Na początku marca Jacqueline Slatky otrzymała telefon od swojego menedżera z pytaniem, czy mogłaby pomóc w przypadku pojawienia się COVID-19 w nowojorskiej przestrzeni WeWork.
„W tamtym czasie nie wiedziałam, że moje umiejętności zarządzania projektami zostaną wystawione na naprawdę ciężką próbę, gdyż nasza organizacja stała już w obliczu nieprzewidywalnego, globalnego wydarzenia” – powiedziała Slatky.
Trudno było wówczas pojąć skalę tego, co miało nadejść: Światowa Organizacja Zdrowia ogłosiła wybuch pandemii na początku marca, a poszczególne stany w USA dopiero zaczynały ogłaszać stany nadzwyczajne.
Od października 2018 r. Slatky pomagała firmie działać według strategii „work smarter, not harder” jako starszy menedżer ds. doskonalenia operacji w USA i Kanadzie w WeWork – ale to było coś kompletnie innego.
„Nie było precedensu, mówiącego jak radzić sobie z COVID-19. Przeglądanie w nieskończoność Google nie dostarczyłoby nam odpowiedzi, których potrzebowaliśmy ”- powiedziała.
Dziś wiemy już więcej. Członkowie społeczności mogą wejść do dowolnego WeWork na całym świecie, aby znaleźć bezpieczne i produktywne miejsce pracy, wyposażone w stacje dezynfekcyjne, procedury zachowania dystansu społecznego oraz powszechnie dostępne maseczki i rękawiczki. Ta transformacja, która jest nieustannie doskonalona w odpowiedzi na pojawiające się informacje o pandemii, jest w dużej mierze zasługą pionierskich zespołów odpowiedzialnych za utrzymanie i ciągłe funkcjonowanie naszych budynków. Misją zespołu ds. operacji jest doskonalenie działalności operacyjnej, tak aby społeczność i zespoły WeWork mogły zapewnić swoim członkom jak najlepsze doświadczenie z korzystania z naszych usług.
Alecia Craft, dyrektor ds. operacji w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, doprowadziła do powstania planu powrotu do biur. (Craft prowadzi programy w całym regionie, podczas gdy Slatky prowadzi określone projekty w ramach programu). 'To nasza nowa normalność i musieliśmy znaleźć sposób, aby w niej zaistnieć i czuć się bezpiecznie’ – powiedziała Craft, która rozpoczęła pracę w WeWork w lipcu 2019 r.
„Zobowiązujemy się spełniać oczekiwania naszych członków dotyczące zachowania dystansu oraz zdrowia i dobrego samopoczucia, jednocześnie zachowując naszą siłę i więzi wewnątrz społeczności” – mówi.
Początki
Ta przemiana nie nastąpiła z dnia na dzień. W firmie posiadającej ponad 800 lokalizacji na całym świecie, w tym w 40 miastach w samej Ameryce Północnej, zorganizowanie spójnego planu działania było ogromnym przedsięwzięciem – zwłaszcza kiedy weźmie się pod uwagę, że prawie z dnia na dzień duża część tej pracy odbyła się zdalnie.
Przecieranie nowych szlaków oznaczało, że Craft i Slatky musiały zacząć od kilku naprawdę podstawowych pytań: W jaki sposób zgłaszany jest przypadek COVID-19? Kto, kiedy i co dokładnie powinien wiedzieć? Jak dezynfekuje się przestrzenie biurowe? Kto jest odpowiedzialny za podejmowanie tych decyzji?
Realizowano codzienne spotkania z zespołem operacyjnym; uruchomiono wewnętrzny kanał Slack, aby zapewnić aktualizacje w czasie rzeczywistym.
„Był to czas, w którym prawie każdy musiał pracować poza swoim zakresem obowiązków, dla dobra firmy i naszej społeczności” – powiedziała Slatky. „Przed COVID-19 zastanawiałam się, jaki rodzaj substytutów mleka powinniśmy mieć w naszych kuchniach. A teraz jestem na pierwszej linii frontu, upewniając się, że nasze przestrzenie są bezpieczne dla członków społeczności .
To odpowiedzialność, którą Craft i Slatky traktują bardzo poważnie. Po udzieleniu odpowiedzi na podstawowe pytania, przestrzenie do pracy musiały zostać wyposażone w odpowiednie narzędzia. Craft pomogła w zorganizowaniu największej wysyłki produktów, jaka kiedykolwiek została dostarczona do budynków WeWork: 19000 dozowników środków dezynfekujących do rąk, 13000 dozowników do chusteczek, oznakowanie wyjaśniające nowe systemy i procedury, poduszki ozdobione przypominajkami o konieczności zachowania dystansu, 5000 pudełek rękawiczek i setki tysięcy maseczek.
Craft utworzyła tablicę w serwisie zarządzania projektami Monday.com, aby śledzić całość prac. Zespół musiał skrupulatnie zliczać liczbę zamówień w każdym budynku, terminy dostaw, numery śledzenia przesyłek, certyfikaty ubezpieczeń, aby dostawcy usług logistycznych mogli szybko zrzucić palety na rampach załadunkowych, wszelkie problemy w dostawach i wszystko inne, co wymagało udokumentowania i usprawnienia.
„To jest właśnie to, czym się pasjonuję: możliwość zapewniania przemyślanego przywództwa i wskazania kierunku działania, gdy organizacje najbardziej tego potrzebują; możliwość ustalania priorytetów, tworzenia struktur i procesów w przypadku wystąpienia dezorganizacji ” – powiedziała Slatky.
Podczas gdy to wszystko się działo, Craft i Slatky kierowały również wysiłkami całej firmy w celu opracowania procedur dla pracy w "nowej normalności". Procedury te – które są obecnie stosowane we wszystkich lokalizacjach WeWork – obejmują redukcję zagęszczenia przestrzeni (takie sprawy, jak rozstawianie mebli i zmniejszanie ich ilości w częściach wspólnych), zapewnienie obecności środków do dezynfekcji rąk i chusteczek oraz zwiększenie częstotliwości czyszczenia i odkażania (szczególnie w miejscach o dużym natężeniu ruchu). Zespoły Community również zostały wyposażone w maseczki oraz rękawiczki i przechodzą regularne kontrole temperatury.
Powrót do pracy
Osiągając to wszystko, Craft i Slatky były podekscytowane powrotem członków społeczności do biur WeWork – im również udzielił się nastrój ekscytacji.
„Czuję się naprawdę świetnie, myśląc o powrocie” – powiedziała Craft pod koniec lipca podczas webinaru na temat adaptacji miejsc pracy, w którym uczestniczyła, łącząc się z biura WeWork 1448 NW Market St w Seattle. Miejsce to znajduje się 10 minut spacerem od jej domu. „Praca z domu oznacza dla mnie spędzanie czasu z moimi 14-letnimi bliźniaczkami i mimo, że jest to wspaniałe, to super jest być dziś poza domem” – mówi.
Chociaż są sprawy, o których Craft mówi, że lubi wykonywać w domu – na przykład składanie prania podczas wideokonferencji – twierdzi, że nic nie może równać się z przebywaniem w tej samej fizycznej przestrzeni.
„Współpraca naprawdę ucierpiała. Po prostu nie ma to jak przebywać z kimś, być obok kogoś i mieć możliwość spontanicznej rozmowy, generowania nowych pomysłów natychmiast i na miejscu.” – powiedziała. Badania to potwierdzają. Według badań ankietowych WeWork i brightspot strategy personel pracujący z domu zauważył 11-procentowy spadek zdolności do spotkań i generowania pomysłów. W przypadku pracowników, których role polegają na współpracy, spadek jest jeszcze większy i wynosi od 13 do 15%.
Nowy sposób pracy w nowej rzeczywistości
W trakcie wszystkich tych zmian WeWork zachował przede wszystkim to, co sprowadziło tutaj jego członków: nienaganne wyczucie designu, silne poczucie wspólnoty i ten rodzaj ducha przedsiębiorczości, który traktuje tę pandemię jako wyzwanie, któremu można stawić czoła wyłącznie wspólnymi siłami.
To właśnie coś, co daje energię takim osobom jak Craft i Slatky.
„Pasjonuję się doświadczeniami naszych członków społeczności!” mówi Craft. „Chcemy mieć pewność, że zapewniamy wyjątkową obsługę każdej osobie, która codziennie wchodzi do naszych przestrzeni. Wszystkie nasze wartości widoczne są każdego dnia w naszej pracy; staramy się postępować właściwie i nieustannie usprawniać nasze działanie.”
Craft i Slatky kończą teraz swoje ogromne przedsięwzięcie. Wszystko zostało dostarczone i zainstalowane w budynkach, ale Craft nadal spotyka się dwa razy w tygodniu z dostawcami i zespołem operacyjnym, aby upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu. Coraz częściej zmienia charakter swojej pracy, odpowiadając na zapytania członków społeczności i pomagając im w redukcji zagęszczenia w trakcie powrotu do biur.
W miarę pojawiania się nowych informacji o COVID-19 WeWork nieustannie aktualizuje i dostosowuje swoje procedury i systemy do radzenia sobie z pandemią. „Budowa lub ulepszanie systemu czy procesu to jedna strona medalu. Drugą stroną jest takie działanie, aby utrzymać jego sprawne funkcjonowanie” – mówi Slatky. „Po rozwiązaniu problemu i wdrożeniu rozwiązań niezwykle ważne jest utrzymanie uzyskanych korzyści”.
Chociaż biura WeWork zawsze miały dostęp do świeżego powietrza, współpracują obecnie z globalną firmą projektowo-inżynieryjną Arup w celu zwiększenia bezpieczeństwa i higieny systemów filtracji powietrza. Biorąc pod uwagę fakt, jak często na początku pandemii Centrum Kontroli Chorób (CDC) i samorządy lokalne zmieniały wymagania dotyczące firm, Slatky założyła tablicę w serwisie Monday.com, aby śledzić wszelkie nowe stanowe i lokalne rozporządzenia. Teraz, gdy systemy są już gotowe, WeWork jest w stanie szybko i skutecznie wdrażać wszelkie nowe lokalne i stanowe wymagania dotyczące osłon twarzy lub innych procedur bezpieczeństwa.
„Tym właśnie jest dla mnie przyszłość – oznacza to, że jedyną stałą rzeczą jest zmiana. W przyszłości będziemy musieli nieustannie sprawdzać i modyfikować nasze działania – powiedziała Craft. „Firmie WeWork nie jest obca odporność na zawirowania – to właśnie czyni nas tym, kim jesteśmy. Będziemy nadal to reprezentować, razem ucząc się i rozwijając”.
AM Higgins jest redaktorem i twórcą treści w Waszyngtonie
