Se publicó originalmente este artículo en el blog de Managed by Q para inspirar a los profesionales del espacio de trabajo a crear la mejor experiencia de oficina, diseño y cultura posible.
La forma en que trabajamos está cambiando, alejándose de la rigidez de 9 a. m. a 5 p. m., y profundizándose en condiciones más flexibles. Y el panorama profesional del siglo XXI refleja esto: según un informe de Gallup de 2017, el 43 % de los estadounidenses trabajaron a distancia en algún momento de 2016, frente al 39 % que se registró en 2012. Además, el informe también demostró que los horarios flexibles y la posibilidad de trabajar desde casa «juegan un papel importante en la decisión de un empleado de tomar o dejar un trabajo».
Personalmente, he trabajado de manera independiente a tiempo completo y desde casa durante cuatro años, y mi flujo de trabajo mensual se basa en una variedad de eventos de diferentes clientes. Como trabajador remoto, mi mayor desafío no es la productividad. De hecho, hay muchas investigaciones, como se cita en el Harvard Business Review, que sugieren que los trabajadores remotos pueden ser más productivos que los empleados de oficina. Para mí y para muchos otros, el desafío de trabajar a distancia es comprometerse con la cultura y los valores de una empresa donde tal vez nunca conozca en persona a las personas con las que trabajo regularmente.
¿Qué pueden hacer las empresas para que los trabajadores remotos se sientan parte de un equipo? A medida que nuestra cultura en general se replantea desde qué lugares se puede trabajar, los gerentes deberían tomar medidas para acortar la brecha entre los empleados remotos y los que trabajan en una oficina.
Reconsidera el compromiso de los empleados en el proceso de incorporación
Independientemente de si se trata de un empleado a distancia de tiempo completo o de un trabajador independiente que trabaja desde su casa, comunicar los valores y la misión de una organización es la clave del compromiso. Lamentablemente, como me ha ocurrido, esto no siempre sucede. Cuando trabajo con nuevos clientes, a veces me asignan tareas sin ningún contexto.
Cuando contrates trabajadores remotos, comunícales los aspectos básicos, como ¿cuál es el objetivo general de tu empresa? ¿A quién quieres llegar? ¿Qué es lo que te importa y por qué? Cuando no me proporcionan esa información, paso mucho tiempo buscando en el sitio web de mi cliente y en las redes sociales para tratar de entender quiénes son y cuál es su mensaje, a fin de asegurarme de que mi trabajo esté en sintonía con sus objetivos. Incluso con investigación de fondo, sin saber acerca de la cultura de un equipo directamente por parte de una empresa, los trabajadores remotos a menudo sienten que están perdidos.
«Es importante informar a los trabajadores remotos sobre la cultura y los valores de la empresa porque tendrán que vivir con ella, respirarla y aceptar sus normas, incluso si están trabajando de forma remota», afirma Jocelyn Greenky, experta en diversidad, políticas y cultura de oficina.
Greenky agrega que los mentores que trabajan en las oficinas juegan un papel fundamental a la hora de involucrar a los trabajadores remotos, debido a que fomentan relaciones naturales y orgánicas que pueden transmitir mejor la cultura general. Considera la posibilidad de poner a los trabajadores remotos en contacto con un empleado interno que les informe sobre las iniciativas y los acontecimientos de la empresa, ya que esto puede ayudar a los trabajadores que no están físicamente en la oficina a sentirse conectados.
Crea oportunidades que aporten unidad, compromiso y cohesión
Aunque no sea posible para los trabajadores a distancia ir a la oficina, hay mucho que decir para los que sí pueden. Como Victor Fleischer escribió en el New York Times, algunos expertos vinculan las interacciones personales casuales con el aumento del compromiso, la creatividad y la innovación de los empleados.
«Una de las cosas más importantes que puede hacer un trabajador remoto es mostrarse lo más que pueda», afirma Greenky, quien agrega que los trabajadores a distancia pueden aprovechar las plataformas de video para mantenerse visibles y conectados.
¿Es posible incentivar que se visite la oficina una o dos veces por semana? Algo tan simple como un desayuno semanal para el personal puede generar oportunidades de interacción y conexiones orgánicas. Cuando se trata de grandes eventos empresariales, como reuniones anuales de ventas, ¿hay espacio en el presupuesto para incluir a los trabajadores remotos, especialmente a los que forman parte del equipo central?
También puedes aplicar esta forma de pensar a los retiros empresariales. Se trata de encontrar formas creativas de reunir físicamente a todos cuando sea posible.
Aprovecha la tecnología
Las oficinas modernas están llenas de herramientas tecnológicas. Algunas plataformas como Slack, GoToMeeting, Zoom y Join.me se han convertido en servicios omnipresentes de la vida laboral del siglo XXI. Este tipo de tecnología conectiva es aún más importante para atraer a los trabajadores remotos, que pueden sentirse fuera del circuito de la oficina.
En mi propia experiencia, este tipo de comunicación cara a cara es estimulante y me hace sentir comprometido y más parte del equipo. Como la experta en RR. HH. Susan M. Heathfield explicó en The Balance, no se puede pasar por alto la importancia de la comunicación no verbal. Algunos aspectos, como el contacto visual, el lenguaje corporal y las expresiones faciales, ayudan mucho a establecer conexiones emocionales. Lamentablemente, todo esto pasa desapercibido cuando uno se comunica por correo electrónico, mensajes de Slack y llamadas telefónicas tradicionales.
«Creo firmemente en el poder de una videollamada», afirma Rebecca Fairbanks, productora digital a distancia de Coalition Technologies, una agencia de diseño web con sede en California. «Los entrenamientos de equipos y casi todas las reuniones de nuestra empresa se hacen a través de videollamadas. Ya sea mediante Google Hangouts o Skype, una videollamada es una excelente manera de que tanto yo como otros trabajadores remotos sintamos una conexión personal con los que están en la oficina».
Algunas empresas que tienen trabajadores remotos establecen un flujo de video de un área común, como una cocina o una sala de estar, que los empleados remotos pueden sintonizar para ver lo que está ocurriendo en la oficina principal y tener una idea del ritmo de vida de ese espacio.
Amplía la relación a un nivel personal
Crear relaciones auténticas con trabajadores remotos puede ser un desafío. Mientras que los empleados de oficina pueden charlar sobre el episodio de Succession que se estrenó anoche mientras esperan en la fotocopiadora, fomentar esas conexiones para los trabajadores remotos requiere un poco más de previsión.
«Una vez al año, mi equipo realiza un espectáculo de talentos en toda la empresa en el que se anima a todos los miembros del equipo a inscribirse y presentar un video que muestre su talento», comenta Fairbanks, y agrega que la tradición ayuda a unir a los trabajadores a nivel personal. «Se establece una fecha límite, y una vez que todos los miembros del equipo hacen sus presentaciones, toda la empresa ve cada video de presentación en grupo y vota por el mejor talento».
Cada quince días, su empresa también tiene una sesión de lluvia de ideas en la que todos hablan de negocios de una manera más relajada. Usando software de videochat, los trabajadores remotos pueden participar fácilmente con el resto del equipo.
«He notado personalmente que algunas de las mejores ideas para optimizar la empresa han surgido de una de nuestras sesiones de lluvia de ideas», afirma Fairbanks.
Incluso algo tan simple como crear un canal de Slack puede ayudar a humanizar a los trabajadores remotos y a los empleados de oficina. Estas medidas también garantizan que los empleados remotos permanezcan visibles para sus colegas, incluso si no están presentes en la oficina. Por ejemplo, una empresa para la que trabajé tenía un canal de Slack dedicado a enviar GIF graciosos que no tenían nada que ver con asuntos laborales. Nueve de cada diez veces, me hacían reír bastante.
Todas las empresas están estructuradas de forma ligeramente diferente y tienen distintas expectativas para sus empleados. Crear una cultura acogedora para una fuerza de trabajo remota consiste en comunicar de forma clara los valores y las expectativas de la empresa, así como en encontrar formas únicas de cultivar un sentido de compromiso de los empleados, la comunidad y la inversión personal para todos, ya sea en la oficina o a distancia.
Para fortalecer aún más la cultura del espacio de trabajo, sin importar desde dónde se trabaje, consulta “Creating a Great Company Culture” de Managed by Q.