איך ליצור חיבור וקהילתיות בצוותים שעובדים מרחוק

שקיפות, אותנטיות וכנות הם כלי הניהול ליצירת תרבות ארגונית מיטיבה כשנמצאים במקומות שונים.

כשאנחנו חושבים על תפקידו של המשרד בתקופת הקורונה, מובן שיש צורך בגמישות רבה במקום ממנו אנשים עובדים ובאופן בו הם עושים זאת.מבחינת העסקים, המשמעות היא חלוקה של העובדים בין כמה מקומות שונים – באותה עיר, באותה מדינה, או ברחבי העולם. 

יש אנשים שהגישות האלה חדשות עבורם. כחברה גלובלית, עם עובדים שמפוזרים בין מקומות רבים, ב-WeWork, למדנו כמה לקחים על בניית צוותים ששומרים על חיבור גם כשהם רחוקים. באוסטרליה, שבה אני משמש כמנכ"ל החברה, WeWork מעסיקה עובדים בארבע ערים שונות. אנחנו שואפים לטפח תרבות מכילה, מגוונת ושיתופית, שמושתתת על אמון. 

אמנם אין ספק שעולם העבודה של מחר ייראה אחרת, אבל אנשים ימשיכו לחפש דרכים ליצור קשר, ללמוד ולהתפתח. הנה ארבעה טיפים חשובים שיעזרו לעודד תרבות עבודה מיטבית בתוך צוות שנמצא במקומות שונים:

שומרים על תקשורת כנה 

בראש הרשימה: תקשורת. חשוב מאוד לקבוע לו"ז לישיבות צוות (ולעמוד בו!) לצוותים שמפוזרים בין מקומות שונים, כדי שתוכלו לתקשר זה עם זה. שמירה על קצב קבוע ויציב של פגישות (אם אפשר פנים אל פנים, ואם לא – בצורה וירטואלית) מאפשרת לחגוג הישגים והצלחות, ולהתמודד עם כל אתגר. יצירת תרבות, שבה לעובדים יש הזדמנות לשאול שאלות, עוזרת לטפח אמון ותלות הדדית.

בצוותים מרוחקים, אין שיחות במטבח או מפגשים מקריים במסדרון, ולכן אנחנו לא תמיד קולטים את הרמזים הלא-מילוליים של חברי הצוות. אז כשאי אפשר להיות קרובים, חשוב להשתמש בטכנולוגיה ככלי לשמירה על קשר ותחושת חיבור. אם אתם מתלבטים באיזה ערוץ תקשורת להשתמש ומתי, הכנו מדריך מהיר שיעזור לכם: 

  • הודעות דוא"ל: דרך לתקשר עם קבוצות גדולות ולשלוח עדכונים חשובים 
  • Slack: שיתוף פעולה אקטיבי, שיחות לא רשמיות (גיפים, ממים, כל הדברים הכיפיים) 
  • Zoom: פגישות וידאו, מצלמה מופעלת! 

טיפ: אפשר לנהל שיחת Zoom במהלך שעות העבודה, בלי אג׳נדה, כמפגש פתוח שבו אפשר לשאול שאלות או לקשקש על כוס קפה. 

מראים נוכחות

כלומר, להפגין מנהיגות אנושית ואותנטית. אותנטיות הפכה לאחרונה למילה אופנתית, אבל מנהיגים שהפגינו שקיפות, חיבור למציאות ומחויבות לעובדים היו בשבילי מאז ומעולם מקור להשראה. מה שבולט במיוחד הוא ההיבט האנושי בניהול: עניין אמיתי בעובדים, וגם היכולת לשתף רגשות בנוחות – שהיא אולי האתגר הכי חשוב שאיתו מנהלים מתמודדים. 

כשפרצה המגפה, הצוות שלי ואני עברנו למצב של ניהול משבר. אחרי כמה שבועות הושגה שליטה במצב, אבל העולם היה עדיין במצב של אי-ודאות. לא הפסקתי לחשוב שאם אני מרגיש מעורער כל כך, גם הצוות שותף בוודאי לאותם תסכולים. לכן, באסיפה כללית של כל עובדי החברה, החלטתי לדבר על המסע הרגשי שעברתי. לאחר מכן, ראשי הצוותים תיאמו מחדש את הציפיות, היעדים ושיתוף הפעולה בין בעלי התפקידים השונים. 

אני מאמין שאם נמשיך ליצור מעורבות בקרב העובדים והממברים, על ידי טיפול מהיר ותכליתי באתגרים שניצבים מולנו, נצליח להתגבר גם על מצבים קשים מאוד. כמנהל בכיר, למדתי שכשאני מפגין עניין אמיתי ברווחה של אדם מסוים, ומעמיד את עצמי לרשותו, יש לכך השפעה עמוקה על הלכידות של הצוות. אפילו ב-Zoom אני לא מוותר לעצמי, ומקפיד לפעול ברגישות קשובה. כשאני מרגיש שמישהו מתוסכל או כשאני מודאג ממצבו, אני מקפיד להתקשר אליו בהמשך כדי לבדוק מה שלומו. 

טיפ: אנושיות ואדיבות זה שם המשחק. לשיתוף הרגשות שלנו יש השפעה גדולה על פיתוח היחסים הבין-אישיים עם האנשים שאיתם אנחנו עובדים, גם אם זה מרחוק

יוצרים תחושת יציבות

במצב של אי-ודאות מתמשכת, טבעי שרמת החרדה תעלה. לכן, חשוב מאוד לשמור על בהירות. כשיש כל כך הרבה שינויים, השאיפה ליציבות פנימית עוזרת ליצור ביטחון ברגעים של אי-ודאות. הדרך שלי הייתה לשמור על שקיפות רבה ככל האפשר. זה אומר, בין השאר, עדכונים בישיבות חודשיות על מדדי הביצוע המרכזיים ועל תחזיות השוק העתידיות שלנו.

בסביבה שמשתנה כל הזמן, גישה חיובית היא דרישה חיונית. אנחנו מקפידים על פעולות גיבוש כדי לשמור על אווירה חיובית בצוות. כאשר העובדים לומדים להכיר זה את זה, ומשלבים רגעים של כיף במהלך העבודה, מצב הרוח משתפר והקשר החברתי מתעצם. 

ואסור לשכוח את הכיף! בתחילת תקופת הקורונה, התחלנו מסורת של ׳האפי אוור׳ וירטואלי בימי שישי אחר הצהריים. לרגע הזה הייתה מטרה אחת: להיפגש ולסגור את השבוע בפעילות מהנה, שבה כל חברי הצוות יכולים להשתתף.

WeWork 383 George St סידני, אוסטרליה

נקטנו ביוזמות רבות שמעמידות את רווחת העובדים בראש סדר העדיפויות, מבלי להתחשב במקום שבו הם נמצאים. מעגלי הקשבה יוצרים הזדמנויות לקבל משוב ולתת יותר לעובדים, לפתור בעיות וליישם יוזמות חדשות ששמות את הרווחה שלהם במרכז. 

אנחנו אוהבים גם לקיים מעגלי הודיה שמחזקים את תחושת האחווה והגיבוש בצוות. תקופת הקורונה, שהפרידה בינינו במלוא מובן המילה, חיזקה בי את האמונה שכבני אדם אנחנו צריכים להיות יחד. המטרה העיקרית היא לשמור על בטיחות, בריאות וגיבוש העובדים שלנו בתקופה המוזרה הזאת. 

טיפ: יש לקבוע ולהיות במעקב אחר יעדים ברורים, מעשיים ובני-השגה. התעדכנות שגרתית במצב הצוותים מבטיחה את המשך ההתקדמות לעבר היעדים, תןך שמירה על סדר העדיפויות העסקי.

העובדים במקום הראשון

ב-WeWork, דאגנו למשוך עובדים מקצועיים, מוכשרים, מלאי מוטיבציה ושאפתנות. בחברה הצומחת במהירות, שמירה על עובדים מגויסים ובעלי תחושת משמעות חשובה במיוחד. כך בונים את עולם העבודה של המחר. אנחנו גם מודעים לשחיקה האפשרית, במיוחד בתקופה של מגפה עולמית שבה הגבולות בין העבודה לבין החיים נהפכים מטושטשים אפילו יותר.

אני מאמין שבאחריותי לדאוג קודם כול לעובדים שלנו כדי שהם ירגישו מחוזקים, מרוצים ומלאי מוטיבציה לעשות את הדבר הנכון עבור הממברים שלנו. התוצאות לא יאחרו להגיע. זה מתחיל בדבר אחד פשוט – עם הרבה השפעה – ובכל זאת משהו שבדרך כלל מתעלמים ממנו: קביעת פגישות בשעות העבודה באזורי הזמן שבהם חיים העובדים שלכם. קביעת פגישות מחוץ לשעות העבודה שלהם רק תטשטש עוד יותר את הגבולות בין הבית לעבודה.

טיפ: התחשבו באחרים ושימו לב להבדלי שעות כשאתם קובעים פגישה וירטואלית. זכרו שגמישות היא דבר חשוב, אבל דעו לשמור על גבולות.

בניית עסק היא לא ריצת ספרינט אלא מרתון. לכן חשוב להתקדם בקצב נכון ולדאוג קודם כל לעצמכם, כדי שתוכלו לדאוג לצוות שלכם. חשוב מאוד לשדר סקרנות, טוב-לב ונכונות לשיתוף פעולה. גלו התחשבות כאשר אתם מתקשרים עם הצוותים שלכם ובוחרים את הכלים שישמשו אתכם לשם כך. אבל מעל לכל, אל תחששו לקרוא תיגר על הנורמות המקובלות. אנחנו חיים בתקופה מסעירה מאין כמותה, שבה אנחנו זוכים להגדיר איך ייראה עולם העבודה של מחר.

בסופו של דבר, כבני אדם, ההעצמה ההדדית בינינו תביא למימוש מלוא הפוטנציאל שלנו. במהלך החודשים הקרובים, בני אדם יתנסו במודלים שונים בניסיון ליצור חיבור וקהילתיות בתוך צוותים. אמנם לא נאבד את הצורך בחוויה בין-אישית בעבודה, אבל נוכל להתאים את האופן שבו אנחנו מתנהגים כדי לשמור על קשרים חזקים ותחושת קהילתיות בתוך הצוות, אפילו אם הצוותים עובדים מרחוק.

בּאלדֶר טוֹל ההולנדי השלים לימודי תואר שני בניהול באוניברסיטת סידני, וב-2012 הפך לעובד הראשון של Airbnb באוסטרליה. אחרי שביסס את הנוכחות של Airbnb באוקיאניה, טול מימש את העניין הרב שלו בבניית קהילות כששימש כמנכ"ל Tank Stream Labs, חלל מבוסס-טכנולוגיה לעבודה משותפת במרכז סידני. ב-2016 הוא היה האדם הראשון מאוסטרליה שהצטרף ל-WeWork כמנהל קהילה. ל-WeWork יש למעלה מ-12,000 ממברים באוסטרליה, ב- 21 חללים פתוחים בסידני, מלבורן, בריזביין ופֶּרת'.

מעוניין בחלל עבודה? צור קשר.