Jak PayPay przekształcił biuro w centrum współpracy

Japońska firma z branży płatności bezgotówkowych przekształciła biuro w miejsce zaangażowania i pracy zespołowej

Założona w Tokio w czerwcu 2018 roku, PayPay to japońska usługa płatności bezgotówkowych z ponad 36 milionami użytkowników w Japonii. Gdy pandemia COVID-19 uderzyła na początku 2020 r., dla kierownictwa PayPay stało się niezwykle ważne, aby zapewnić bezpieczeństwo i dobrobyt tysiącom pracowników z 35 różnych krajów. 

Kierownictwo firmy ponownie przeanalizowało plany budowy siedziby głównej w WeWork Kamiyacho Trust Tower, a standardowy układ piętra został zmieniony po tym, jak zarząd zdał sobie sprawę, że ich firma musi współistnieć z wirusem, który raczej w najbliższym czasie nie zniknie. Szybka i elastyczna reakcja WeWork na żądanie dostosowania przestrzeni PayPay umożliwiło bardzo sprawną przeprowadzkę do nowego biura.  

Wyzwanie: zmiana podejścia do projektowania biura

Według Masanori Sode, dyrektora finansowego PayPay, nowy sposób pracy był niezbędny do prowadzenia biznesu podczas COVID-19. Firma zebrała pracowników wielu działów, aby utworzyć projekt „Nowy Styl Pracy” – grupę zadaniową, która próbowała odpowiedzieć na pytanie: jaki jest optymalny styl pracy dla PayPay? 

W przypadku pracy hybrydowej kluczowe było uwzględnienie podstawowych koncepcji firmy dotyczących pracy z dowolnego miejsca w dowolnym czasie (WFA) i pracy opartej na aktywnościach (ABW). Ponadto, wraz z przejściem do biura wirtualnego, dużą wagę przyłożono do tego, aby fizyczne biuro było bezpieczne. Według Sode, to biuro o zmniejszonym zagęszczeniu miało być „symbolem zdrowia publicznego”. Zapewnienie tego podczas pandemii COVID-19 oznaczało zastosowanie bardzo rygorystycznych środków dystansowania społecznego , takich jak posiadanie wolnych wspólnych obszarów roboczych z nieprzydzielonymi miejscami, z których można korzystać tylko przy 25% pojemności. 

Biuro PayPay w WeWork Kamiyacho Trust Tower obejmuje strefy wypoczynkowe z rozległymi widokami. Zdjęcie dzięki uprzejmości PayPay.

PayPay chciał również na nowo określić rolę biura w budowaniu więzi między pracownikami i motywowaniu ich do wspólnej, ciężkiej pracy. W związku z tym stworzenie przestrzeni ułatwiającej współpracę stało się sprawą najwyższej wagi. 

Rozwiązanie: odrębne strefy, dostosowane do różnych potrzeb

Rozwiązanie PayPay polegało na zmianie przeznaczenia biura. „Zupełnie odwróciliśmy tradycyjne myślenie – po to, aby przekonfigurować [biuro] na miejsce spotkań z innymi osobami, zwiększając zaangażowanie i współpracę oraz budując lojalność wobec firmy PayPay” – mówi Sode. „Wszystkie inne zadania można było wykonać w domu”. 

PayPay we współpracy z WeWork zdecydował się podzielić biuro na kilka stref. Obszar Aktywnej Współpracy najbardziej ze wszystkich stref odzwierciedla pragnienie PayPay, aby biuro ułatwiało tworzenie więzi między pracownikami. „Dzięki Aktywnej Współpracy opracowaliśmy środowisko, w którym osoby w biurze i osoby pracujące w domu mogą się łatwo połączyć za pomocą wideokonferencji na Zoomie” – mówi Sode. 

W tym celu każdy stół wyposażono w monitory, a krzesła zaaranżowano tak, aby sprzyjały spotkaniom, budowaniu zespołu i innym rodzajom kontaktów „twarzą w twarz” . PayPay dąży do tego, aby ta strefa była jak najbardziej wykorzystywana, o czym świadczy fakt, że zajmuje ona najwięcej powierzchni. 

Bardziej swobodne relacje i wymiana informacji występują w strefie Społeczności, gdzie pracownicy mogą wpaść na kawę lub pogawędkę, gdy potrzebują przerwy. Sode opisuje to jako miejsce, w którym „w zależności od tego, kogo tam spotkasz, mogą narodzić się nowe pomysły i współpraca”. Ten obszar, przypominający duży salon, jest miejscem, w którym mogą odbywać się wszystkie rodzaje komunikacji. Sode przyznaje jednak, że ta strefa nie wykorzystuje jeszcze w pełni swojego potencjału, ponieważ tylko od 5 do 10 procent pracowników przychodzi do biura z powodu ograniczeń nałożonych przez władze Tokio.

Strefa Nauki to ważny obszar, służący intensywniejszej pracy zespołowej i zachęcaniu do zaangażowania. „Strefa Nauki polega w mniejszym stopniu na studiowaniu lub zdobywaniu niezbędnych umiejętności zawodowych; to bardziej miejsce, w którym pracownicy mogą dowiedzieć się o naszej organizacji i zdobyć informacje, które pozwolą im na lepsze dopasowanie się do naszej kultury korporacyjnej i zrozumienie, dlaczego wspaniale się tu pracuje ”- mówi Sode. 

PayPay ma nadzieję, że programy wdrożeniowe dla nowych pracowników i inne inicjatywy oferowane w strefie Nauki umożliwią pracownikom łatwiejsze wykonywanie pracy. 

Cały układ niezbędny, by zapobiegać tworzeniu się jakiegokolwiek tłoku. Technologia oparta o beacony jest wykorzystywana do pomiaru obszarów, w których znajdują się ludzie oraz sposobu, w jaki się przemieszczają. „Jeśli na danym obszarze jest zbyt wiele osób, włącza się ostrzeżenie, że nikt inny nie może już tam wejść” – mówi Sode. „Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewniony zostaje dystans społeczny oraz jesteśmy w stanie gromadzić dane dotyczące zagęszczenia pracowników”.

Rezultat: zwiększona produktywność i usprawnienie działania firmy

Dzięki przeprojektowaniu biura przez PayPay przy wsparciu WeWork, wzrosła produktywność. Sode odwołuje się do danych dotyczących wzrostu gospodarczego, takich jak wzrost liczby użytkowników i duży wzrost w japońskiej branży płatności. 

Niedawna ankieta wśród pracowników dotyczyła produktywności: przytłaczające 90 procent respondentów stwierdziło, że ich produktywność wzrosła lub pozostała taka sama, w porównaniu z okresem sprzed przebudowy biura. Sode chwali te wyniki i przyznaje, że PayPay umiejętnie rozróżnia pracę w domu i w biurze. „Jestem głęboko przekonany, że ta produktywność nie byłaby możliwa bez biura, ani nie moglibyśmy jej osiągnąć, mając do dyspozycji wyłącznie samo biuro”. 

W strefach przeznaczonych do burzy mózgów znajdują się ekrany i tablice do wspólnej pracy w grupie. Zdjęcie dzięki uprzejmości PayPay.

Komunikacja była kolejnym tematem ankiety. Wystąpiły pewne rozbieżności w ocenie skuteczności przez pracownika własnego poziomu komunikacji w porównaniu z oceną jego przełożonego. Te rozbieżności to coś, czym Sode chciałby zająć się w przyszłości. Wyjaśnia: „Gdy wszystko się uspokoi i będzie łatwiej wejść do biura, chcę wykorzystać takie strefy, jak Aktywna Współpraca oraz Nauka, aby skutecznie zniwelować te rozbieżności i uszczęśliwić wszystkich”. 

W międzyczasie Sode usłyszał od pracowników, że próbują odtworzyć środowisko WeWork – zwłaszcza muzykę odtwarzaną w biurze. Tak więc „gdyby istniał sposób na dostęp do tych utworów, mogłoby to usprawnić pracę w domu” – mówi Sode. Być może udostępnienie fragmentu fizycznego biura osobom pracującym w domu to kolejny sposób, w jaki WeWork może przyczynić się do przedefiniowania roli biura w erze COVID-19. 

Najważniejsze informacje

  • Przedefiniowanie biura jako miejsca zwiększania zaangażowania i współpracy wśród pracowników 
  • Zapewnienie bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia pracowników dzięki układowi biura, ułatwiającemu dystans społeczny
  • Śledzenie zagęszczenia ilości pracowników za pomocą technologii opartej o beacony
  • Poprawa produktywności dzięki hybrydowemu modelowi pracy
  • Dalsze innowacje, dzięki którym praca w domu będzie bardziej przypominała tę wykonywaną w biurze

Stacy Smith jest niezależnym tłumaczem języka japońskiego, tłumaczem i redaktorem. Prowadzi bloga związanego z Japonią, a jej prace można znaleźć na stacysmith.webs.com .

Szukasz przestrzeni do pracy? Skontaktuj się z nami.
Czy ten artykuł był przydatny?
thumbs-up thumbs-down