Le aziende di ogni parte del mondo stanno ripensando il modo di lavorare. La pandemia ha stravolto abitudini consolidate, catapultandoci bruscamente in un esperimento globale di smart working, con risultati inattesi. Molti dipendenti hanno affermato che lavorare da casa li ha resi più soddisfatti e produttivi e che, quando torneranno in ufficio, nulla potrà più essere come prima.
Molte aziende stanno adottando un modello misto, che prevede lo smart working accanto al lavoro tradizionale in ufficio, noto come ambiente di lavoro ibrido. Una situazione di questo tipo si ha quando un’azienda consente ai suoi dipendenti di lavorare da remoto o in presenza. In un tipico ambiente di lavoro ibrido, i dipendenti possono scegliere di lavorare in una sede centrale, da casa o in entrambi i modi.
Inoltre, un ambiente di lavoro ibrido può presentare alcune delle caratteristiche fisiche tipiche degli ambienti ad uso ufficio flessibili. Chi lavora in un ambiente ibrido può scegliere la zona dell’ufficio più adatta a quello che sta facendo in un determinato momento, sia che si tratti di concentrarsi su un’attività in una zona tranquilla o di confrontarsi con i colleghi durante una pausa caffè.
Ma quel che più importa, gli uffici ibridi consentono al personale di scegliere dove e quando dare il meglio di sé. Vediamo come è nata questa tendenza e consideriamone i vantaggi e gli svantaggi.
La tendenza di preferire l’ambiente di lavoro ibrido
Ad ottobre del 2020, Reddit ha annunciato un importante cambiamento nel modo di operare delle aziende. Dopo diversi mesi dallo scoppio della pandemia di COVID-19 e con la maggior parte del personale del gigante dei social media costretta a lavorare da casa, Reddit ha deciso di passare definitivamente a un modello di ambiente di lavoro ibrido. I dipendenti dell’azienda adesso possono scegliere di lavorare dove preferiscono: in ufficio o da casa o in entrambi i modi.
Reddit non è stata la prima azienda importante a passare a un modello ibrido. Nei primi mesi dello stesso anno, Twitter è stata una delle prime società big-tech a inserire lo smart working tra i valori aziendali. Ha annunciato che stava estendendo a tempo indeterminato la possibilità di lavorare da casa o a distanza, consentendo ai dipendenti di recarsi a lavorare in ufficio tutte le volte che vogliono. Poco dopo, la società di trading di criptovalute Coinbase ha seguito lo stesso l’esempio, introducendo un modello “remote-first” che privilegia il lavoro da remoto appositamente studiato per consentire una completa operatività anche in assenza di una sede centrale.
Quello che era iniziato come un esperimento di massa per soluzioni di lavoro alternative si sta trasformando in un qualcosa di permanente. Oggi Microsoft offre ai dipendenti la possibilità di lavorare da remoto per almeno metà settimana. Salesforce ha dichiarato che “l’orario di lavoro dalle 9.00 alle 18.00 non esiste più”. Facebook consentirà a metà dei dipendenti di lavorare sempre da casa. Shopify, PayPal, Zillow e Viacom stanno introducendo alcune forme di lavoro flessibili nella loro cultura dell’ambiente di lavoro.
Il numero delle aziende che scelgono questo modello sta crescendo e se ognuna ha i suoi motivi per adottare questo nuovo modo di lavorare, vi sono alcuni aspetti che le accomunano: l’ambiente di lavoro ibrido dà priorità all’esperienza del personale. In vista di un’attenuazione della pandemia, con le aziende che iniziano a riaprire, il modello di lavoro ibrido offre garanzie sostanziali a breve termine, mentre – a lungo termine – propone tutti i vantaggi legati alla flessibilità. In tal modo attrae una nuova generazione di lavoratori che richiedono questo tipo di gestione. L’ambiente di lavoro ibrido rende i dipendenti più soddisfatti e riduce i costi. Il cambiamento non è così lontano: sta già avvenendo.
Ciò non significa che l’ambiente fisico dell’ufficio verrà trascurato. Gli spazi ibridi ripensati per l’ufficio sono più utili e necessari che mai e sono destinati a rivestire un ruolo più ampio in azienda, in quanto spazio collaborativo, di apprendimento e sociale. Quando Dropbox nel 2020 ha adottato un ambiente di lavoro “virtual-first”, ha convertito gli uffici esistenti in ciò che ha poi definito Dropbox Studios, ovvero spazi di coworking condiviso progettati pensando alla collaborazione e alla creazione di una community. Nelle città in cui non disponeva già di spazi ad uso ufficio, Dropbox ha proposto un modello di ambiente di lavoro ibrido utilizzando spazi di lavoro on-demand.
Il lavoro ibrido comporta cambiamenti non solo in termini di luoghi e tempi in cui viene svolto, ma anche per quanto riguarda la configurazione fisica dell’ufficio, che deve soddisfare una nuova serie di bisogni. I dipendenti esigono spazi di lavoro flessibili in grado di venire incontro alle proprie esigenze. Preferiscono ambienti meno formali e vogliono lavorare nella zona dell’ufficio più adatta alle attività che stanno svolgendo in quel momento. Vogliono anche essere in grado di lavorare in modo efficace, indipendentemente da dove si trovano, in qualsiasi parte del mondo.
Vantaggi di un modello di ambiente di lavoro ibrido
Aumento della produttività
Vi sono stati alcuni dirigenti che hanno guardato con un certo sospetto al lavoro ibrido, ritenendo che, se i dipendenti potessero scegliere l’orario di lavoro, ciò si tradurrebbe semplicemente in un minor impegno in termini di ore. Si è tuttavia capito che è un’ipotesi infondata. Sembra infatti che si sia verificato esattamente l’opposto. In uno studio condotto da Microsoft sugli effetti della pandemia sul rendimento delle aziende europee, l’82% dei responsabili ha dichiarato che la produttività delle loro aziende non era cambiata, o era addirittura aumentata, rispetto a quella del periodo precedente alla pandemia.
Dietro tutto questo c’è una logica. In un ambiente di lavoro ibrido, i lavoratori flessibili possono utilizzare al meglio il proprio tempo. Possono scegliere di evitare gli orari in cui i mezzi pubblici sono troppo affollati. Possono concentrarsi completamente sul lavoro, senza le interruzioni e i rumori tipici dell’ambiente d’ufficio. Possono decidere di lavorare quando ritengono di essere più produttivi, di notte o nelle prime ore del mattino. Quando i dipendenti sono più soddisfatti, meno stressati e più riposati, risultano anche più produttivi.
Dipendenti soddisfatti
La possibilità di lavorare quando e dove si vuole influisce positivamente in modo deciso sulla soddisfazione dei dipendenti. In uno studio condotto da SurveyMonkey nel 2020, i dipendenti che hanno lavorato a distanza hanno dichiarato di essere più soddisfatti rispetto ai colleghi che hanno continuato a lavorare in ufficio. I motivi di ciò sono molteplici, dai vantaggi psicologici che derivano dalla piena capacità di controllo della pianificazione dei propri impegni, fino alla soddisfazione di poter avere il proprio cane vicino mentre si lavora. Vestirsi in modo informale, dedicarsi alla cucina e trascorrere più tempo con i familiari, sono tutti elementi che contribuiscono a migliorare notevolmente l’umore.
Tuttavia, per molti lavorare da casa può comportare maggiori distrazioni e un senso di isolamento. In un ambiente di lavoro ibrido molti degli aspetti negativi legati allo smart working si attenuano, grazie alla possibilità di utilizzare un ambiente professionale esterno dove poter collaborare e socializzare con i colleghi.
Riduzione dei costi
In un ambiente di lavoro ibrido non è necessario assegnare a ogni dipendente una postazione fissa. Al contrario, negli uffici ibridi l’efficienza è garantita da tutta una serie di ambienti versatili, pensati per supportare i dipendenti nello svolgimento delle diverse attività, ad esempio standing desk, dove ognuno può collegarsi con il proprio portatile, saloni per rilassarsi e controllare le email, cabine insonorizzate per le telefonate e zone dedicate alla pausa caffè per chiacchierare in modo informale con i colleghi.
Una volta stabilito quanti dipendenti devono lavorare in ufficio in un determinato momento, le aziende possono pianificare il numero di persone presenti in ufficio in modo da ridurre il costo dell’affitto, le forniture per ufficio e altre spese di gestione.
La sicurezza durante la pandemia
Anche quando le campagne vaccinali funzioneranno a pieno regime e si inizierà a vedere la fine della pandemia, i consulenti scientifici avvertono che le misure di distanziamento sociale resteranno ancora in vigore per un certo periodo di tempo. Fino ad allora, il modo di lavorare e di spostarsi da una città all’altra continuerà a dover fare i conti con i rischi di contagio.
Un ambiente di lavoro ibrido contribuisce alla sicurezza del personale durante la pandemia, riducendo il numero di presenze in ufficio in determinate fasce orarie, lasciando più spazio personale a disposizione di ognuno e rendendo più facile il distanziamento. I lavoratori flessibili possono prendere i mezzi pubblici fuori dalle ore di punta o lavorare da casa, se loro o i loro familiari sono soggetti particolarmente a rischio.
Svantaggi di un modello di ambiente di lavoro ibrido
Pericolo di burnout
Se lasciato a se stesso, il modello di lavoro ibrido può sfociare in una cultura del troppo lavoro. Chi lavora a distanza può lavorare più a lungo e usufruire di pause più brevi rispetto a colleghi che lavorano in ufficio. Il fatto che non possano essere visti potrebbe indurre chi lavora in ufficio a pensare che non s’impegnino abbastanza, per cui tendono a fare più del dovuto, lavorando fino a tardi o rendendosi disponibili al di fuori dei normali orari di lavoro.
Se ad esempio un dipendente dedica un po’ di tempo nel pomeriggio ad allenarsi o a giocare con i figli, può provare un senso di colpa che lo porta a lavorare di più, a sentirsi più stressato e, infine, al burnout. È compito dei responsabili portare avanti una cultura aziendale con le cautele del caso, che non attribuisca eccessiva importanza al semplice fatto di accedere a Slack, ma si concentri piuttosto sul lavoro vero e proprio.
Maggiore affidamento sulla tecnologia
Distaccare l’attività dalla sede aziendale è una sfida enorme e complessa, ma un ambiente di lavoro ibrido deve essere in grado di funzionare a prescindere dalla sede. Le suite di produttività basate sul cloud che rendono possibile lo smart working, come Google Workspace e Microsoft 365, consentono ai dipendenti di un ufficio ibrido di lavorare da qualsiasi parte del mondo.
Ciò significa che tutti i dipendenti devono disporre dell’hardware e delle risorse necessarie – compresi portatili e cellulari – per lavorare, indipendentemente dalla distanza dall’ufficio. Il reparto informatico di un ufficio ibrido deve essere in grado di gestire la complessità dei problemi relativi ai dispositivi personali che si collegano da sedi non previste, non solo per garantire le stesse condizioni per tutti i dipendenti, ma anche per mantenere sicuri i dati aziendali.
Riprogettazione della sistemazione degli ufficio
Per completare la transizione a un ambiente di lavoro ibrido, i datori di lavoro devono investire nella ristrutturazione degli ambienti ad uso ufficio esistenti per soddisfare le esigenze dei lavoratori flessibili. Ciò significa mettere a disposizione dei dipendenti tutta una serie di zone in cui possano svolgere al meglio il loro lavoro, ad esempio zone comuni per le attività di gruppo, zone riservate per favorire la concentrazione e sale riunioni adattabili, che possono essere rapidamente risistemate in funzione della tipologia di lavoro.
Gli uffici ibridi devono essere dotati delle necessarie infrastrutture, ad esempio prese di corrente per ricaricare i dispositivi vicino alle postazioni, schermi per videoconferenze per facilitare i collegamenti con chi lavora in remoto e connessioni Wi-Fi veloci in tutte le sedi di lavoro. Per le aziende che hanno sede in edifici meno recenti, questo tipo di riprogettazione potrebbe comportare notevoli difficoltà.
Team building anche a distanza
In un ambiente di lavoro ibrido può essere difficile istituire e mantenere rapporti con i colleghi. Se non si condivide lo stesso spazio fisico, non è ovviamente possibile recarsi presso la scrivania di un collega per uno scambio di idee informale o per mostrare un video divertente di YouTube.
Questo divario a livello di esperienza dei dipendenti diventa ancora più evidente quando le persone che continuano a lavorare in ufficio vengono considerate come se costituissero un gruppo a sé, il che può indurre chi lavora a distanza a sentirsi trascurato, meno considerato e isolato. Un buon dirigente può rimediare in parte a questa situazione adeguando le attività di team building dell’azienda, per garantire che riguardino tutti i dipendenti, e organizzando regolarmente eventi sociali accessibili a tutti, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
In che modo WeWork può sostenere un modello di lavoro ibrido
WeWork può aiutare le aziende a rendere più semplice la transizione a un modello di lavoro ibrido. Sia che abbiate bisogno di un ufficio flessibile che risponda alle esigenze in continua trasformazione della vostra azienda, sia che vi occorra un ambiente in cui chi lavora a distanza possa collaborare e scambiare idee, i nostri eleganti ambienti di lavoro adattabili possono soddisfare tutte le vostre esigenze. Gli spazi di coworking di WeWork consentono ai dipendenti di lavorare al meglio, indipendentemente da dove si trovano.
WeWork All Access è una formula di abbonamento mensile che consente ai dipendenti di lavorare in centinaia di sedi WeWork in tutto il mondo. Se avete bisogno di una maggiore flessibilità, WeWork On Demand vi consente di accedere ad ambienti di lavoro e sale riunioni in centinaia di sedi a partire da 29 dollari al giorno, in modo che possiate sempre disporre dello spazio, della community e delle strutture necessarie per rimanere produttivi.
La pandemia ci ha insegnato molto sul nostro modo di lavorare. È dimostrato che i nostri consueti standard lavorativi non sono qualcosa di immutabile e che modalità di lavoro alternative non sono soltanto fattibili, ma possono avere un effetto duraturo in termini di soddisfazione, produttività e benessere. Il futuro del lavoro è flessibile e un numero sempre più elevato di aziende sta passando a un modello ibrido per offrire ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno.
Steve Hogarty è uno scrittore e giornalista che vive a Londra. Scrive articoli di viaggio per il quotidiano City AM ed è vicedirettore di City AM Magazine. Si occupa di tecnologia, viaggi ed intrattenimento.
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