Okta se fonde sur les données pour orchestrer le retour au bureau

La société de logiciels parle de son approche et explique comment les entreprises à distance peuvent tirer profit des données

WeWork Galleria Office Tower I, à Houston. Photo par WeWork

Les occupants de l’immeuble et les courtiers tentent de s’adapter aux changements sans précédent qui leur sont imposés par la pandémie. Le lieu de travail a changé pour de bon. Les stratégies à long terme doivent être complètement revues. À l’heure où tous tentent d’établir les nouvelles structures du monde du travail, les entreprises ne pensent pas seulement aux coûts et à leur portefeuille, elles veulent également disposer de données sur l’utilisation du lieu de travail pour les aider à tracer la voie la plus efficace et la plus durable. 

Dans un récent webinaire, William Sandford, directeur principal du développement commercial chez WeWork, s’est entretenu avec Armen Vartanian, vice-président principal des services pour le lieu de travail mondial chez Okta, et Sam Hocking, cofondateur et président de Vertis, sur les façons dont les entreprises à distance peuvent mieux utiliser les données pour structurer leur lieu de travail en 2022. Voici quelques points intéressants à retenir de cette conversation. 

L’expérience des employés est plus importante que jamais

Les deux intervenants ont convenu que trouver le bon espace de bureau ne se résume plus aux besoins en superficie et à un emplacement enviable. M. Vartanian affirme au contraire que les rôles comme le sien doivent être revus pour répondre aux exigences de l’entreprise et des employés dans un environnement dynamique.

« En raison de l’importance de l’expérience des employés, aujourd’hui plus que jamais, avec la pandémie et la grande vague de démissions, ainsi qu’un cadre de recrutement moins centralisé, l’expérience des employés fait partie des domaines sur lesquels tous les dirigeants devraient vraiment se concentrer », a indiqué M. Vartanian.

Alors qu’avant la pandémie, la main-d’œuvre d’Okta était composée d’environ 30 % de travailleurs à distance, M. Vartanian a indiqué que l’embauche sur les marchés en dehors des bureaux avoisine désormais les 60 %. Le défi, souligne-t-il, c’est de s’assurer que les entreprises embauchent judicieusement en tenant compte de l’endroit où se trouvent les candidats. « Si votre organisation privilégie les interactions en personne afin que les gens soient intégrés à la culture d’entreprise, qu’ils établissent un lien avec elle et développent un sentiment d’appartenance, tout en maintenant une certaine flexibilité, vous devez mettre en place un plan stratégique autour de l’endroit où vous embauchez », explique-t-il. 

Selon M. Sandford, les leaders élaborent leurs stratégies davantage en étudiant l’engagement et l’utilisation des employés, plutôt que le seul coût. « De plus en plus, les décisions relatives au lieu de travail sont prises par un quorum de dirigeants issus des fonctions commerciales, financières et humaines, afin de garantir la réalisation des objectifs par le biais de nouveaux modèles de présence », a-t-il indiqué.

Des décisions plus éclairées mènent à des employés plus heureux

M. Hocking, de Vertis, a remarqué un changement marqué dans les modèles opérationnels de nombreuses entreprises, et il est prêt à appuyer cette tendance à l’aide de données. 

« Les données peuvent vous aider à cartographier l’emplacement de vos employés, résume-t-il. Vous pouvez ensuite réfléchir au type de ressources immobilières que vous devez avoir dans ces régions. Devriez-vous avoir une stratégie flexible avec WeWork? Quels sont vos besoins à long terme? »

Mais ce n’est que la première étape, a indiqué M. Hocking. « Ensuite, vous pouvez classer les personnes en fonction de ce qu’elles font, qu’elles soient à distance, des travailleurs hybrides ou à temps plein, poursuit-il. À mesure que vous obtenez plus de données, vous pouvez les visualiser et les analyser, ce qui vous aidera ensuite à définir votre stratégie. » 

L’expérience des employés est cruciale, c’est pourquoi elle est intégrée dans les domaines sur lesquels tous les dirigeants devraient vraiment se concentrer.

Armen Vartanian, vice-président principal des services du lieu de travail mondial chez Okta

Selon M. Vartanian, Okta, comme la plupart des entreprises, évalue les données sur le coût de la vie et le coût des ressources immobilières, mais elle examine aussi les données sur les déplacements des employés, par exemple. Elle se penche par exemple sur « l’endroit où les ingénieurs programment réellement dans différentes régions. Le fait de disposer de ces ensembles de données uniques nous permet d’être stratégiques quant à l’aspect du modèle d’embauche flexible ».

Avant la pandémie, les entreprises ne s’inquiétaient pas trop de l’endroit où vivaient les gens, fait remarquer M. Hocking. Mais les choses ont changé. Les entreprises se demandent notamment si le fait d’avoir des bureaux plus proches de leurs employés inciterait ces derniers à s’y rendre plus souvent en personne. La pandémie a également amené les entreprises à repenser leur conception des espaces de bureaux et leur utilisation en général.

« Vous avez une occasion inédite de façonner votre approche de recrutement, l’endroit où vous embauchez et la façon dont vous concevez vos espaces, affirme M. Vartanian. Vous devez consolider les embauches sur les différents marchés et mettre en place des occasions pour que ces personnes se réunissent de façon occasionnelle ou régulière. » Cet environnement doit non seulement être durable, il doit aussi favoriser un sentiment de communauté, de collaboration et de développement des relations.

« Bien que bon nombre de nos clients s’alignent sur la vision d’Okta sur l’évolution de la relation entre les talents et le lieu de travail, seuls quelques-uns ont une idée claire de la façon d’y parvenir, explique M. Sandford. En testant de manière réfléchie les nouveaux modes de travail sur les marchés, les divisions ou les entreprises, les sociétés pourront recueillir les données dont elles ont besoin pour créer un environnement de travail compétitif et collaboratif au cours des prochaines années », a-t-il ajouté.

Un espace pour chacun, selon leurs besoins

Okta, membre de WeWork Accès Illimité, a constaté une augmentation de la circulation piétonne dans ses bureaux à la fin de l’année dernière. Ces dernières années, l’entreprise a opté pour une conception plus flexible, dynamique et axée sur les « quartiers », c’est-à-dire un ensemble de postes de travail attribués à des équipes précises. 

« Nous utilisons des ratios, car nous savons que les gens ne viendront pas tous les jours, a indiqué M. Vartanian. Nous avons des points de contact pour que les équipes puissent collaborer, effectuer des tableaux blancs numériques et tenir des rencontres virtuelles, afin qu’elles puissent organiser des sessions en groupes et fournir aux personnes qui viennent la technologie que vous ne pouvez pas nécessairement reproduire à la maison. » 

Une fois ces éléments en place, ils suivent les habitudes des employés, souvent à l’aide de capteurs, de cartes d’accès, de casiers intelligents et d’une application sur le lieu de travail avec laquelle les employés peuvent interagir. « Nous suivons l’utilisation de certains types de salles de conférence adaptées. Comment les gens utilisent-ils les zones plus décontractées? Est-ce que la conception d’espaces ressemblant à un espace de travail collaboratif, ou un salon d’aéroport est efficace? a dit M. Vartanien. Nous savons que nous n’accueillons pas que des personnes qui viennent pour la journée au complet, mais aussi des gens qui viennent pour une heure ou deux, qui ont besoin d’un siège pour pouvoir travailler un peu. »

Repenser les stratégies à long terme et à court terme

La dynamique changeante de la culture en général et de la culture du milieu de travail dans les organisations rend désuète l’idée de trouver une solution et de s’y tenir. Il est temps de se débarrasser de cette idée, a indiqué M. Hocking, et d’envisager les solutions de milieu de travail comme des stratégies en constante évolution. 

« Je pense que la conséquence, c’est que les gens sont plus flexibles et qu’ils l’abordent comme une situation dynamique, et non comme une question résolue une fois la pandémie terminée et les gens de retour au bureau, a indiqué M. Hocking. Les employés exigent des changements, et les employeurs doivent trouver des moyens de s’adapter. Il y a une excellente citation de Churchill qui résume bien la situation : « Ce n’est pas la fin. Ce n’est même pas le début de la fin. Mais c’est peut-être la fin du commencement ». »

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