Cómo pasó Cimpress de ser reacia al trabajo en remoto a su integración

The Cimpress/Vista team put together a roadmap for your future based on remote work

Los empleados de Cimpress se reúnen en un encuentro informal en WeWork 501 Boylston St en Boston. Fotografías de David Degner

Antes de la pandemia, Cimpress, la empresa matriz de Vista, el socio de marketing y diseño para pequeñas empresas, era una empresa reacia al trabajo en remoto y con una cultura centrada en la oficina. Sin embargo, durante el confinamiento global, nuestros equipos comenzaron a apreciar las ventajas de trabajar en remoto y además siguieron cumpliendo nuestros objetivos.

Sobre la base de esta exitosa experiencia, en agosto de 2020 comenzamos nuestra transición para convertirnos en una empresa basada en el trabajo en remoto de manera permanente. Esto no quiere decir que esta sea nuestra única modalidad de trabajo. La cultura de nuestra organización se basa en los momentos compartidos y algunas cosas siguen haciéndose mejor en persona. Por ese motivo, hemos desarrollado nuestra estrategia inmobiliaria para convertir el espacio de oficina existente, diseñado para una cultura centrada en la oficina, en centros de colaboración repartidos por todo el mundo aptos para el trabajo en remoto. Como parte de esta estrategia, contamos con una oficina con capacidad para 250 miembros del equipo en WeWork 501 Boylston Street (Boston). Además, ofrecemos pases de WeWork All Access a algunos de nuestros miembros del equipo global. 

Así priorizamos la armonía laboral y personal 

El equilibrio laboral y personal es un ejercicio de malabarismo constante. Frente a esto, el concepto de armonía entre estos dos ámbitos permite la coexistencia del trabajo y la vida personal a lo largo de la jornada. Cualquier persona puede definir qué es para ella la armonía laboral y personal, siempre y cuando haga el trabajo.

Por ejemplo, algunas personas prefieren tener un horario de trabajo tradicional porque es cuando están solas en casa. Otras son más nocturnas y prefieren comenzar a trabajar más avanzado el día. Asimismo, es muy habitual que los miembros del equipo se tomen un tiempo a mediodía para encargarse de tareas personales. 

Los espacios comunes permiten que los empleados de Cimpress se conozcan entre sí.

En este sentido, ayudamos a los miembros de nuestro equipo a tener una mejor relación con el trabajo de muchas maneras. Vamos más allá de aspectos básicos como la reducción del tiempo de desplazamiento y ofrecemos las políticas, las prácticas, las herramientas y los recursos desarrollados a conciencia que necesitan nuestros equipos para sacar el máximo partido al trabajo en remoto. Se trata de un cambio de mentalidad completo.

Herramientas y políticas que permiten el modelo de trabajo en remoto

La armonía laboral y personal repercute directamente en la satisfacción y la productividad de los miembros del equipo, pero solo es posible cuando se dispone de las herramientas, políticas y prácticas adecuadas. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo lo hemos conseguido en Cimpress/Vista:

  • Publicada en noviembre de 2020, nuestra completa guía es el recurso de referencia para el trabajo en remoto. Gracias a la ayuda de los miembros del equipo que añaden documentación, dejan comentarios con ideas y actualizan la información, ha pasado de tener unas pocas páginas a varios cientos.
  • Optamos por la colaboración asíncrona siempre que es posible, que permite que los proyectos avancen sin que sea necesario que dos o más personas estén conectadas al mismo tiempo. Esto es posible gracias a herramientas tecnológicas como Slack, Box y a nuestra herramienta de pizarra virtual: Miro. A principios de la pandemia, nuestros días estaban repletos de reuniones a través de Zoom. Ahora priorizamos qué reuniones son verdaderamente necesarias, qué tareas se pueden realizar de manera asíncrona y cómo mejorar la calidad de las reuniones en general.
  • En 2021, llevamos a cabo una iniciativa piloto llamada «Well-being Day» (Día del bienestar) así como los «Recharge Fridays» (Viernes para recargar) durante los meses de verano. En 2022, establecimos los «Focus Fridays» (Viernes de concentración), que ofrecen a los miembros del equipo la posibilidad de tener las tardes de los viernes libres para su desarrollo profesional, para reflexionar o para otras tareas que exigen concentración.
  • Asimismo, ofrecemos recursos de bienestar en un formato adecuado para el entorno remoto. En el caso de los miembros del equipo de Cimpress/Vista (así como en algunas ubicaciones europeas), nos hemos asociado con la aplicación de meditación Headspace. Los grandes eventos son una parte importante de nuestra cultura y, una vez que sea seguro celebrarlos, volveremos a reunir a cientos de miembros del equipo a lo largo del año en conferencias de varios días, en las que dedicamos tiempo a actividades para conocernos mejor, a debatir sobre estrategia y a aprender los unos de los otros. 
  • Trabajamos con un proveedor de evaluación de ergonomía en remoto, Rising Workplace, que ofrece seminarios web trimestrales y consultas individualizadas sobre el espacio de trabajo. También nos hemos asociado con Peloton para ofrecer a los miembros del equipo que se encuentran con Estados Unidos acceso gratuito al contenido de fitness en línea de la plataforma, así como a tarifas promocionales para adquirir sus equipos.

Hemos podido apreciar los efectos positivos del trabajo en remoto en las encuestas de compromiso semanales que miden el compromiso de los miembros del equipo, la defensa de los valores de la empresas y su satisfacción general con esta. Los valores de compromiso de los miembros del equipo que trabajan en remoto es 3,5 veces superior a los de octubre de 2020, lo que sitúa a Cimpress/Vista en el 25 % superior de las empresas tecnológicas con mayores tasas de compromiso, según el análisis Peakon Employee Voice de Workday.

Trabajo en remoto de manera prioritaria (pero no en exclusiva)

Parte de las iniciativas para apoyar el bienestar de los miembros de nuestro equipo pasan por ofrecerles diferentes opciones relativas a los espacios donde puedan trabajar de manera óptima. Todos los miembros de los equipos que trabajan en remoto tienen derecho a una compensación de gastos mensual para cubrir algunos de los gastos que esto genera, lo que incluye muebles de oficina, material de oficina e Internet, con el fin de optimizar su experiencia de trabajo. 

A través de nuestra asociación con WeWork, ofrecemos centros de colaboración y espacios de trabajo compartido en ubicaciones en las que se concentran los miembros del equipo. Estas ubicaciones ofrecen un espacio tranquilo para el trabajo individual, acceso a servicios y áreas de uso flexible para que los equipos puedan socializar y centrarse en el trabajo que tienen que realizar.

En Boston, hemos pasado del espacio que usábamos antes de la pandemia, en WeWork One Lincoln Street, a un espacio de unos 1500 metros cuadrados en WeWork 501 Boylston Street, que cuenta con un amplio número de espacios de colaboración y para concentrarse con capacidad para hasta 250 miembros del equipo. En las zonas en las que contamos una presencia pequeña pero creciente, como Nueva York y Oakland, hemos ofrecido a los miembros del equipo una suscripción a WeWork All Access. También contamos con espacio de oficina personal en varias ubicaciones de WeWork en India

La cultura de la empresa no depende de una oficina física, sino de la forma en la que colaboramos para cumplir nuestros objetivos compartidos. Cualquier empresa puede acceder a las ventajas asociadas al trabajo en remoto de las que ya disfrutamos en Cimpress/Vista permitiendo que los miembros del equipo trabajen en el momento y lugar que prefieran, así como dando prioridad a la armonía laboral y personal. La productividad es posible en cualquier lugar cuando cuentas con las herramientas adecuadas.

Maureen Carroll es directora sénior de adquisición de talento global, diversidad, igualdad e inclusión en Cimpress/Vista. Se encarga de supervisar el equipo de adquisición de talento, que ha podido apreciar las repercusiones positivas directas de la atrevida decisión de pasar al trabajo en remoto.

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