W związku z przyspieszonymi przechodzeniem na modele pracy wirtualnej i hybrydowej wskutek pandemii COVID-19 firmy ze wszystkich regionów oraz branż zastanawiają się nad przyszłością pracy i przestrzeni do pracy. Badają, co się sprawdziło w ciągu ostatnich 18 miesięcy, a co nie, i zastanawiają się, jak opracować strategie pracy hybrydowej, które wytrzymałyby próbę czasu.
Na początku 2021 roku firma Colliers zaczęła przeprowadzać ankietę mającą na celu pogłębienie wiedzy na temat preferencji pracowników i pracodawców dotyczących stylów pracy i ich dopasowania do modeli pracy hybrydowej, aby wyciągnąć ważne wnioski w tym obszarze. Dotąd w badaniu firmy Colliers wzięło udział ponad 9400 liderów i pracowników firm z różnych branż oraz regionów USA.
Poniżej przedstawiono kilka istotnych wyników tego badania oraz wskazówki, jak firmy mogą przejść z jednego rozwiązania dla wszystkich na model hybrydowy odpowiedni do ich szczególnych potrzeb i dla ich pracowników.
Trendy hybrydowe: co pracownicy i menedżerowie sądzą o przyszłości pracy
Na podstawie wyników badań przeprowadzonych przez firmę Colliers wyróżniono trzy kluczowe trendy, które odzwierciedlają zmieniające się postrzeganie pracy wirtualnej i hybrydowej od czasów poprzedzających wybuch pandemii do chwili obecnej.
1. Wzrasta chęć pracowników do pracy wirtualnej.
Według badania odsetek osób deklarujących, że nie chciałyby pracować w domu, zmalał z prawie połowy (47%) przed pandemią do zaledwie 6%.
2. Ponad połowa pracowników i menedżerów twierdzi, że wydajność pracowników wzrosła lub znacznie wzrosła od czasu wprowadzenia pracy wirtualnej.
Z badania firmy Colliers wynika, że większość menedżerów opowiada się za tym, by członkowie ich zespołów mogli często lub przez większość czasu pracować wirtualnie.
3. Wieloma zadaniami służbowymi można równie dobrze się zająć na miejscu w firmie, jak i zdalnie.
Współpraca z innymi osobami z firmy wyróżnia się jako działanie, które zdaniem niemal 40% ankietowanych może przebiegać znacznie lepiej lub nieco lepiej na miejscu w porównaniu z pracą wirtualną.
Który model pracy hybrydowej jest odpowiedni dla Twojej firmy?
Pojęcie „hybrydowy” jest często używane dość ogólnikowo. Tymczasem koncepcja pracy hybrydowej może oznaczać bardzo różne rzeczy w zależności od firmy, a na dodatek to, jak model hybrydowy rozumie pracodawca, może znacznie odbiegać od tego, jak taki model pojmują pracownicy.
Choć nie ma jednego uniwersalnego modelu hybrydowego, wyodrębniono trzy style modeli miejsc pracy hybrydowej, czyli różne rozwiązania, które są obecnie stosowane przez średnie i duże firmy. Oto co trzeba wiedzieć o każdym z nich.
1. Najbardziej elastyczne rozwiązanie: praca przede wszystkim zdalnie, indywidualny wybór
- Pracownicy na bieżąco decydują, gdzie chcą pracować
- Nie ma ustalonego rytmu ani harmonogramu, kiedy i gdzie mają się znajdować
- Każdy sam ustala swój harmonogram i wybiera miejsce pracy
- Bardzo elastyczne rozwiązanie
2. Model dnia głównego: praca przede wszystkim w biurze
- Oczekuje się, że każdy spędzi w biurze jakiś czas i to zespół koordynuje plany spotkań
- Pozostałe dni tygodnia mogą być elastyczne
- Zespół koordynuje harmonogram i miejsce
- Dość elastyczne rozwiązanie
3. Najmniej elastyczna opcja: wymagania odgórne
- Pracownicy muszą być w biurze w wyznaczone dni
- Ta strategia ułatwia zarządzanie wykorzystaniem miejsc w biurze
- Przełożony określa harmonogram i wskazuje miejsce pracy
- Brak elastyczności
Will Burchfield, szef działu doradztwa ds. elastycznych przestrzeni do pracy w firmie Colliers, doradza najemcom we wszystkich aspektach wspomnianych wyżej rozwiązań hybrydowych. Jednym z kluczowych czynników sukcesu jest otwartość na stopniowe doskonalenie i zmiany podejścia, gdy nie uda się osiągnąć pożądanych wyników. Aby którakolwiek strategia hybrydowa była skuteczna, pracownicy i menedżerowie muszą mieć jasność co do oczekiwań wobec siebie nawzajem. Bardzo ważne jest spojrzenie z pewnej perspektywy i zastanowienie się, czego oczekuje się od pracowników i menedżerów, oraz zadbanie, aby nie było rozbieżności między torami myślenia pracowników i menedżerów.
Dziewięć wskazówek, jak opracować udaną strategię pracy hybrydowej
Kiedy firmy zaczynają eksperymentować z nowymi modelami hybrydowymi, kluczem do sukcesu jest działanie w duchu testowania, testowania i jeszcze raz testowania oraz otwartość na zmiany.
Poza tym firmy muszą zwracać uwagę na kluczowe dane, takie jak zmiany poziomu zaangażowaniu pracowników. Ostatecznie samopoczucie pracowników jest jednym z najważniejszych wyznaczników sukcesu.
Ponadto eksperci z firmy Colliers zalecają stosowanie innych metod, dzięki którym przejście na model pracy hybrydowej zakończy się sukcesem:
- Poznaj potrzeby swojej firmy dzięki ankietom oraz grupom fokusowym i wykorzystaj uzyskane informacje w praktyce.
- Przemyśl i przedefiniuj rolę biura oraz zadbaj, aby projekt przestrzeni sprzyjał działaniom o wysokiej wartości, takim jak innowacje i wspólne tworzenie, a jednocześnie pamiętaj o sprawiedliwym traktowaniu osób włączających się w prace zespołu wirtualnie.
- Ustal normy dla zespołu. Przemyśl, które chwile mają znaczenie, ustal, w przypadku których spotkań lub wydarzeń zespół ważne jest to, by zespół spotkał się osobiście, i ustal priorytety, kto, gdzie i kiedy musi się pojawić.
- W sposób przejrzysty określ i poinformuj, czego się oczekuje od zarówno szeregowych pracowników, jak i menedżerów.
- Zaproponuj menedżerom szkolenie z pomagania pracownikom w efektywnym wykonywaniu zadań w środowiskach pracy hybrydowej.
- Zainwestuj w technologie obsługujące różne style komunikacji i opracuj procedury komunikacji, które sprawdzają się w środowisku pracy wirtualnej.
- Określ konkretne cele dotyczące sposobów wykorzystywania przestrzeni, aby można było mierzyć sukcesy.
- Monitoruj zaangażowanie pracowników i inne parametry, takie jak wskaźniki obecności czy wykorzystania przestrzeni (np. godziny spędzone w salach konferencyjnych), aby mierzyć efekty swoich działań i dbać o niwelowanie rozbieżności między tym, czego potrzebują pracownicy zdaniem organizacji a ich faktycznymi zachowaniami i aktywnością.
- Nastaw się na testowanie, wyciąganie wniosków i ewoluowanie, aby stopniowo doskonalić model stosownie do potrzeb.
Wdrożenie skutecznych metod, o których mowa powyżej — w tym częste spotkania z pracownikami, regularne monitorowanie kluczowych wskaźników wydajności, na przykład zaangażowania, oraz jasne informowanie o zmieniających się oczekiwaniach w odpowiednim czasie — będzie jeszcze ważniejsze w obliczu faktu, że warianty koronawirusa i ogniska COVID-19 wciąż rodzą niepewność w środowisku pracy i innych obszarach.
Ryne Raymond jest wiceprezesem firmy Colliers ds. doradztwa w zakresie miejsca pracy. Charlotte Timms jest starszą dyrektor w firmie Colliers. Mary Kearl uzyskała tytuł licencjata dziennikarstwa na Uniwersytecie Nowojorskim oraz tytuł MBA z marketingu w Baruch College Zicklin School of Business. Jest autorką artykułów i specjalistką z zakresu marketingu, która współpracowała z dziesiątkami najbardziej podziwianych marek i magazynów na świecie, w tym Adobe, Pinterest, Zillow, Target, HuffPost, Business Insider i nie tylko.
Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?
