מקום עבודה במודל היברידי – במה מדובר?

לחצו כאן כדי לנסות משרד פרטי של WeWork למשך חודש בחינם. בכפוף לתנאים.

מודל היברידי של מקום העבודה הוא סוג של סביבת עבודה שמשלב עבודה מרחוק ועבודה מהמשרד. במקום עבודה היברידי טיפוסי, חלק מהעובדים או כולם בוחרים איפה ומתי לעבוד, ומחלקים את זמן העבודה בין הבית למשרד מרכזי. 

חברה שמתבססת על מודל עבודה היברידי יכולה להשתמש במשרד אחד או יותר שאליהם מגיע באופן קבוע חלק מכוח העבודה, ושאר הצוות עובד מרחוק או מהבית. מודל זה שונה ממודל של עבודה שנעשית במלואה מרחוק, שבו אין לחברה מתחם פיזי וכל הצוות עובד מרחוק.

אופן הפעולה של סביבה היברידית תלוי בחברה, אבל הוא עשוי בין היתר לכלול מספר עובדים קטן שנמצא באופן קבוע במשרד, או כמה צוותים שעובדים לסירוגין במתקני החברה ומתחלפים ביניהם כל כמה שבועות. מקום עבודה היברידי יכול לפעול מרחוק כמעט לחלוטין, מלבד פגישות פנים אל פנים שיתקיימו בו באופן שגרתי. הוא יכול גם להיות מבוסס כמעט לגמרי על עבודה במשרד, עם מספר קטן בלבד של עובדים או צוותים שיעבדו מרחוק. 

בכל מקרה, המטרה של מקום עבודה היברידי היא לאזן בין הצרכים של כל עובד לבין היכולת שלו לשתף פעולה ולהיות פרודוקטיבי בחלל פיזי משותף. במאמר זה נדבר על היתרונות של מקום העבודה ההיברידי ונסביר מדוע יותר ויותר חברות עוברות לדרך עבודה זו. לסיום, תוכלו גם למצוא כמה עצות בסיסיות ליישום מודל עבודה היברידי בעסק שלכם.

למה יותר ויותר חברות פונות למודל עבודה היברידי במקום העבודה

מגפת הקורונה שינתה לחלוטין את דרך העבודה שלנו ואילצה עסקים לחשוב מחדש על מקומות העבודה הפיזיים שלהם. סדרי העדיפויות של העובדים השתנו בשנה האחרונה. חלק מאיתנו מסתייגים מהחזרה למשרד, אבל אנשים רבים מחכים לרגע זה בקוצר רוח. בכל מקרה, רובנו מסכימים שיום העבודה המסורתי במשרד שייך לעבר ושכיום דרושה גישה גמישה יותר.

בשנה האחרונה הצלחנו להוכיח שיש לנו כלים, תוכנות ומיומנויות שיאפשרו לעבוד ביעילות מכל מקום, אבל היא גם חשפה את החסרונות של העבודה מרחוק. העובדים עלולים להרגיש מבודדים או מוזנחים. ייתכן שבבית האמצעים הטכנולוגיים אינם מספקים, או שחלל העבודה צפוף או מלא בהסחות דעת.

החזרה ההדרגתית למשרד תהיה תלויה בלקחים שנפיק מהתקופה שבה נאלצנו לעבוד מהבית. העובדים רוצים לבחור מתי ואיפה יעבדו, להימנע מזמני נסיעות ארוכים ומעייפים ולבלות יותר זמן עם המשפחה והחברים. הם רוצים גם להתראות עם קולגות פנים אל פנים, ולעבוד ביחד על מטרות משותפות בחלל פיזי ייעודי – ולא במקום עבודה שאולתר על שולחן המטבח.

כל הגורמים האלה הובילו ליצירת מקום העבודה ההיברידי – שילוב של עבודה מהמשרד ומרחוק, שמטרתו לנתק את תלות החברה במשרדיה הראשיים ועדיין לאפשר לעובדים לעבוד משם אם ירצו. 

למעסיקים, מקום העבודה ההיברידי נותן הזדמנות לתכנן מחדש את ארגון המשרדים, להעסיק עובדים חדשים ומוכשרים ממקומות מרוחקים ולהגדיל את הגיוון בכוח העבודה שלהם. ‏חברות ראו גם את ההשפעה החיובית של העבודה מרחוק על שביעות הרצון והפרודוקטיביות של העובדים,‏ וסביבה היברידית תאפשר לשמר את ההשפעה החיובית הזאת בטווח הארוך.

למה עובדים מעדיפים מקום עבודה היברידי 

עוד לפני תחילת המגפה, עובדים הביעו יותר ויותר עניין במקום עבודה שמספק גמישות. החופש לבחור מתי ואיפה הם יעבדו חשוב יותר מגובה המשכורת ל-9 מתוך 10 עובדים מדור ה-Y. ההעדפה הזו מייצגת התפתחות באופן החשיבה על העבודה ועל מקום העבודה, אבל המגמה הזו משנה כיוון בסקרים שנערכו בקרב עובדים צעירים יותר.

דור ה-Z יהיה בקרוב החלק הדומיננטי באוכלוסיית העובדים. בסקר של חברת Salesforce משנת 2020, קבוצת הגיל הזו הביעה רצון הולך וגובר לחלק את זמן העבודה בין הבית למשרד ולא לעבוד רק מהבית. בתחילת דרכו המקצועית, העובד מעריך את המשרד יותר, ולא פחות, מכיוון שהוא נתפס כמקום ליצירת קשרים חברתיים, לנטוורקינג ולשיתוף פעולה. ליכולת לבחור באיזו תכיפות להיות במשרד עדיין יש חשיבות, אבל מהנתונים עולה שבני דור ה-Z מעוניינים פחות בעבודה מהבית מאשר עמיתיהם מדור ה-Y.

מספר גורמים מסבירים את ההעדפה של מקום עבודה היברידי בהשוואה לעבודה מרחוק. בממוצע, כולנו עובדים טוב יותר במקום עם שקע חשמל וחיבור טוב ל-Wi-Fi. תוכנות מבוססות ענן מאפשרות כיום שיתוף פעולה מכל מרחק ללא הפרעות או תקלות, ואנחנו מקפידים יותר ויותר על איזון בית-עבודה ומתכננים את לוח הזמנים בעבודה בהתאם לחיים האישיים, ולא להפך.

אבל היכולת של חלק מהעובדים לעבוד רק מהבית עלולה להיות מוגבלת על ידי נסיבות אישיות. יש סבירות קטנה יותר שלעובדים צעירים יהיה חלל מתאים ונוח בבית לעבודה, וחלקם גרים עדיין עם ההורים או עם שותפים. עובדים כאלה מעריכים במיוחד את הזמן שהם מבלים פנים אל פנים עם קולגות, מכיוון שהוא מסייע להם ליצור קשרים, ללמוד מיומנויות חדשות ולקבל הכוונה וחונכות.

סביבה היברידית מאפשרת לעובדים ליהנות הן מעבודה גמישה והן מהיתרונות שמציעים משרדים ראשיים. מגפת הקורונה האיצה מגמה קיימת והוכיחה שאפשר לבזר את כוח העבודה, אבל היא גם חשפה כמה מהחסרונות שנובעים ממודל שמבוסס על עבודה מרחוק בלבד. העובדים – ובמיוחד אלה שבתחילת דרכם – רוצים ליהנות כיום משני העולמות.

יישום מוצלח של מקום עבודה היברידי

המעבר למקום עבודה היברידי מחייב את החברה לבחון בקפדנות את כל התהליכים בה, ולוודא שהם יפעלו מכל מקום. זהו אחד האתגרים הקשים ביותר לכל עסק, ואופן הגישה לאתגר זה תלוי בגודל ובצורת העסק הספציפי.

במאמר זה תוכלו ללמוד על הדרכים שבהן חברות דומות לשלכם עברו למודל עבודה היברידי ומרוחק, ועל הלקחים שנלמדו במהלך התהליך. כדי לעזור לכם לתכנן את המעבר, ריכזנו כאן כמה רעיונות כלליים שחשוב לזכור.

התייעצו עם העובדים כדי להבין מה הם באמת רוצים 

אל תניחו שכל העובדים רוצים את אותו הדבר. לכל אחד מאיתנו יש סדרי עדיפויות שונים, ויישום מוצלח של מקום עבודה היברידי צריך לכלול משוב של עובדים מכל יחידות העסק. שאלו את הצוות והיו קשובים לתשובות שלהם – חשוב גם להיות ריאליסטיים בשיחות עם העובדים לגבי סוגי השינויים שתוכלו לבצע במקום העבודה, ולפנות זמן כדי לשמוע אילו חששות ובקשות יש להם.  

הציעו אפשרויות, אבל לא יותר מדי

תנו לעובדים לבחור מבין שתיים או שלוש דרכים לעבודה בחברה: אפשרות אחת שמבוססת על עבודה בעיקר מהמשרד, אפשרות שנייה שמבוססת על עבודה בעיקר מהבית ואפשרות שלישית שמציעה דרך ביניים. אפשרו לעובדים לשנות את ההעדפות שלהם, אבל עודדו אותם שלא לשנות אותן לעיתים קרובות מדי. כך תוכלו לתכנן מראש, לדעת איפה כל עובד נמצא בכל רגע נתון ולהקצות משאבים ביעילות רבה יותר.

השתמשו בטכנולוגיה 

תוכנה שמאפשרת עבודה מרחוק תאפשר גם פעולה חלקה של מקום עבודה היברידי. השתמשו בתוכנות מבוססות ענן לקידום הפרודוקטיביות, ובכלים לשיחות ועידה בווידאו כדי ליצור תנאים שווים לאלה שעובדים מרחוק ולאלה שעובדים מהמשרד. 

ודאו שלכל העובדים יש גישה לחומרה שדרושה להם כדי לעבוד מרחוק. זהו את המשימות היומיות שאפשר לבצע רק מהמשרד, בדקו מהן הסיבות לתלוּת במיקום ונסו למצוא פתרונות אלטרנטיביים. אין סיבה שהעובדים לא יוכלו לבצע את עבודתם גם מחוץ למשרד. במקום עבודה היברידי אידאלי, צריכה להיות לעובדים האפשרות לבצע את העבודה שלהם גם אם המשרד נעלם בן-לילה.

צריכה להיות להם גישה לכל המשאבים והמידע שדרושים להם כדי להיות יעילים, ולכן חשוב לדאוג שהם יהיו נגישים בקלות לעובדים. שמרו תיעוד של כל הפרטים – החל מפגישות עם לקוחות וכלה בשיחות לא רשמיות במסדרון – כדי להבטיח שכל העובדים יהיו מעודכנים ומתואמים.

שמרו על תרבות החברה 

תרבות היא רעיון שקשה לעיתים לתפוס במדויק. לחברה יכולה להיות תפיסת עולם ארגונית או מערכת של ערכים מנחים, אבל התרבות במקום העבודה נובעת באופן אורגני מהאינטראקציות בין העובדים. ודאו שגם אנשי צוות שעובדים מרחוק מחוברים חברתית למשרד, בעזרת מפגשים מקוונים לא רשמיים ואספות כלליות וירטואליות, כדי שהרגעים החברתיים הספונטניים לא ייעלמו.

חשוב לוודא שעובדים מרוחקים ירגישו שחוויית העבודה שלהם שלמה. בחנו את ההטבות שאתם נותנים כדי לוודא שלא רק עובדים שמגיעים למשרד נהנים מהן. לדוגמה, אם לעובדים במשרד יש גישה לקפה וחטיפים ללא הגבלה במזנון החברה, אפשר להציע לעובדים מרוחקים מינוי לקפה או לארוחות בחינם.

המעבר בין תרבות ארגונית של עבודה פנים-אל-פנים למודל מרוחק או היברידי הוא אתגר עצום שלא ניתן לעמוד בו בן-לילה. הצעד הראשון בתהליך הוא להגדיר את ערכי החברה, להעלות אותם על הכתב ולחזק אותם בכל הערוצים הזמינים.

ציינו את העבודה מהבית במודעות דרושים 

אחד המבחנים האמיתיים למקום עבודה היברידי מוצלח הוא אופן הגיוס של עובדים חדשים. עד כמה שאפשר, אל תציינו מקום עבודה פיזי בהצעות העבודה של החברה. חשוב גם לפתח תהליך ראיונות וגיוס למועמדים שאינו תלוי במרחק בין המשרד למקום המגורים שלהם, ולתת להם משאבים והזדמנויות להגיע למשרד לפגישות ואירועים חברתיים.

התאימו את המשרד לשגרת הריחוק החברתי

עם פחות עובדים במשרד, ניתן להתאים בקלות את פריסת המשרד כדי לשמור על בטחון העובדים. אין דרך לדעת כמה זמן נמשיך עוד לשמור על ההנחיות לריחוק חברתי, וזאת הזדמנות מצוינת לרווח את החללים במקום העבודה וליצור חללי עבודה משותפים במשרד. הוסיפו שפע של מרחב אישי בין תחנות העבודה ותכננו מסלולים חד כיווניים למעבר בטוח של העובדים בכל הבניין.

אל תזניחו עובדים מרוחקים

באופן טבעי אנחנו נתקלים פחות באנשי צוות שעובדים מרחוק, ולכן גם עלולים להתעלם מהם בתהליכי קידום ובהזדמנויות אחרות בעבודה. חשוב להיות מודעים לכך ולנקוט צעדים שיבטיחו הגינות ושוויון בכל תהליך קבלת החלטות. 

הכשירו את המנהלים לתמוך בעובדים מרוחקים ולכלול אותם, והתאימו את תהליך הגיוס כדי להבטיח שוויון הזדמנויות לכולם – כך שעובדים מרוחקים לא ימצאו את עצמם בעמדת נחיתות רק מפני שהם לא נמצאים במשרד.

איך WeWork יכולה לעזור לכם בתהליך השינוי למקום עבודה היברידי

אחד ההיבטים החשובים ביותר במקום עבודה היברידי הוא היכולת לאפשר לצוות לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר, בלי קשר למקום שבו הם נמצאים. התכנון הגמיש במשרדים של WeWork יעזור לכם לאמץ דרך עבודה דינמית יותר. לכן, אם אתם מתכננים להקים משרדים גלובליים לצוותים מרוחקים או לעבור לחלל עבודה שאפשר להתאים במהירות לצרכים המשתנים של החברה, ב-WeWork תמצאו חללי עבודה מעוררי השראה שניתן לשנות בקלות, והם יתמכו ביעדי העסק שלכם.

עמדות עבודה קבועות ומשרדים פרטיים יעזרו לעובדים מרוחקים להרגיש מחוברים יותר לקולגות במשרד. סביבה ללא הסחות דעת, חדרי ישיבות מודרניים, אינטרנט מהיר ומתקנים ושירותים ברמה עסקית יתנו לחברי הצוות שלכם כלים שיעודדו פרודוקטיביות, מעורבות ושיתוף פעולה מכל מרחק. 

מוצרים כמו WeWork All Access ו-WeWork On Demand יספקו לכם אפילו יותר גמישות, עם גישה לחללי עבודה ולחדרי ישיבות בערים מרכזיות בכל העולם. 

כדי להצליח בשימוש במודל העבודה ההיברידי, חשוב לוודא שאף עובד לא נשאר מאחור. חללי עבודה גמישים שתואמים לאסטרטגיות החדשות הם חלק חשוב בכל תהליך מעבר, מכיוון שהם מאפשרים למנהלי החברה לקבל בראש שקט את ההחלטות הנכונות עבור העובדים. שינוי אופן הפעילות של העסק מעמיד בפנינו אתגרים רבים, אבל הפוטנציאל ליצירת תרבות עסקית טובה, יציבה, פרודוקטיבית ומכלילה יותר הוא עצום.

סטיב הוגרטי הוא סופר ועיתונאי מלונדון. הוא משמש כעורך התיירות בעיתון City AM וסגן העורך של מגזין City AM, שבו הוא מתמקד בנושאי טכנולוגיה, תיירות ובידור.