Cómo lo híbrido satisface la demanda de mayor flexibilidad en los espacios de trabajo

Las empresas con visión a largo plazo están preparando a sus equipos para alcanzar el éxito con el modelo híbrido

A medida que el final de la pandemia de COVID-19 se acerca, empresas de todo el mundo se están replanteando qué aspecto tendrá el espacio de trabajo en el mundo tras la pandemia. Tras un año trabajando desde casa que demostró que el trabajo en remoto no significa menor productividad, la mayoría de los empleados quiere más libertad para elegir dónde y cuándo trabajan, incluso después de la pandemia. Para satisfacer la demanda creciente de una mayor flexibilidad, las empresas con visión a largo plazo están adoptando un futuro en el que las opciones de trabajo híbridos sean habituales y los días en que los empleados permanecen atados a sus escritorios sean algo del pasado

En un modelo de trabajo híbrido, los empleados deciden dónde pasan el tiempo y pueden elegir entre diferentes espacios de trabajo. Estos espacios de trabajo pueden incluir oficinas centrales, oficinas satélite más pequeñas, espacios de coworking como WeWork, espacios como cafeterías o sus casas. Si bien el modelo híbrido será diferente en función de las necesidades específicas de cada empresa, la idea general es la misma: el futuro del trabajo es flexible. 

WeWork reunió recientemente en la primera WeWork Innovation Summit celebrada este año a cuatro expertos en propiedad corporativa para hablar sobre cómo están configurando las empresas las oficinas del mañana. El moderador Tom Osmond, director de operaciones de RR. HH. de WeWork, estuvo acompañado de líderes de CBRE, Cushman & Wakefield, Willis Towers Watson y Okta. Echa un vistazo al debate aquí

Los participantes en el panel conversaron sobre los beneficios de los modelos de trabajo híbridos, así como sus desafíos habituales, y sobre cómo la flexibilidad es una solución ante la incertidumbre del lugar de trabajo moderno. Estos son algunos de los aspectos destacados de la conversación. 

WeWork: ¿Qué es una estrategia híbrida? 

Rachel Casanova, directora gerente de innovación en Cushman & Wakefield: híbrido se refiere a cualquier cosa entre estar todos en casa y estar todos en la oficina. Hay que tener en cuenta que antes de la pandemia no todos estaban en la oficina. Estamos adoptando lo que las organizaciones llevan planteándose estos últimos 10 años. Estamos atravesando un periodo de cambios en las organizaciones. Híbrido es la mejor opción posible en estos momentos. No podemos volver todos a la oficina al mismo tiempo. No nos encontramos ante una situación en la que la pandemia de COVID-19 haya quedado atrás, por lo que la aceleración llevará cierto tiempo. 

Armen Vartanian, vicepresidente sénior de servicios globales en Okta: de aquí a 2025, una gran mayoría de la población activa estará compuesta por millenials. La generación Z está entrando ahora en el mercado laboral. Sus preferencias son muy diferentes a las de las generaciones más mayores. Cuando empiezas a pensar en sus preferencias, éstas se basan en la flexibilidad

En realidad, «híbrido» se refiere a volver a esa noción de ofrecer lo que la gente quiere. No se trata de acudir a la oficina y estar ahí un número de días X. Alguien puede decidir acudir a una oficina unas hora o un día… o puede trabajar desde un Starbucks. El entorno del lugar de trabajo ha dejado de ser solo la oficina. Ahora es un ecosistema de lugares donde se desarrolla el trabajo. 

Christelle Bron de CBRE: las organizaciones no se replantean y rediseñan su espacio de trabajo más de una vez cada 10 o 15 años. Si se analiza la comunidad de proveedores flexibles, se comprueba que construyen un espacio nuevo cada dos días. Aprenden y reconstruyen, y siguen mejorando el espacio. El avance con respecto a cómo pueden adaptarse los espacios de trabajo a lo que la gente quiere ha mejorado a pasos agigantados desde el despegue de espacios de coworking como WeWork. 

¿Cuál es tu consejo para adoptar este tipo de modelo? ¿Se empieza por el espacio físico en sí o por los fondos? 

Casanova: Cada caso es diferente. Estamos animando a los clientes a dar el paso y a que lo averigüen, pese a lo incómodo que esto pueda resultar. Nuestra manera de crear en el pasado no está hecha para el cambio. Creamos algo y presuponemos que es fantástico. Históricamente, incluso las conclusiones de la evaluación posterior a la ocupación se utilizaban en el siguiente proyecto y no se corregía lo que se había hecho mal. 

Nuestros programas de cambio solo funcionarán si escuchamos a lo que la gente nos dice. Hubo una época en la que le decíamos a la gente lo que debía hacer, pero eso no funcionaría en estos momentos. Es imprescindible pensar en esto como un ciclo de mejora continua. A medida que probamos este modelo híbrido, primero tenemos que asegurarnos de que la experiencia sea magnífica y, después, pensaremos en todo lo demás. 

Vartanian: A lo largo del último año, hemos pasado de ser un empresa en la que el 30 por ciento de la plantilla trabajaba en remoto a contratar al 60 por ciento de ella en mercados en los que no tenemos oficinas. Lo hemos hecho para seguir al talento allá donde esté. Tendremos a menos gente en los mercados en los que tenemos oficinas. Ahora nos estamos centrando en la flexibilidad, y esto significa que no es necesario acudir a la oficina todos los días. El uso está disminuyendo.

Los aspectos en los que tenemos que pensar no solo son los financieros. Por ejemplo, en la experiencia en el espacio de trabajo. Si se mantiene todo ese espacio para que los empleados puedan acudir a la oficina los días que quieran, ¿cómo se sentirán en ese espacio cuando solo se esté utilizando la mitad? Se está creando un espacio muerto. No es un entorno desde el que sea apetecible trabajar. 

La sede de WeWork transmite ese entusiasmo y energía que atrae a la gente a la hora de ir a una oficina. Quieren ir a un espacio que no puede reproducirse en el hogar. El uso se ha visto reducido, por lo que no hay motivo alguno para construir campus regionales más grandes. Lo que queremos hacer es empezar a invertir ese dinero en ubicaciones más pequeñas para crear una red de oficinas que esté más cerca del lugar de residencia de los empleados.

Bron: Lo que también estamos viendo son esas soluciones a la carta. No quiero que mi red de lugares de trabajo sea solo mi oficina y quizás un espacio en un centro de coworking. Quiero que sea toda la red. Quiero que la gente pueda reservar un espacio con un solo clic desde su teléfono de la misma manera en la que podemos reservar un Uber y decir; «A dónde voy hoy». ¿Dónde están mis colegas? ¿Dónde tiene sentido que nos reunamos? El consumo de propiedad es un proceso mucho más fluido. 

La digitalización y la tecnología para la realización de reservas va a ser clave para lograr todo eso. Si ahora los empleados son consumidores y los tratamos como tales, vamos a tener que empezar a medir su comportamiento de verdad, comprender qué buscan y ser capaces de adaptarnos a todo lo que quieren. 

Casanova: Si no hacemos esto bien, las vacantes seguirán aumentando. La mentalidad del consumidor es la siguiente; si voy y no puedo encontrar un sitio o si me resulta muy difícil despertarme temprano para asegurarme de que consigo hueco en la clase del gimnasio, el hartazgo consecuente me dice que no voy a ir. Y, por error, se usará cada vez menos. 

Es imperativo que se piense en esto como consumidor. ¿Cuál es la manera más sencilla, con un solo clic, de poder ir? No me importa qué sitio se me asigne. No quiero tener que averiguar dónde está mi gente. Eso es secundario, yo tengo que poder dedicarme a lo que tengo que hacer. Ese es el gran desafío en este momento. 

¿Qué has pensado sobre la gestión del cambio? ¿Cómo logras que la dirección se implique y la aceptación por parte de los empleados?

Vartanian: Cuando los empleados empiecen a volver, la experiencia va a ser fundamental. Cuando un producto es completamente nuevo, creo que el sistema fracasa si la experiencia de la gente es muy mala. Exigirán trabajar como lo hacían antes porque era una manera de trabajar más fluida para ellos. 

La tecnología tiene un papel importante en todo esto. Estamos invirtiendo en aplicaciones móviles para ayudar a conectar a los empleados allá donde estén y que puedan reservar. Mi expectativa es que todos los empleados lo vean cada mañana para ver quién va a ir a la oficina ese día y que, luego, tomen ellos mismos la decisión de si deberían acudir o no. 

Echa un vistazo al debate aquí

J. Agrelo, periodista independiente de Chicago.

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