Dado que la pandemia global del coronavirus ha trastocado la vida de todo el mundo, los que tenemos la suerte de poder trabajar desde casa nos tenemos que adaptar a esta nueva realidad: aprender a prepararnos la comida, evitar que el gato se suba al teclado y participar en reuniones virtuales con un niño ruidoso en la habitación.
Prácticamente todo es distinto para los que están acostumbrados a trabajar en una oficina. Mantener una conversación rápida que normalmente supondría simplemente acercarte al escritorio de un compañero ahora requiere un esfuerzo extra y asistencia técnica. Se tarda más en completar un proyecto si hay diversos equipos tratando de coordinarse a distancia. Y con la rápida evolución de las noticias, concentrarse puede resultar más difícil que nunca.
Pero como tenemos que seguir creando productos y sirviendo a los consumidores, tenemos que centrarnos. Aquí encontrarás algunos consejos para aprovechar al máximo el trabajo desde casa.
Crea un espacio de trabajo exclusivo
Esto puede parecer obvio, pero suele ser el principal motivo por el que trabajar desde casa sea tan difícil. Cuando no se establece una separación física entre «trabajo» y «casa», es fácil que ambos se entremezclen y de ahí que estadísticamente aquellos que trabajan desde casa tiendan a trabajar más horas y sean más propensos al agotamiento.
«Nuestras mentes necesitan encontrar el equilibrio entre tiempo de trabajo y tiempo de descanso para optimizar la creatividad y la productividad», dice Shelby Keefer, directora de optimización del aprendizaje en WeWork. «Al trabajar desde casa, resulta fácil dejar que esos momentos acaben mezclándose, por lo que el cerebro no tiene tiempo de desconectar».
Designar un espacio físico en casa que se pueda dedicar en exclusiva al trabajo ayuda a establecer límites. Si no dispones de un escritorio, utiliza la mesa de la cocina (asegúrate de que esté cerca de un enchufe). Si no existe esa posibilidad, utiliza alguna otra superficie firme: coloca el portátil sobre una cómoda o utiliza una estantería como escritorio de pie.
Trata de encontrar un espacio cerca de una fuente de luz natural y evita superficies que evoquen «relajación», como la cama o el sofá. Si bien es cierto que es un hecho conocido que gente como Marcel Proust y Winston Churchill escribían desde sus camas, ellos no tenían que ocuparse de atender consultas multidisciplinarias, correos electrónicos y presentaciones de diapositivas, tareas todas ellas que requieren un mayor nivel de coordinación, más fáciles de gestionar mientras se está sentado en una silla.
Configura tu espacio
Prepara bien tu nuevo espacio de trabajo, es posible que pases bastante tiempo en él. Comprueba la conexión wifi. Si es necesario, conecta un monitor, un ratón o unos altavoces. Si vas a utilizar tu ordenador personal, asegúrate de tener acceso a los sistemas de la empresa y de poder conectarte al correo electrónico, a la plataforma de comunicación y a programas de videoconferencias como Slack y Zoom.
A continuación, ten en cuenta los detalles que transforman una superficie en un espacio de trabajo. Busca un asiento cómodo que esté a una altura adecuada. Despeja el desorden. Enciende una vela. Pon junto al ordenador una planta, una foto enmarcada o un muñequito, lo que sea que te haga feliz.
Vístete como si fueras al trabajo
Uno de los beneficios de trabajar en casa más evidentes es no tener que quitarte el pijama, pero esto puede ser un arma de doble filo. No tener que arreglarse puede resultar liberador durante unos días, pero nos aboca a sentirnos más aislados y fuera de nuestro elemento según van pasando los días en los que trabajamos en remoto.
La solución: haz un pequeño esfuerzo y prepárate para la jornada. Hablamos de ducharse por la mañana, maquillarse un poco o ponerse una camisa «decente» aunque te dejes puestos los pantalones de chándal. No es necesario que te arregles como si fueras a la oficina. Pero no querrás tener que salir corriendo a quitarte el pijama si un compañero te propone de improviso una videoconferencia.
Organiza tus descansos
En la oficina lo haces, así que también deberías hacerlo en casa. Tomarse un descanso y dedicarse a otro tipo de actividades durante el día permite que la mente se recargue. Y está demostrado que realizar algo de actividad física nos hace sentirnos mejor.
Levántate y realiza estiramientos cada hora. Camina un poco, aunque sea simplemente para ir a la cocina a coger un tentempié o al baño para lavarte otra vez las manos. Si tienes ánimo y el cuerpo te lo pide, haz algunas flexiones en el salón. Sigue la regla 20-20-20: cada 20 minutos ve a mirar algo que se encuentre a 20 pasos durante 20 segundos. Si puedes, establece una rutina (con descansos incluidos). Esto te puede ayudar a evitar la sensación de que tu día no tiene una estructura.
Para desconectar durante su jornada, Courtney Brand, fundadora y directora ejecutiva de thelighthouse, una startup que ayuda a trabajadores a afrontar cambios de profesión y miembro de WeWork Dumbo Heights, se conecta a un seminario web desde el teléfono mientra sale a dar un paseo a la hora del almuerzo. «Me ayuda a seguir ‘en modo trabajo’ y, a la vez, les proporciono a mi cuerpo y a mi mente el descanso que necesitan», dice.
(¿Te sientes inspirado por la idea de Brand? Thelighthouse ha lanzado recientemente la Serie de almuerzos de trabajo virtuales, una cita semanal y gratuita en la que se comparten consejos prácticos de profesionales).
Mantén el contacto todo el día
Cuando los equipos trabajan en remoto, hay que hacer un esfuerzo extra para informar a los compañeros de equipo acerca de tu trabajo. Esto se puede lograr a través de intercambios diarios, reuniones rápidas por vídeo o trabajando en una plataforma abierta. Sea cual sea el software o el proceso que le funcione a tu equipo, la comunicación es clave para completar el trabajo.
Si tu equipo utiliza una plataforma como Slack, haz saber a tus compañeros en qué estás trabajando, en caso de que quieran contribuir. Cuando salgas a dar un paseo o a comer, avisa a tus compañeros de equipo de que puede que no estés disponible para responder durante un rato.
Para los gestores: ofreced apoyo adicional
Dado que los gestores no pueden reunirse con sus subordinados directos en persona, es recomendable ponerse en contacto con ellos con más frecuencia. Pregúntales sobre sus estilos de trabajo preferidos y sobre qué puedes hacer para que se sientan más apoyados en este momento, dice Keefer. Trabaja con ellos para establecer una estructura que permita supervisar su progreso, responder a sus preguntas y comentar su rendimiento.
Brand mantiene diariamente reuniones de 15 minutos con su equipo de siete para que sientan que están coordinados con respecto al trabajo y objetivos de ese día. Durante las reuniones individuales, les pregunta: «¿Cómo te sientes en una escala del 1 al 10?» y «¿Dispones ahora mismo de todo lo necesario para hacer bien tu trabajo?»
«He descubierto que es importante interesarse en estas cuestiones, ya que las cosas están cambiando increíblemente rápido», declara. «A todos nos ha pillado por sorpresa esta repentina transición al trabajo a distancia».
En caso de duda, «ten confianza», dice Keefer. «Tus subordinados directos están probablemente trabajando tanto, o incluso más, como cuando estaban en la oficina».
Establece límites
Es difícil colaborar cuando estás separado físicamente de tus compañeros. Otra dificultad añadida es que tu espacio de trabajo lo ocupan ahora personas que también requieren de tu tiempo: compañeros de piso, pareja o hijos. Para que la jornada laboral te resulte más fácil, hazles saber qué horas vas a dedicar al trabajo. O bien, se puede acordar una señal física, como llevar auriculares con cancelación de ruido o dejar el teléfono boca abajo sobre la mesa para indicar que estás trabajando y que no te deben molestar.
Haz saber a tu responsable que tienes niños a tu cuidado. Así, si tu hijo se pone enfermo o requiere atención, no será algo inesperado. (Si hay algo que trabajar desde casa nos ha enseñado hasta ahora es que nos encanta ver a los hijos de nuestros compañeros en la pantalla durante las reuniones virtuales; también a los perros).
Mantener un horario regular también es clave. Puede resultar tentador dedicarse a tareas domésticas como doblar la ropa o limpiar el baño durante la jornada, pero después te arrepentirás de haber dedicado tiempo a esas tareas cuando sigas respondiendo correos electrónicos a las 21:00 h.
Intenta acabar la jornada a aproximadamente la misma hora cada noche. Aprovecha el tiempo que te ahorras al no tener que desplazarte al trabajo para hacer algo que te anime: mantener una videollamada con un amigo o ver una película en casa.
Recrea puntos de conexión
No podemos estar juntos ahora, pero podemos seguir conectados virtualmente. Las empresas organizan happy hours virtuales, celebraciones de cumpleaños, noches de trivial e, incluso, concursos de talentos. La proliferación de canales nuevos en Slack (entre los que se incluye uno dedicado exclusivamente a publicar memes o fotos de perros) puede considerarse al mismo tiempo una pesadilla organizativa y una fuente de alegría.
El lugar de trabajo está diseñado para propiciar encuentros y momentos de conexión espontáneos en el dispensador de agua, las escaleras o la cocina. Se pueden recrear esas charlas informales en las conexiones virtuales comenzando con un intercambio rápido en el que cada miembro del equipo comparta con sus compañeros lo que le apetezca.
«Comienza la conversación haciendo algún comentario sobre la decoración, las mascotas o los niños que aparezcan detrás del vídeo», sugiere Keefer. Existen estudios que demuestran que comenzar una reunión con una charla trivial o comentando qué tal ha ido el fin de semana no solo permite hacer tiempo mientras la gente se va conectando, sino que también fomenta la cohesión del equipo.
Para aquellos a los que les guste recrear los sonidos de gente trabajando alrededor, me han sugerido escuchar una simulación por ordenador del ruido ambiente de una cafetería mientras se trabaja desde casa. «En esto consiste la nueva socialización», dice.
Cuídate
Durante estos tiempos de cambios continuos, que pueden generar ansiedad, lo mejor que puedes hacer por tu productividad es preocuparte por tu bienestar general. Intenta dormir del tirón por la noche. Gestiona lo mejor que puedas tus niveles de estrés. (Está demostrado científicamente que meditar por las mañanas ayuda a empezar el día en un estado de calma). Como recompensa al final del día, sal a dar un paseo o practica ejercicio en casa.
Acepta que debe pasar un tiempo de transición en el que es probable que nuestra productividad no sea muy alta. Ten paciencia contigo mismo y con tus compañeros de trabajo. Y sé flexible cuando se produzcan cambios en los proyectos y cambien las directrices. Pide ayuda a tus superiores o compañeros si necesitas aclaraciones o más orientación, y no olvides tomártelo con calma. Esta es una situación sin precedentes para prácticamente todos nosotros.
No se ha encontrado ningún campo.Anjie Zheng es editora de Ideas de WeWork. Anteriormente fue reportera del Wall Street Journal. También ha publicado en Fast Company, Quartz y LitHub.
