{"id":554,"date":"2020-04-06T11:07:55","date_gmt":"2020-04-06T15:07:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.wework.com\/fr-FR\/ideas\/?p=554&preview=true&preview_id=554"},"modified":"2020-09-03T11:55:23","modified_gmt":"2020-09-03T09:55:23","slug":"how-to-host-a-virtual-conference","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.wework.com\/fr-FR\/ideas\/professional-development\/how-to-host-a-virtual-conference","title":{"rendered":"Comment organiser une conf\u00e9rence virtuelle en respectant la distanciation sociale\u00a0?"},"content":{"rendered":"\n

La distanciation sociale pendant la pand\u00e9mie de coronavirus a mis fin \u00e0 tous les grands rassemblements en personne, ce qui a entra\u00een\u00e9 non seulement une perturbation de la vie sociale telle que nous la connaissons, mais aussi l’annulation d’un grand nombre de conf\u00e9rences mondiales parmi les plus importantes. Le festival de technologie et de musique SXSW<\/a>, par exemple, a \u00e9t\u00e9 annul\u00e9 pour la premi\u00e8re fois en 33\u00a0ans d’existence, tout comme les conf\u00e9rences annuelles des d\u00e9veloppeurs de Google et de Facebook.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Mais de nombreuses entreprises se tournent vers les conf\u00e9rences virtuelles comme moyen de rassembler leurs communaut\u00e9s malgr\u00e9 la crise actuelle. La conf\u00e9rence Build<\/a> de Microsoft, par exemple, se tiendra en mai sous la forme d’une s\u00e9rie de sessions virtuelles en ligne. La Game Developers Conference (GDC<\/a>), l’une des premi\u00e8res conf\u00e9rences \u00e0 avoir \u00e9t\u00e9 annul\u00e9e en f\u00e9vrier, a diffus\u00e9 avec succ\u00e8s un programme d’une semaine pr\u00e9sentant diverses conf\u00e9rences sur la plateforme de streaming vid\u00e9o en direct Twitch.<\/p>\n\n\n\n

Bien que l’organisation d’une conf\u00e9rence virtuelle pendant la distanciation sociale pr\u00e9sente des d\u00e9fis logistiques, cela est possible. Et pour certaines entreprises, cela peut m\u00eame repr\u00e9senter une r\u00e9elle opportunit\u00e9. Les secteurs d’activit\u00e9s ont besoin de soutien et de connexion, et la mise en place d’un forum de discussion et de d\u00e9veloppement peut permettre d’\u00e9tablir des relations qui dureront bien au-del\u00e0 de cette crise.<\/p>\n\n\n\n

Si vous envisagez d’organiser une conf\u00e9rence virtuelle pour votre entreprise, voici huit choses que vous devez savoir pour que cela fonctionne.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Huit strat\u00e9gies pour organiser une conf\u00e9rence virtuelle\u00a0\u00a0\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Votre secteur d’activit\u00e9 et le format de votre \u00e9v\u00e9nement dicteront naturellement les meilleures pratiques pour organiser votre conf\u00e9rence virtuelle. Mais voici quelques consid\u00e9rations et strat\u00e9gies g\u00e9n\u00e9rales \u00e0 garder \u00e0 l’esprit.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

1. Choisissez un th\u00e8me logique<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Sans le pilier d’un lieu physique sur lequel s’appuyer, il peut \u00eatre particuli\u00e8rement difficile d’inscrire les sessions d’une conf\u00e9rence virtuelle dans un contexte significatif. Avec un programme de sessions vaguement li\u00e9es les unes aux autres, les participants auront le sentiment de ne pas avoir de direction pr\u00e9cise ou d’\u00eatre d\u00e9pass\u00e9s. Pour qu’une conf\u00e9rence virtuelle ait un impact r\u00e9el, regroupez toutes vos sessions, cours et ateliers sous un th\u00e8me pr\u00e9cis et global. Dirigez les sessions avec une id\u00e9e forte\u00a0\u2013 m\u00eame si ce n’est qu’un seul mot\u00a0\u2013 et laissez ce sujet orienter chaque aspect de l’ordre du jour de la conf\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n

2. Int\u00e9grez la vid\u00e9o en direct<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

L’un des moyens les plus effic>vid\u00e9o en direct<\/a>. Dans la mesure du possible, encouragez les intervenants et les pr\u00e9sentateurs \u00e0 se faire conna\u00eetre avant ou apr\u00e8s les pr\u00e9sentations pr\u00e9enregistr\u00e9es. Le streaming de contenu en direct apporte un \u00e9l\u00e9ment humain indispensable \u00e0 des sessions qui pourraient autrement sembler impersonnelles, et rappelle aux participants que bien que la conf\u00e9rence est virtuelle, il y a toujours de vraies personnes qui travaillent en coulisses.<\/p>\n\n\n\n

3. Stimulez les interactions<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Cr\u00e9ez des occasions d’interagir avec les participants par le biais de sessions questions-r\u00e9ponses en direct et d’outils tels que des sondages, des activit\u00e9s ou m\u00eame des quiz. N’oubliez pas que vous essayez d’attirer l’attention en permanence, et qu’en invitant les spectateurs \u00e0 participer plut\u00f4t qu’\u00e0 rester passifs, vous renforcerez leur engagement tout en cr\u00e9ant du contenu suppl\u00e9mentaire.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Essayez d’inviter les participants \u00e0 soumettre des suggestions ou des questions avant les sessions, puis traitez-les \u00e0 la fin de la session. Les personnes qui posent des questions ont beaucoup plus de chances de rester pr\u00e9sentes pour entendre les r\u00e9ponses.<\/p>\n\n\n\n

4. Organisez des r\u00e9p\u00e9titions<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

\u00c9tant donn\u00e9 la quantit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e de points d’\u00e9chec possibles, il est presque certain que vous rencontrerez quelques probl\u00e8mes techniques lors de l’organisation d’une conf\u00e9rence virtuelle. Dans la mesure du possible, demandez \u00e0 vos intervenants de parcourir les pr\u00e9sentations \u00e0 l’avance. Ne supposez pas que vos invit\u00e9s sont des experts en technologie. Testez vos \u00e9quipements et vos vitesses de connexion, et identifiez des solutions et des plans de secours en cas de probl\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n

5. Choisissez la simplicit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas organiser une conf\u00e9rence en personne que vous devez recr\u00e9er m\u00e9ticuleusement l’int\u00e9gralit\u00e9 de l’\u00e9v\u00e9nement de fa\u00e7on virtuelle. R\u00e9fl\u00e9chissez aux aspects que vous pouvez ramener \u00e0 l’essentiel.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Certaines sessions, par exemple, pourraient fonctionner comme de simples flux vid\u00e9o Facebook Live. Une pr\u00e9sentation pourrait-elle \u00eatre repens\u00e9e comme une story Instagram, ou m\u00eame comme un thread Twitter\u00a0? Plus il est facile pour vos participants de suivre le contenu, plus vous avez de chances de les atteindre et de retenir leur attention.<\/p>\n\n\n\n

6. Encouragez le networking<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La distanciation sociale rend la vie sociale<\/em> fatalement plus difficile, mais cela ne veut pas dire qu’une conf\u00e9rence virtuelle ne peut pas offrir les m\u00eames possibilit\u00e9s de networking qu’un \u00e9v\u00e9nement physique. Les plateformes de r\u00e9union et de webinaire telles que Zoom sont dot\u00e9es de fonctions de chat compl\u00e8tes qui permettent de discuter pendant les sessions, ainsi que d’entamer des conversations individuelles avec d’autres participants par la suite. Apprenez \u00e0 tirer parti de ces outils, et vous constaterez que les conf\u00e9rences virtuelles peuvent \u00eatre tout aussi efficaces que les \u00e9v\u00e9nements physiques pour rassembler les gens.<\/p>\n\n\n\n\n\n

7. Utilisez les r\u00e9seaux sociaux comme un salon virtuel<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Lors d’une conf\u00e9rence virtuelle, c’est sur les r\u00e9seaux sociaux comme Twitter, Facebook et Instagram que des conversations entre les participants ont le plus de chances d’avoir lieu. Prenez les devants et cr\u00e9ez une atmosph\u00e8re de partage en cr\u00e9ant un hashtag. Demandez \u00e0 vos intervenants et pr\u00e9sentateurs d’inciter les participants \u00e0 l’utiliser.<\/p>\n\n\n\n

8. Tenez compte de l’environnement<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Contactez vos intervenants \u00e0 l’avance pour discuter de l’endroit d’o\u00f9 ils pourraient diffuser ou filmer leurs sessions. Si n\u00e9cessaire, fournissez-leur le mat\u00e9riel n\u00e9cessaire pour produire un flux d’aspect professionnel en accord avec le reste de l’ordre du jour de la conf\u00e9rence.<\/p>\n\n\n\n

Il est peu probable que les pr\u00e9sentateurs disposent d’un studio professionnel dans leur appartement, mais avec un microphone USB d\u00e9cent, une cam\u00e9ra externe et une simple toile de fond, ils peuvent diriger une session int\u00e9ressante et dynamique.<\/p>\n\n\n\n

Plateformes de conf\u00e9rence virtuelle\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

En fonction de la complexit\u00e9 et du format de votre conf\u00e9rence, il existe une multitude d’outils et de logiciels de conf\u00e9rence virtuelle qui pourront vous aider \u00e0 organiser et \u00e0 g\u00e9rer un \u00e9v\u00e9nement r\u00e9ussi.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Pour les programmes plus ambitieux, vous pouvez envisager une plateforme de webinaire compl\u00e8te comme ON24<\/a> ou vConference<\/a>, qui fournissent toutes deux une suite d’outils puissants con\u00e7us pour suivre l’implication du public. Evia<\/a> est une solution compl\u00e8te de coordination d’\u00e9v\u00e9nements virtuels pour organiser des conf\u00e9rences en ligne et peut prendre en charge les flux en direct, la vid\u00e9o \u00e0 la demande et les ressources de session telles que des documents suppl\u00e9mentaires pour les participants.<\/p>\n\n\n\n

Les plateformes de vid\u00e9oconf\u00e9rence comme Zoom<\/a> sont id\u00e9ales pour les sessions plus petites ou plus directes, tandis que les options gratuites comme YouTube<\/a> et Facebook Live<\/a> peuvent atteindre votre public cible d’un simple clic.<\/p>\n\n\n\n

Les avantages d’une conf\u00e9rence virtuelle pendant la p\u00e9riode de distanciation sociale\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

En tant qu’organisateur, la perspective d’organiser une conf\u00e9rence virtuelle\u00a0\u2013 surtout \u00e0 la derni\u00e8re minute\u00a0\u2013 peut para\u00eetre compliqu\u00e9e au premier abord. Mais m\u00eame si les gens ne peuvent pas y assister physiquement, il y a toujours de nombreux avantages \u00e0 d\u00e9placer votre \u00e9v\u00e9nement en ligne plut\u00f4t que de l’annuler.<\/p>\n\n\n\n

Cela permet de nouer de nouvelles relations<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Une conf\u00e9rence virtuelle permet non seulement d’\u00e9tablir et de renforcer les relations entre les pr\u00e9sentateurs, les intervenants et les participants, mais aussi de cr\u00e9er des partenariats solides entre vous et les personnes qui contribuent \u00e0 l’organisation et au d\u00e9roulement de la conf\u00e9rence. Du personnel de production et de soutien aux \u00e9quipes de marketing, les liens que vous cr\u00e9erez serviront \u00e0 votre entreprise de nombreuses autres mani\u00e8res plus tard.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Cela cr\u00e9e une communaut\u00e9 pour votre secteur d’activit\u00e9<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Pour de nombreux participants, en particulier ceux qui travaillent \u00e0 distance ou en tant qu’ind\u00e9pendants, votre conf\u00e9rence pourrait \u00eatre un \u00e9v\u00e9nement social important, en plus de son aspect purement professionnel. Une conf\u00e9rence virtuelle peut toujours fournir cette dimension communautaire vitale pour votre secteur en rassemblant des personnes \u00e0 un moment o\u00f9 beaucoup se sentent socialement isol\u00e9es, coup\u00e9es de leurs pairs et ont peut-\u00eatre besoin d’un peu d’inspiration.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Cela permet de cr\u00e9er une biblioth\u00e8que de contenu vid\u00e9o en ligne<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

La plupart des plateformes de conf\u00e9rence virtuelle vous donneront la possibilit\u00e9 de mettre toutes vos sessions \u00e0 la disposition des participants sur simple demande apr\u00e8s la conf\u00e9rence. Non seulement vous disposez ainsi d’un large choix de contenus vid\u00e9o \u00e0 envoyer \u00e0 ceux qui n’ont pas pu assister \u00e0 la conf\u00e9rence en direct, mais vous disposez \u00e9galement d’une ressource importante que vous pourrez utiliser dans vos communications futures.<\/p>\n\n\n\n

Que vous remplaciez une conf\u00e9rence en personne par une conf\u00e9rence en ligne ou que vous commenciez une conf\u00e9rence virtuelle \u00e0 partir de z\u00e9ro, les outils disponibles pour rassembler des professionnels de votre secteur vous permettent plus facilement que jamais de cr\u00e9er un \u00e9v\u00e9nement sans accroc pour vos participants et pr\u00e9sentateurs.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

La distanciation sociale nous a peut-\u00eatre enferm\u00e9s chez nous pour le moment, mais en nous adaptant \u00e0 cette nouvelle norme, nous pouvons nous efforcer de rester connect\u00e9s et productifs en ces temps difficiles.<\/p>\n\n\n

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