La pandemia ha sconvolto profondamente il concetto di ufficio. Ha inoltre creato opportunità significative e costosi rischi per il governo federale, il più grande proprietario e occupante di spazi ad uso ufficio negli Stati Uniti. Per la pubblica amministrazione, l’adozione del modello di lavoro ibrido e un ridotto portfolio immobiliare più flessibile trasforma il rischio finanziario in risparmi per il contribuente, offrendo al contempo l’opportunità di assumere e trattenere i dipendenti migliori.
Ma le agenzie governative hanno tutti gli strumenti necessari per sfruttare le opportunità create dallo smart working? Direi di no in questo momento; tuttavia tali strumenti sono a disposizione attraverso uno spazio di lavoro flessibile. Di seguito, alcuni modi in cui la flessibilità nel settore immobiliare può aiutare la pubblica amministrazione alla transizione verso il lavoro ibrido.
La flessibilità trasforma i rischi in risparmi e opportunità
La pandemia e il passaggio al modello di lavoro ibrido hanno rivelato un’enorme discrepanza tra il portfolio di spazi ad uso ufficio del governo federale e ciò di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. L’occupazione degli spazi da parte della pubblica amministrazione è troppo grande e costosa. Inoltre, la configurazione di questi spazi non è adatta al lavoro collaborativo. Per i funzionari pubblici prevale una grande incertezza su come risolvere la situazione.
Molte aziende private hanno già capito che esiste un’altra opzione: spazio ad uso ufficio flessibile e pronto all’uso. Questo tipo di spazio non richiede un capitale iniziale, può essere acquisito per mesi (anziché anni) e i contratti vengono stipulati a breve termine, quindi puoi pagare per ciò di cui hai bisogno oggi e in futuro puoi ampliare o ridurre con facilità lo spazio per soddisfare le tue esigenze in evoluzione. Pagare lo spazio quando ne hai bisogno – solo quando ne hai bisogno – è forse lo strumento più potente per ridurre i costi e creare gli spazi per la collaborazione che i tuoi dipendenti necessitano dopo un anno di smart working.
I fornitori immobiliari flessibili consentono alle agenzie di evitare il rinnovo dei contratti di locazione in scadenza, risparmiare denaro subito, offrire opzioni ai dipendenti, sperimentare l’ufficio del futuro e guadagnare tempo per determinare le esigenze a lungo termine. Senza questa soluzione, date le dimensioni del governo federale, centinaia di milioni di dollari potrebbero venire sprecati in sedi lasciate vuote.
Un contratto di affitto in scadenza e la necessità di ridurre gli spazi o trasferirsi
Un dilemma comune (e costoso) per gli agenti del settore immobiliare pubblico è avere un contratto di locazione in scadenza per un ufficio mentre ci si rende conto che in futuro l’agenzia avrà bisogno di uno spazio più piccolo o vuole trasferirsi. Dati gli anni necessari per sostituire un contratto di locazione o costruire una struttura di proprietà della pubblica amministrazione, i funzionari contraenti spesso si sentono obbligati a prolungare i loro contratti di locazione di diversi anni, il che è costoso.
Tuttavia, la pandemia ha reso ancora più difficile giustificare questo tipo di proroghe, dal momento che gli spazi affittati sono per lo più vuoti e più grandi del necessario. Fortunatamente, l’investimento fatto dalle agenzie nella tecnologia mobile durante la pandemia consente una rapida transizione verso soluzioni flessibili più piccole e meno costose, con esborsi di capitale minimi.
In questo modo, queste agenzie possono sperimentare l’intera gamma di soluzioni di smart working e lavoro distribuito che desiderano i loro dipendenti, mentre determinano le loro esigenze immobiliari a lungo termine e avviano tali acquisizioni.
Assunzione e fidelizzazione dei dipendenti e parità di vantaggi
Nel nuovo modello di lavoro ibrido, i dipendenti avranno la possibilità di lavorare da più ambienti nella stessa settimana, oltre a dividere la giornata lavorativa tra diverse sedi. Un dipendente potrebbe iniziare la giornata lavorando da casa e poi andare in un ufficio o in uno spazio di coworking e incontrarsi con i colleghi. Infatti, oltre la metà (53%) dei dipendenti che abbiamo intervistato dichiara di voler lavorare in un ufficio fino a tre giorni a settimana. Secondo uno studio di WeWork e Workplace Intelligence, tre dipendenti su quattro hanno dichiarato che rinuncerebbero a un vantaggio in cambio della scelta del posto di lavoro, una volta placata la minaccia COVID-19. Anche l’Office of Budget Management della Casa Bianca ha riconosciuto che presso gli enti governativi molti preferiscono il modello di lavoro ibrido.
Sebbene i dipendenti preferiscano lo smart working, molti non hanno l’ufficio dei sogni a casa o addirittura non beneficiano in modo equo delle politiche di telelavoro dell’agenzia. Obbligare i dipendenti ad andare in ufficio cinque giorni alla settimana potrebbe non essere l’opzione migliore, soprattutto se richiede spostamenti lunghi o complicati.
Aggiungendo al mix i fornitori di spazi di lavoro flessibili, le aziende consentono ai propri team di scegliere dove lavorare e garantiscono che i vantaggi del telelavoro siano equamente disponibili per tutti i dipendenti che possono avvalersene. Lavorare da un cosiddetto "terzo spazio", come ad esempio una sede di coworking nelle vicinanze, può aumentare la produttività e il coinvolgimento.
Un ex amministratore di GSA ritiene che la flessibilità geografica offerta da WeWork, con sedi in oltre 120 città in tutto il mondo, potrebbe favorire il processo di reclutamento del personale grazie all’ampia scelta di luoghi di lavoro.
Necessità di spazi più adeguati
Dopo un anno e mezzo di telelavoro, la tipica planimetria di queste organizzazioni, con uffici e cubicoli privati, è troppo ampia e inadeguata per il lavoro collaborativo che spinge le persone a tornare in ufficio. Riconfigurare gli spazi esistenti richiede anni e grandi investimenti di capitale, che la maggior parte delle agenzie non ha o che potrebbe invece dedicare al personale o alla tecnologia. In alternativa, le aziende si stanno rivolgendo a fornitori flessibili per aggiungere rapidamente spazi di collaborazione dotati di un’ampia gamma di servizi al loro portfolio, su base mensile o annuale. Non sono necessari contratti a lungo termine o grandi investimenti di capitale quando si collabora con WeWork.
Con WeWork, le organizzazioni scoprono di aver bisogno di molto meno spazio rispetto a una sede tradizionale in affitto o di proprietà. Questo perché le sedi WeWork presentano molti spazi condivisi. In un contratto di locazione tradizionale, i requisiti di "spazio speciale", come sale conferenze, sale server e stampanti, aree cucina e reception, spesso occupano gran parte dello spazio utilizzabile dall’inquilino.
In un modello di ufficio flessibile, queste aree possono essere situate al di fuori dello spazio esclusivo di un membro e riservate secondo necessità. Poiché questi servizi sono condivisi, i membri pagano solo una quota proporzionata dei loro costi mentre accedono a una qualità e una varietà di servizi di gran lunga superiori. Infatti, con un contratto di locazione tradizionale, una grande sala riunioni o uno spazio collaborativo possono avere costi proibitivi per gli uffici di dimensioni minori.
Affrontare un futuro incerto grazie alla flessibilità
Le agenzie non sanno cosa riserva loro il futuro immobiliare, ma i loro dipendenti vogliono avere la possibilità di scegliere dove, quando e come lavorare oggi. Continuare a rinnovare i contratti di affitto in scadenza non rappresenta solo uno spreco di centinaia di milioni di dollari dei contribuenti, ma limita anche la possibilità di accedere ad ambienti, sedi e opzioni di spazi di lavoro di qualità, necessari per trattenere e attrarre i dipendenti giusti.
WeWork Government Solutions offre l’accesso a spazi di coworking tradizionali, uffici privati, interi piani ed edifici. I dipendenti della pubblica amministrazione possono inoltre scegliere di utilizzare centinaia di sedi WeWork negli Stati Uniti e in oltre 30 Paesi attraverso soluzioni come WeWork All Access e WeWork On Demand.
Ogni opzione WeWork include tutta l’attrezzatura di base per l’ufficio. L’infrastruttura di sicurezza per il lavoro di carattere non classificato è già integrata, mentre sono disponibili soluzioni tecnologiche personalizzate per progetti più sensibili o classificati. WeWork ha già una vasta esperienza di lavoro con le agenzie governative e può fornire larghezza di banda dedicata, VLAN cablata privata e persino armadi di rete privati quando richiesto.
Le pubbliche amministrazioni di tutto il mondo si sono già trasferite nelle sedi WeWork. In Asia, un governo locale ha affittato un piano privato di un edificio per creare uno spazio dedicato all’innovazione tecnologica. In Europa, un’agenzia federale, superata la capacità dei suoi uffici esistenti prima del previsto, ha trasferito il suo team di sviluppo digitale di 200 persone presso WeWork. In Nord America, un’agenzia militare si è affidata a WeWork per ospitare il suo team di 250 persone in una struttura sicura, progettata per soddisfare esigenze specifiche. Mentre a Città del Messico un’agenzia intergovernativa si è trasferita presso una sede WeWork dopo che un terremoto ha danneggiato il loro ufficio.
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Dan Mathews è il responsabile delle vendite federali presso WeWork. Ha trascorso oltre 20 anni lavorando a Washington D.C., tra cui più di due decenni a Capitol Hill. Fino a poco tempo fa è stato Commissario del Public Buildings Service degli Stati Uniti presso la General Services Administration.
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