{"id":431,"date":"2020-04-06T11:07:55","date_gmt":"2020-04-06T15:07:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.wework.com\/pl-PL\/ideas\/?p=431&preview=true&preview_id=431"},"modified":"2020-09-03T11:56:37","modified_gmt":"2020-09-03T09:56:37","slug":"how-to-host-a-virtual-conference","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.wework.com\/pl-PL\/ideas\/professional-development\/business-solutions\/how-to-host-a-virtual-conference","title":{"rendered":"Jak zorganizowa\u0107 wirtualn\u0105 konferencj\u0119 podczas nakazu zachowania dystansu spo\u0142ecznego"},"content":{"rendered":"\n

Konieczno\u015b\u0107 zachowania dystansu spo\u0142ecznego podczas epidemii koronawirusa po\u0142o\u017cy\u0142a kres du\u017cym zgromadzeniom \u2014 oznacza to nie tylko zak\u0142\u00f3cenie rytmu \u017cycia spo\u0142ecznego, ale r\u00f3wnie\u017c odwo\u0142anie najwi\u0119kszych na \u015bwiecie konferencji. Przyk\u0142adem mo\u017ce by\u0107 festiwal technologiczno-muzyczny SXSW<\/a>, kt\u00f3ry pierwszy raz w swojej 33-letniej historii musia\u0142 zosta\u0107 odwo\u0142any, podobnie jak doroczne konferencje programist\u00f3w Google i Facebooka. <\/p>\n\n\n\n

Wiele firm decyduje si\u0119 na prowadzenie wirtualnych konferencji, aby zjednoczy\u0107 swoj\u0105 spo\u0142eczno\u015b\u0107 mimo trwaj\u0105cego kryzysu. Na przyk\u0142ad konferencja Build<\/a>, organizowana przez firm\u0119 Microsoft, odb\u0119dzie si\u0119 w maju w formie serii wirtualnych spotka\u0144. Game Developers Conference (GDC)<\/a>, jedna z pierwszych odwo\u0142anych konferencji w lutym, z powodzeniem transmitowa\u0142a na \u017cywo wyst\u0105pienia zaplanowane w tygodniowym harmonogramie za pomoc\u0105 platformy streamingowej Twitch.<\/p>\n\n\n\n

Chocia\u017c organizacja wirtualnej konferencji w dobie dystansu spo\u0142ecznego stanowi niema\u0142e wyzwanie logistyczne, jest ono mo\u017cliwe do zrealizowania. W przypadku niekt\u00f3rych firm organizacja wirtualnej konferencji w tym czasie mo\u017ce by\u0107 wyj\u0105tkow\u0105 szans\u0105. Bran\u017ce szukaj\u0105 wsparcia i kontaktu, a zapewnienie innym miejsca na dyskusj\u0119 i rozw\u00f3j mo\u017ce pom\u00f3c w budowaniu relacji, kt\u00f3re przetrwaj\u0105 znacznie d\u0142u\u017cej ni\u017c czas kryzysu.<\/p>\n\n\n\n

Je\u015bli Twoja firma rozwa\u017ca organizacj\u0119 wirtualnej konferencji, oto osiem rzeczy, kt\u00f3re musicie wiedzie\u0107, by wszystko zadzia\u0142a\u0142o, jak nale\u017cy. <\/p>\n\n\n\n

Osiem strategii organizacji wirtualnej konferencji   <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Typ bran\u017cy i format wydarzenia w naturalny spos\u00f3b dyktuj\u0105 dobre praktyki w zakresie prowadzenia wirtualnej konferencji. Jednak warto r\u00f3wnie\u017c wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 kilka innych og\u00f3lnych kwestii i strategii.<\/p>\n\n\n\n

1. Wybierz motyw, kt\u00f3ry ma sens<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Bez punktu zaczepienia w postaci fizycznej lokalizacji umiejscowienie wirtualnej konferencji w istotnym kontek\u015bcie mo\u017ce by\u0107 szczeg\u00f3lnie k\u0142opotliwe. Harmonogram lu\u017ano powi\u0105zanych sesji wywo\u0142a m\u0119tlik w g\u0142owie i sprawi, \u017ce uczestnicy poczuj\u0105 si\u0119 przyt\u0142oczeni. Aby wirtualna konferencja rzeczywi\u015bcie mia\u0142a si\u0142\u0119 oddzia\u0142ywania, wszystkie sesje, kursy i warsztaty powinien \u0142\u0105czy\u0107 przejrzysty i z g\u00f3ry narzucony motyw. Wyznacz kierunek za pomoc\u0105 mocnego has\u0142a przewodniego \u2014 nawet je\u015bli b\u0119dzie to tylko jedno s\u0142owo. Ten temat stanie si\u0119 swoistym przewodnikiem po programie konferencji.<\/p>\n\n\n\n

2. Zadbaj o transmisj\u0119 wideo na \u017cywo<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Jednym z n>wideo na \u017cywo<\/a>. Zach\u0119caj prelegent\u00f3w i wystawc\u00f3w do pokazania si\u0119 przed nagraniem z prezentacj\u0105 lub tu\u017c po nim, je\u015bli tylko jest to mo\u017cliwe. Streaming na \u017cywo nadaje sesjom osobisty charakter i przypomina uczestnikom, \u017ce cho\u0107 konferencja odbywa si\u0119 w wirtualnej przestrzeni, to jednak za jej kulisami pracuj\u0105 prawdziwi ludzie.<\/p>\n\n\n\n

3. Wprowad\u017a elementy interakcji<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Zapewnij uczestnikom mo\u017cliwo\u015b\u0107 interakcji w ramach sesji pyta\u0144 i odpowiedzi dzi\u0119ki takim narz\u0119dziom jak ankiety, \u0107wiczenia czy quizy. Pami\u0119taj, \u017ce stale walczysz o uwag\u0119. Zach\u0119cenie odbiorc\u00f3w do aktywnego uczestnictwa zamiast bierno\u015bci zwi\u0119kszy poziom zaanga\u017cowania, a przy okazji zaowocuje utworzeniem dodatkowych tre\u015bci. <\/p>\n\n\n\n

Spr\u00f3buj zach\u0119ci\u0107 uczestnik\u00f3w do przes\u0142ania sugestii lub pyta\u0144 jeszcze przed sesj\u0105, a nast\u0119pnie odnie\u015b si\u0119 do nich pod koniec sesji. Osoby, kt\u00f3re us\u0142ysz\u0105 odpowied\u017a na swoje pytanie, b\u0119d\u0105 bardziej zainteresowane p\u00f3\u017aniejszymi wydarzeniami.<\/p>\n\n\n\n

4. Przeprowadzaj pr\u00f3by<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Ryzyko wyst\u0105pienia problem\u00f3w jest wysokie \u2014 to niemal pewnie, \u017ce podczas organizowania wirtualnej konferencji napotkasz problemy techniczne. Je\u015bli to mo\u017cliwe, popro\u015b prelegent\u00f3w o wcze\u015bniejsze przedstawienie prezentacji. Nie zak\u0142adaj, \u017ce Twoi go\u015bcie dobrze sobie radz\u0105 z technologi\u0105. Przetestuj sprz\u0119t i pr\u0119dko\u015b\u0107 po\u0142\u0105cze\u0144. Przygotuj rozwi\u0105zania i plan awaryjny na wypadek, gdyby co\u015b posz\u0142o nie tak.<\/p>\n\n\n\n

5. Pami\u0119taj, \u017ce im pro\u015bciej, tym lepiej<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Brak mo\u017cliwo\u015bci zorganizowania konferencji z udzia\u0142em osobistym nie oznacza, \u017ce musisz wiernie odwzorowa\u0107 ca\u0142e wydarzenie w przestrzeni wirtualnej. Zastan\u00f3w si\u0119, kt\u00f3re aspekty s\u0105 najwa\u017cniejsze. <\/p>\n\n\n\n

Niekt\u00f3re sesje mog\u0142yby mie\u0107 prosty wygl\u0105d przypominaj\u0105cy transmisje na Facebooku. Czy Twoja prezentacja mog\u0142aby wygl\u0105da\u0107 jak story na Instagramie albo w\u0105tek na Twitterze? Im prostsza forma tre\u015bci, tym wi\u0119ksze prawdopodobie\u0144stwo, \u017ce uda Ci si\u0119 dotrze\u0107 do uczestnik\u00f3w i przyku\u0107 ich uwag\u0119.<\/p>\n\n\n\n

6. Zach\u0119caj do nawi\u0105zywania kontakt\u00f3w<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

C\u00f3\u017c, dystans spo\u0142eczny nie sprzyja interakcjom spo\u0142ecznym<\/em>, jednak nie oznacza to, \u017ce wirtualna konferencja nie mo\u017ce zaoferowa\u0107 takich samych mo\u017cliwo\u015bci networkingowych jak jej tradycyjna forma. Platformy do organizowania spotka\u0144 i webinar\u00f3w, na przyk\u0142ad Zoom, oferuj\u0105 zaawansowane funkcje czatu, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 dyskusje podczas sesji, a tak\u017ce nawi\u0105zywanie prywatnych rozm\u00f3w z innymi uczestnikami po zako\u0144czeniu sesji. Dowiedz si\u0119, jak korzysta\u0107 z tych narz\u0119dzi, a przekonasz si\u0119, \u017ce organizacja wirtualnej konferencji mo\u017ce zbli\u017ca\u0107 do siebie ludzi r\u00f3wnie skutecznie jak wydarzenia z udzia\u0142em osobistym.<\/p>\n\n\n\n\n\n

7. Przekszta\u0142\u0107 media spo\u0142eczno\u015bciowe w wirtualne miejsce spotka\u0144<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Podczas wirtualnej konferencji serwisy spo\u0142eczno\u015bciowe, takie jak Twitter, Facebook i Instagram, stanowi\u0105 najbardziej prawdopodobne miejsce dyskusji mi\u0119dzy uczestnikami. Przejmij stery i stw\u00f3rz atmosfer\u0119 sprzyjaj\u0105c\u0105 wymianie spostrze\u017ce\u0144. Utw\u00f3rz specjalny hashtag. Popro\u015b prelegent\u00f3w oraz wystawc\u00f3w, aby z niego korzystali.<\/p>\n\n\n\n

8. Otoczenie ma znaczenie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Skontaktuj si\u0119 z prelegentami przed wydarzeniem, aby si\u0119 upewni\u0107, \u017ce maj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 przeprowadzenia prezentacji lub nagrania sesji. W razie potrzeby zapewnij im sprz\u0119t do profesjonalnego streamingu, dzi\u0119ki czemu uda si\u0119 zachowa\u0107 sp\u00f3jno\u015b\u0107 z pozosta\u0142ymi sesjami w harmonogramie konferencji.<\/p>\n\n\n\n

Wystawcy najprawdopodobniej nie b\u0119d\u0105 mieli w mieszkaniu profesjonalnego studia nagra\u0144, jednak przyzwoity mikrofon USB, zewn\u0119trzna kamera i proste t\u0142o umo\u017cliwi\u0105 im przeprowadzanie budz\u0105cej zaanga\u017cowanie, ciekawej sesji.<\/p>\n\n\n\n

Platformy do organizacji wirtualnych konferencji <\/strong><\/h2>\n\n\n\n

W zale\u017cno\u015bci od stopnia z\u0142o\u017cono\u015bci i formatu konferencji rynek oferuje liczne narz\u0119dzia do organizacji wirtualnych konferencji, kt\u00f3re umo\u017cliwiaj\u0105 skuteczne zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia. <\/p>\n\n\n\n

W przypadku obszerniejszych program\u00f3w warto rozwa\u017cy\u0107 w pe\u0142ni funkcjonaln\u0105 platform\u0119 do przeprowadzania webinar\u00f3w, na przyk\u0142ad ON24<\/a> lub vConference<\/a> \u2014 oba te rozwi\u0105zania oferuj\u0105 kompleksowy zestaw narz\u0119dzi zaprojektowanych z my\u015bl\u0105 o monitorowaniu zaanga\u017cowania odbiorc\u00f3w. Evia<\/a>, koordynator wydarze\u0144 wirtualnych to doskona\u0142e rozwi\u0105zanie do organizacji konferencji online, kt\u00f3re umo\u017cliwia transmisj\u0119 na \u017cywo, odtwarzanie wideo na \u017c\u0105danie, a tak\u017ce udost\u0119pnienie zasob\u00f3w sesji, na przyk\u0142ad w postaci dodatkowych materia\u0142\u00f3w informacyjnych.<\/p>\n\n\n\n

Platformy wideokonferencyjne, na przyk\u0142ad Zoom<\/a>, sprawdz\u0105 si\u0119 w przypadku mniejszych lub bardziej prywatnych sesji, a bezp\u0142atne rozwi\u0105zania, takie jak YouTube<\/a> czy Facebook Live<\/a>, pozwalaj\u0105 dotrze\u0107 do odbiorc\u00f3w za pomoc\u0105 jednego przycisku.<\/p>\n\n\n\n

Zalety organizacji wirtualnej konferencji podczas obowi\u0105zywania nakazu zachowania dystansu spo\u0142ecznego<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Je\u015bli jeste\u015b organizatorem, perspektywa organizacji wirtualnej konferencji, zw\u0142aszcza w ostatniej chwili, mo\u017ce pocz\u0105tkowo wydawa\u0107 si\u0119 przyt\u0142aczaj\u0105ca. Jednak \u2014 chocia\u017c uczestnicy nie mog\u0105 fizycznie uczestniczy\u0107 w konferencji \u2014 przeniesienie konferencji do \u015bwiata wirtualnego wi\u0105\u017ce si\u0119 ze znacznie wi\u0119kszymi korzy\u015bciami ni\u017c jej odwo\u0142anie.<\/p>\n\n\n\n

Zapocz\u0105tkowanie nowych relacji<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Wirtualna konferencja nie tylko umo\u017cliwi nawi\u0105zanie i zacie\u015bnienie relacji mi\u0119dzy wystawcami, prelegentami i uczestnikami, ale b\u0119dzie te\u017c stanowi\u0107 grunt do nawi\u0105zania silnego partnerstwa mi\u0119dzy Tob\u0105 a innymi osobami zaanga\u017cowanymi w realizacj\u0119 konferencji. Relacje te \u2014 od zespo\u0142u produkcyjnego i zapewniaj\u0105cego wsparcie techniczne po zespo\u0142y ds. marketingu \u2014 b\u0119d\u0105 s\u0142u\u017cy\u0107 Twojej firmie na r\u00f3\u017cne sposoby w p\u00f3\u017aniejszym czasie.<\/p>\n\n\n\n

Spo\u0142eczno\u015b\u0107 skupiona wok\u00f3\u0142 bran\u017cy<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

W przypadku wielu uczestnik\u00f3w, a w szczeg\u00f3lno\u015bci tych, kt\u00f3rzy pracuj\u0105 zdalnie lub s\u0105 freelancerami, konferencja mo\u017ce pe\u0142ni\u0107 rol\u0119 wa\u017cnego wydarzenia zar\u00f3wno spo\u0142ecznego, jak i czysto zawodowego. Wirtualna konferencja nadal mo\u017ce kreowa\u0107 poczucie przynale\u017cno\u015bci do spo\u0142eczno\u015bci zawodowej, zbli\u017caj\u0105c do siebie ludzi w czasach, gdy czuj\u0105 si\u0119 oni odizolowani spo\u0142ecznie, a tak\u017ce odci\u0119ci od swojej bran\u017cy i spragnieni cho\u0107by odrobiny inspiracji. <\/p>\n\n\n\n

Biblioteka online z tre\u015bciami wideo<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Wi\u0119kszo\u015b\u0107 platform do organizowania wirtualnych konferencji umo\u017cliwia udost\u0119pnianie sesji na \u017c\u0105danie r\u00f3wnie\u017c po zako\u0144czeniu konferencji. Dzi\u0119ki temu nie tylko mo\u017cesz utworzy\u0107 poka\u017an\u0105 kolekcj\u0119 tre\u015bci wideo i przes\u0142a\u0107 je wszystkim uczestnikom, kt\u00f3rzy nie mogli \u015bledzi\u0107 transmisji w czasie rzeczywistym, ale te\u017c zyskasz doskona\u0142y zas\u00f3b, kt\u00f3ry mo\u017cesz wykorzysta\u0107 w przysz\u0142ej komunikacji.<\/p>\n\n\n\n

Niezale\u017cnie od tego, czy przenosisz do sieci istniej\u0105c\u0105 konferencj\u0119, czy zaczynasz organizowanie wirtualnego wydarzenia od podstaw, dost\u0119pne narz\u0119dzia pozwol\u0105 Ci zjednoczy\u0107 bran\u017c\u0119 i u\u0142atwi\u0105 sprawn\u0105 organizacj\u0119 wydarzenia z udzia\u0142em uczestnik\u00f3w i wystawc\u00f3w. <\/p>\n\n\n\n

Nakaz zachowania dystansu spo\u0142ecznego zmusi\u0142 nas do zaszycia si\u0119 w domach. Gdy jednak dostosujemy si\u0119 do nowej rzeczywisto\u015bci, uda nam si\u0119 zachowa\u0107 sta\u0142y kontakt i wysok\u0105 wydajno\u015b\u0107 nawet w tym trudnym czasie.<\/p>\n\n\n

\n\n
<\/div>\n\n<\/div>\n<\/div> \n