El equipo de diseño de WeWork es experto a la hora de reinventar el espacio de trabajo para los empleados modernos. Ese ha sido nuestro cometido desde que la empresa inició su andadura. Cuando el COVID-19 nos golpeó, nos encomendaron un nuevo desafío: mejorar los estándares en más de 800 ubicaciones de WeWork en todo el mundo para priorizar la salud y la seguridad de la comunidad.
Cuando mejoramos nuestros espacios, nos centramos en cinco áreas clave:
- Mayor desinfección. Establecimos nuevos protocolos para la limpieza de superficies con un elevado grado de contacto, áreas comunes y objetos cada dos horas. También instauramos un procedimiento de entrega de paquetes y correo sin contacto y desinfección inmediata de COVID-19 en aquellos casos en los que es necesario.
- Distanciamiento profesional. Con el fin de des-densificar nuestros espacios, se han transformado áreas comunes, como, por ejemplo, las salas de reuniones, lo que ha implicado designar nuevas distribuciones de asiento para que los empleados puedan mantener una distancia segura.
- Carteles de señalización conductual. Hemos instalado carteles de señalización creativos para reforzar de una manera amable las nuevas políticas de capacidad en las áreas comunes y crear la menor disrupción posible en la jornada laboral de los empleados.
- Equipos de desinfección. Los edificios disponen de equipo nuevo, como dispensadores de jabón automáticos en los cuartos de baño, dispensadores de desinfectante de manos y toallitas, así como artículos de un solo uso en el área de cocina.
- Sistema de climatización mejorado. A través de nuestro sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado, estamos maximizando la cantidad de aire externo en el interior para proporcionar una circulación de aire filtrado más limpia en todos nuestros espacios.
Planeamos y ejecutamos esta reforma en más de 800 ubicaciones. Todo el proceso tuvo en cuenta la experiencia de múltiples departamentos y especialidades, como los de ingeniería, arquitectura, diseño de interiores, estrategia en el lugar de trabajo, operaciones y muchos más. Todo esto, con muy poco margen de tiempo. Así es como lo hicimos.
Diseño de una estrategia a escala
Nos enfrentamos a muchos desafíos a la hora de coordinar una reforma a nivel mundial. Las regulaciones acerca de cómo debían distribuirse los espacios cambiaban cada día y eran muy diferentes de un país a otro. La cadena de suministro mundial en torno a artículos como el desinfectante de manos se vio afectada al principio.
Así que tuvimos que encontrar soluciones rápidamente. Nuestros equipos de abastecimiento y de la cadena de suministro trabajaron sin descanso y se pusieron en contacto con numerosos proveedores fiables para que nos ayudaran a conseguir materiales. Nuestro equipo de diseño central con sede en la ciudad de Nueva York trabajó con responsables de diseño regionales para implementar con éxito nuestras mejoras en diferentes entornos de espacios de trabajo que van más allá del plano y propuesta tradicional de una oficina. A diferencia de los operadores de propiedades comerciales tradicionales, cuyos planes para el lugar de trabajo suelen centrarse tan solo en espacio de oficina privado y salas de reuniones, nuestros espacios incluyen diferentes tipos de espacio: espacios de trabajo flexibles y personales a los que se suman lounges, rincones privados, áreas de cocina, salas de descanso privadas, salas de reuniones que se pueden reservar y mucho más.
Nuestro principal objetivo ha sido garantizar que cada mejora cumple con las expectativas de los miembros en cuanto a distanciamiento social y limpieza, al tiempo que mantenemos nuestra propuesta de valor a la hora de ofrecer a los miembros un sentido de comunidad y conexión dentro de nuestros espacios.
El enfoque era familiar: nos dirigimos a miembros y clientes de empresas para saber cuáles eran sus prioridades a la hora de regresar a la oficina. Esa valiosa información, acompañada de aportaciones obtenidas tras consultar a expertos del sector y la guía de las autoridades gubernamentales y sanitarias públicas, tuvieron un gran peso en nuestros planes.
En el rediseño de nuestros espacios, elaboramos un conjunto de estándares de diseño para cada uno de los espacios de nuestra cartera de productos. Eran instrucciones prescriptivas, muy detalladas, dirigidas a las personas que debían acceder a cada espacio para colocar señales y modificar la ubicación de las sillas. Tuvimos que gestionar este proyecto a través de Zoom.
Equipos de diferentes departamentos se reunían cada día para asegurarse de que los estándares de diseño se respetaran escrupulosamente. Todo lo que hicimos fue acordado por diferentes equipos, aprobado por las personas responsables de cada uno y se hizo el seguimiento correspondiente para poder entender los matices de cada mercado. Dado que la reforma fue un proceso que se desplegó por fases, aprendimos cosas en China que se trasladaron luego a EMEA y posteriormente a Latinoamérica.
Nuestras mejoras al diseño
Nuestros equipos de diseño trasladaron las nuevas directrices a nuestros espacios. Rediseñaron áreas específicas prestando atención especial a la seguridad y la comodidad.
Recepciones del equipo de comunidad seguras y acogedoras
Las recepciones del equipo de comunidad son áreas de atención principal que sirven como punto de reunión para los miembros, sus invitados y el equipo de comunidad de WeWork. El enfoque adoptado en el diseño de estas recepciones incluye recordatorios de distanciamiento como, por ejemplo, vinilos para el suelo que indican que se debe mantener una distancia de 2 metros, dispensadores de guantes desechables y directrices de higiene y de conducta claramente visibles, para que los miembros sepan cómo moverse por nuestro espacio. La intención, como siempre, ha sido crear un ambiente que sea cómodo y cercano.
Lounges con una capacidad reducida
Los lounges son un punto foco de la comunidad en cualquier edificio de WeWork, y es algo que no ha cambiado. Hemos tomado las medidas necesarias para cumplir nuestros estándares renovados en torno a la limpieza y el distanciamiento social, al tiempo que mantenemos la energía de colaboración que nuestros miembros esperan de nuestros espacios. El mobiliario de los lounges permanece en su sitio, y los cojines y los carteles te recuerdan que este es el espacio de siempre, pero que ahora tienes que estar más atento. Hemos colocado recordatorios de distanciamiento en las mesas de centro y en otras superficies centrales, incluidos cojines diseñados a medida. También hemos expuesto directrices de higiene y comportamiento en lugares prominentes.
Sala de reuniones cómodas y colaborativas
Las salas de reuniones son espacios compartidos preparados para ayudarte a aumentar tu productividad. Nos hemos esforzado por mejorar estos espacios para que los miembros puedan seguir colaborando y conectando de manera segura. Hemos reducido la capacidad organizando la distribución de los asientos para cumplir con la distancia social. Hemos añadido dispensadores de toallitas y otros equipos de desinfección, también nos hemos asegurado de que las directrices de higiene y conducta estén a la vista.
Espacios flexibles y compartidos, desinfectados y escalonados
Los espacios flexibles y los espacios para nuestros miembros están distribuidos en una amplia variedad de ambientes para trabajar. Nuestros equipos de diseño han adaptado esta oferta clave de productos para mejorar la higiene y el distanciamiento profesional, incorporando asientos escalonados, equipo de desinfección, como dispensadores de toallitas, e indicaciones de higiene y comportamiento que pueden verse fácilmente.
Estas mejoras están en continua evolución para adaptarse a los cambios de las directrices de salud, así como las necesidades de los miembros. Pero hay un factor que es una constante en WeWork y en especial para el equipo de diseño: el foco en ofrecer diseño de alta calidad. Mantenemos un alto nivel de estandarización y rigor en torno a nuestros espacios y rendimiento. Después, añadimos paletas de color, acabados y arte con un estilo propio a cada espacio de trabajo individual para asegurarnos de que sea especial y único.
Ebbie Wisecarver es presidenta y directora global de diseño en WeWork. Desde que pasó a formar parte de WeWork en 2015, ha ocupado múltiples puestos entre los que se incluyen el de arquitecta y gerente de proyectos de desarrollo para Australia; directora de diseño de Asia, Australia e India; y directora de entrega de proyectos para WeWork Japón. Con anterioridad, Wisecarver había trabajado en Diller, Scofidio + Renfro New York y Steven Holl Architects en Nueva York. Tiene un máster en Arquitectura de la Universidad de Pensilvania y ha participado en numerosas exposiciones itinerantes y becas, entre las que se incluyen unas prácticas de verano competitivas en Takenaka Corporation en Osaka, Japón. Establecida en Brooklyn, Nueva York, Wisecarver es una ávida corredora y le encanta viajar.
