforço: <\/strong>quando sua lista de tarefas estiver se tornando excessiva, priorize de acordo com o esforço e conclua as tarefas mais fáceis com mais rapidez. <\/li><\/ul>\n\n\n\n
Priorize seu tempo e seja realista <\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Independentemente de você prioriza de uma boa maneira ou não, há um limite do que você pode realizar em um dia, e certas distrações são impossíveis de evitar. É importante ser realista na definição de metas e na priorização de tarefas. Caso contrário, você criará falsas expectativas das pessoas ao seu redor, e sentirá constantemente como se estivesse ficando para trás.<\/p>\n\n\n\n
Lembre-se de que o objetivo da priorização é usar o tempo trabalhando nas tarefas importantes, que farão a diferença de longo prazo e o moverão na direção certa. Quando a priorização for bem realizada, você se sentirá menos reativo e mais focado e intencional. O objetivo é concluir o trabalho que resulte em progresso verdadeiro, e deixar todo o resto, todo esse \"estado de estar ocupado\", de lado. <\/p>\n\n\n