Tijdens de werkdag krijgen taken vaak prioriteit (of niet) om rekening te houden met de behoeften van anderen of omdat de deadlines naderen. Dit kan ook gebeuren in ons persoonlijke leven, waarbij we weinig tijd besteden aan activiteiten die echt belangrijk zijn en meer energie kwijt zijn aan het ‘druk’ zijn. Door taken effectief te prioriteren, dat wil zeggen bewust en in overeenstemming met toekomstige doelen, kun je dit veranderen. De taken die je aanpakt, moeten waarde opleveren en je moet voorkomen dat je takenlijst volloopt met onbelangrijke taken.
Implementeer prioriteitsstrategieën voor een radicale verandering van je werkdag en haal het beste uit je tijd op kantoor én thuis. Met deze strategieën kun je afwegen wat je topprioriteiten zijn en je hieraan houden.
Zeven strategieën voor het prioriteren van taken op het werk
Een goed doordachte prioriteitstelling houdt doorgaans dingen in zoals: een agenda bijhouden, taken evalueren en je tijd en werk indelen om in een korte tijd zoveel mogelijk waarde te behalen. Prioritering moet flexibel zijn, want soms moet je taken met een lage prioriteit onderbreken voor dringende zaken die niet kunnen wachten.
1. Maak één lijst met alle taken
Effectieve prioritering betekent dat je beseft wat je allemaal moet doen: zelfs de meest alledaagse taken moeten worden opgeschreven en meegewogen. Als je een compleet beeld wilt krijgen, is het een goed idee om zowel je persoonlijke als je werktaken in één takenlijst op te nemen.
Je moet alles op één plaats vastleggen: van het ophalen van je kleren bij de stomerij tot het persoonlijke gesprek met je baas. Zodra je alles hebt opgeschreven, deel je je prioriteiten in, meestal volgens het belang, de urgentie, de lengte en de beloning van elke taak.
2. Bepaal wat belangrijk is: begrijp je ware doelen
Het stellen van prioriteiten lijkt misschien een tijdmanagementstrategie voor de korte termijn, maar is wel degelijk cruciaal om je langetermijndoelen te bereiken. Met inzicht in wat je echte doelen zijn, zoals een promotie, het afronden van een project of een carrièreswitch, kun je bepalen welke taken het meest relevant zijn voor je toekomstige resultaten. Het kan een goed idee zijn om deze grote doelen op te splitsen in kleinere, tijdgebonden doelen. Een jaardoel kan bijvoorbeeld worden opgedeeld in maandelijkse takenlijsten en vervolgens in wekelijkse taken, dagelijkse prioriteiten, enzovoort.
Alejandro Cerecedo, Senior Fashion Account Executive bij pr-bedrijf Another Company en member van WeWork Reforma 26 in Mexico City, stelt langetermijndoelen om alle teamleden aan het begin van het jaar op één lijn te krijgen en te motiveren. “We praten over hun persoonlijke en professionele doelen, en we stellen een tijdlijn vast voor hoe we die gaan bereiken”, zegt Cerecedo.
Dit brede perspectief is essentieel om effectief prioriteiten te stellen: het is een veel voorkomende misvatting dat bezig zijn gelijk staat aan voortgang boeken. Als je je dag besteedt aan taken die geen impact hebben op een uiteindelijk doel, is dat tijdverspilling . Wees eerlijk met jezelf over de blijvende waarde van elke taak en houd altijd je einddoel voor ogen.
3. Markeer de urgente taken
Zorg ervoor dat de deadlines duidelijk zichtbaar zijn in je takenlijst, zodat je kunt bepalen welke taken meteen moeten worden gedaan en welke toekomstige deadlines je alvast moet gaan plannen.
Het is ook belangrijk om deadlines te stellen, zelfs als ze niet formeel vereist zijn. Anders blijf je belangrijke taken uitstellen, gewoon omdat je ze later nog kunt doen. (Deze strategie kan ook helpen om de productiviteit te verhogen en getreuzel te verminderen.)
4. Stel prioriteiten op basis van belang en urgentie
Zakenman en keynote spreker Stephen Covey schreef in zijn boek The 7 Habits of Highly Effective People (1989) dat taken moeten worden ingedeeld (en vervolgens geprioriteerd) op basis van belangrijkheid en urgentie.
- Urgent en belangrijk: deze taken moeten eerst worden uitgevoerd
- Belangrijk maar niet urgent: reserveer tijd in je agenda, zodat je deze later zonder onderbreking kunt doen
- Urgent maar niet belangrijk: delegeer. Delegeer. Delegeer.
- Niet urgent en niet belangrijk: schrap ze uit je takenlijst
Een andere strategie om ervoor te zorgen dat belangrijke taken prioriteit krijgen, zelfs met voorrang op vragen van drammerige belanghebbenden of zogenaamd ‘dringende’ ad-hocverzoeken, is de Most Important Tasks-methode (MIT). Deze strategie houdt in dat je een aparte lijst met slechts drie van de belangrijkste taken maakt die je op die dag MOET doen. Kies deze taken meer op basis van het belang dan op basis van urgentie. Neem je besluit door jezelf doelgerichte vragen te stellen: welke taken hebben de grootste impact op het eindresultaat? Wat kan ik vandaag doen om me dichter bij dat doel te brengen?
5. Vermijd tegenstrijdige prioriteiten
Wanneer de taken waaraan je werkt, niet bijzonder moeilijk zijn, is het relatief eenvoudig om het overzicht te houden. Maar uit onderzoek blijkt dat mensen met een machtspositie eerder prioriteit geven aan een enkel doel, terwijl mensen in posities met weinig macht blijven proberen meerdere prioriteiten na te streven. Deze strategie met dubbele taken is in verband gebracht met mindere prestaties, omdat de belangrijkste taken niet optimaal worden uitgevoerd.
Er is een tactiek om gefocust te blijven op slechts één belangrijke taak: stel vast door welke dingen je waarschijnlijk zult worden afgeleid, zoals meerdere taken tegelijk of ad-hocverzoeken, en probeer deze actief te vermijden gedurende de dag. Dus als je de taak hebt om gegevens voor een project te verzamelen en je tegelijkertijd dia’s voor een presentatie maakt, moet je prioriteit geven aan één taak en moet je werk, e-mails, berichten of voorbereidingen met betrekking tot de andere taak vermijden.
6. Denk aan de vereiste inspanningen
Wanneer je naar een lange takenlijst kijkt, kun je gemakkelijk ontmoedigd raken door al het werk dat moet worden gedaan. En juist dit gevoel vermindert de productiviteit en leidt tot uitstel. Er is een strategie om dit te verhelpen, namelijk door de taken te evalueren aan de hand van de inspanning die nodig is om ze te voltooien.
Als je takenlijst te lang wordt, geef dan prioriteit aan de taken die weinig tijd en moeite vergen en handel deze snel af. Door je taken zo af te werken geef je jezelf wat ademruimte en krijg je een gevoel van voldoening waar je de hele dag op voort kunt bouwen.
7. Herzie je lijst voortdurend en wees realistisch
Kritische reflectie is een van de stappen in de vijfstappenmethode ‘Get Things Done’ (GTD) van productiviteitsconsulent David Allen. Zorg ervoor dat je je takenlijst en prioriteiten regelmatig herziet, want dit is essentieel “om de controle en focus te behouden”, aldus Allen.
Snelle tips voor effectieve prioriteitstelling
Wanneer je beseft dat je je de juiste prioriteiten moet stellen, kan dit opeens ingewikkelder, en dus stressvoller, lijken dan gewoon een eenvoudige takenlijst maken. De belangrijkste strategieën die we hierboven hebben genoemd, vatten we hieronder nog eens samen, zodat je je prioriteiten doelgericht kunt vaststellen.
- Schrijf alles op: persoonlijke en zakelijke taken moeten op één plek worden vastgelegd.
- Evalueer je langetermijndoelen: denk aan je belangrijke doelen voor de lange termijn en het werk dat je moet doen om die doelen te bereiken.
- Splits grote doelen op in kleinere: krijg inzicht in hoe je je langetermijndoelen kunt bereiken door ze onder te verdelen in jaarlijkse, maandelijkse en wekelijkse prestaties.
- Stel jezelf duidelijke deadlines: zorg dat je deadlines helder zijn en stel je eigen deadlines als er geen formele vereisten zijn.
- Gebruik de methode van ‘urgent versus belangrijk’: prioriteer urgente en belangrijke taken, reserveer specifieke tijden voor je belangrijke niet-urgente taken, en delegeer of schrap alle andere taken.
- Maak een dagelijkse MIT-lijst: noteer drie belangrijke taken die je die dag MOET uitvoeren. Deze taken moeten altijd verband houden met je grotere, toekomstige doelen. TEST
- Laat je niet afleiden: houd je verre van conflicterende taken, vooral als de taak moeilijker wordt.
- Denk aan de vereiste inspanningen: wanneer er te veel taken op je takenlijst staan, stel dan prioriteiten op basis van de vereiste inspanning en handel eerst snel de gemakkelijke taken af.
Deel je tijd aan de hand van prioriteiten en wees realistisch
Hoe goed je je prioriteiten ook stelt, je kunt op één dag slechts een bepaalde hoeveelheid dingen doen en sommige afleidingen zijn gewoon onvermijdelijk. Het is belangrijk om realistisch te zijn bij het stellen van je doelen en het prioriteren van je taken. Anders schep je verkeerde verwachtingen bij de mensen om je heen en heb je constant het gevoel dat je achter de feiten aanholt.
Het doel van prioritering is dat je je tijd besteedt aan de belangrijke taken, namelijk de dingen die op de lange termijn een verschil zullen maken en je in de goede richting brengen. Wanneer goede prioriteiten zijn gesteld, voel je je minder reactief en blijf je meer gefocust en doelgericht. Het doel is om werk af te krijgen dat echte vooruitgang met zich meebrengt. En laat de hele rest en al die ‘drukte’ dan maar op hun beloop.
Caitlin Bishop is schrijfster voor Ideas by We van WeWork in New York City. Eerder werkte ze als journaliste en redactrice bij Mamamia in Sydney (Australië) en was ze verslaggeefster voor Gotham Gazette.