{"id":640,"date":"2020-04-06T11:07:55","date_gmt":"2020-04-06T15:07:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.wework.com\/de-DE\/ideas\/?p=640&preview=true&preview_id=640"},"modified":"2020-09-03T11:54:44","modified_gmt":"2020-09-03T09:54:44","slug":"how-to-host-a-virtual-conference","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.wework.com\/de-DE\/ideas\/professional-development\/how-to-host-a-virtual-conference","title":{"rendered":"Wie du eine virtuelle Konferenz mit sozialer Distanz veranstaltest"},"content":{"rendered":"\n

Die soziale Distanzierung w\u00e4hrend der Coronavirus-Pandemie hat allen gro\u00dfen Versammlungen ein Ende gesetzt und nicht nur das soziale Leben, wie wir es kennen, ver\u00e4ndert, sondern auch zur Absage vieler der gr\u00f6\u00dften Konferenzen der Welt gef\u00fchrt. Das Technologie- und Musikfestival SXSW<\/a> wurde beispielsweise zum ersten Mal in seiner 33-j\u00e4hrigen Geschichte abgesagt, ebenso wie die j\u00e4hrlichen Entwicklerkonferenzen von Google und Facebook.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Viele Unternehmen setzen nun auf virtuelle Konferenzen, um ihre Communitys trotz der anhaltenden Krise zusammenzubringen. Die Microsoft-Konferenz Build<\/a> wird zum Beispiel im Mai als Serie von virtuellen Online-Sitzungen abgehalten. Die Game Developers Conference (GDC)<\/a> \u2013 eine der ersten Konferenzen, die bereits im Februar abgesagt werden musste \u2013 sendete erfolgreich eine Woche lang ein Vortragsprogramm \u00fcber die Live-Video-Streaming-Plattform Twitch.<\/p>\n\n\n\n

Eine virtuelle Konferenz in Zeiten der sozialen Distanzierung zu veranstalten, birgt zwar logistische Herausforderungen, l\u00e4sst sich aber bewerkstelligen. Und f\u00fcr einige Unternehmen kann eine solche Veranstaltung in dieser Zeit eine echte Chance darstellen. Die Industrie ist auf Unterst\u00fctzung und Verbindungen angewiesen, und das Angebot eines Forums f\u00fcr Diskussionen und Weiterentwicklung kann dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen, die weit \u00fcber diese Krise hinausgehen.<\/p>\n\n\n\n

Wer eine virtuelle Konferenz f\u00fcr sein Unternehmen plant, findet hier acht lohnende Tipps, um dies erfolgreich umzusetzen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Acht Strategien zur Organisation einer virtuellen Konferenz\u00a0\u00a0\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Es h\u00e4ngt nat\u00fcrlich von der Branche und dem Veranstaltungsformat ab, welche bew\u00e4hrten Praktiken f\u00fcr die Veranstaltung der virtuellen Konferenz genutzt werden. Es gibt jedoch ein paar allgemeine \u00dcberlegungen und Strategien, die zu ber\u00fccksichtigen sind.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

1. Das gew\u00e4hlte Thema muss stimmig sein<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Wenn der Veranstaltungsort nicht als Anker dienen kann, ist es m\u00f6glicherweise besonders schwierig, virtuelle Sitzungen in einen sinnvollen Kontext einzubetten. Ein Programm mit lose zusammenh\u00e4ngenden Themen f\u00fchrt dazu, dass sich die Teilnehmer richtungslos oder \u00fcberfordert f\u00fchlen. Damit eine virtuelle Konferenz eine echte Wirkung entfalten kann, sollten alle Sessions, Kurse und Workshops unter einem klaren und \u00fcbergreifenden Thema zusammengefasst werden. Dabei sollte eine starke Idee \u2013 auch wenn sie nur ein einziges Wort umfasst \u2013 im Vordergrund stehen und sich mit jedem Thema des Konferenzprogramms verkn\u00fcpfen lassen.<\/p>\n\n\n\n

2. Live-Video ist mit dabei<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Eine der wirks>Live-Videositzung<\/a>. Soweit m\u00f6glich, sollten Vortragende und Moderatoren ermutigt werden, vor oder nach aufgezeichneten Pr\u00e4sentationen selbst noch einmal zu sprechen. Live-Inhalte zu streamen, f\u00fcgt Sitzungen ein dringend ben\u00f6tigtes menschliches Element hinzu, die sich ansonsten unpers\u00f6nlich anf\u00fchlen k\u00f6nnten. F\u00fcr die Teilnehmer ist das eine willkommene Erinnerung daran, dass die Konferenz zwar virtuell ist, aber immer noch echte Menschen hinter den Kulissen arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

3. Interaktivit\u00e4t bereitstellen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Es sollten M\u00f6glichkeiten zur Interaktion mit den Teilnehmern geschaffen werden, wie etwa Sessions mit Fragen und Antworten und anderen Tools, wie Umfragen, Aktivit\u00e4ten oder sogar Quizspiele. Der Grund ist, dass man stets um die Aufmerksamkeit der Menschen konkurriert. Wenn die Zuschauer aktiv teilnehmen k\u00f6nnen, anstatt passiv zu sein, erh\u00f6ht sich die Bindung und es k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Inhalte erstellt werden.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Es lohnt sich, die Teilnehmer zu bitten, Anregungen oder Fragen vor der Session einzureichen und diese dann zum Schluss zu besprechen. Jemand, der eine Frage stellt, bleibt viel eher am Ball, um zu h\u00f6ren, wie sie beantwortet werden.<\/p>\n\n\n\n

4. Den Probelauf nicht vergessen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Bei so vielen potenziellen Fehlerquellen sind bei der Organisation einer virtuellen Konferenz ein paar technische Schwierigkeiten fast vorhersehbar. Soweit m\u00f6glich, sollten die Vortragenden ihre Pr\u00e4sentationen im Vorfeld einmal durchgehen. Nicht alle Teilnehmer sind technisch versiert. Die Ger\u00e4te und Verbindungsgeschwindigkeiten sollten getestet werden und L\u00f6sungen und Alternativen f\u00fcr den Fall, dass etwas schiefgeht, bereitstehen.<\/p>\n\n\n\n

5. In der K\u00fcrze liegt die W\u00fcrze<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Nur weil keine Konferenz mit pers\u00f6nlicher Teilnahme m\u00f6glich ist, hei\u00dft das nicht, die gesamte Veranstaltung akribisch virtuell nachzustellen. Das Grundger\u00fcst k\u00f6nnte auf bestimmte Aspekte reduziert werden.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Einige Sitzungen lassen sich zum Beispiel als einfache Facebook-Live-Videostreams abhalten. Themen k\u00f6nnten auch als Instagram Story oder als Twitter-Thread pr\u00e4sentiert werden. Je leichter die Teilnehmer auf den Inhalt zugreifen k\u00f6nnen, desto eher kann man sie erreichen und ihre Aufmerksamkeit gewinnen.<\/p>\n\n\n\n

6. Networking f\u00f6rdern<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Durch die soziale Distanzierung f\u00e4llt eben der soziale<\/em> Umgang weg, aber das bedeutet nicht, dass eine virtuelle Konferenz nicht die gleichen Networking-M\u00f6glichkeiten bieten kann wie eine Pr\u00e4senzveranstaltung. Meeting- und Webinar-Plattformen wie Zoom verf\u00fcgen \u00fcber eine ganze Palette von Chat-Funktionen, die Diskussionen im Rahmen des Vortrags und anschlie\u00dfende Einzelgespr\u00e4che mit anderen Teilnehmern erm\u00f6glichen. Wer diese Tools nutzen lernt, wird feststellen, dass virtuelle Konferenzen Menschen genauso wirksam zusammenbringen k\u00f6nnen wie Pr\u00e4senzveranstaltungen.<\/p>\n\n\n\n\n\n

7. Soziale Medien als virtuelle Lounge<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Bei einer virtuellen Konferenz sind Social-Media-Websites wie Twitter, Facebook und Instagram die Orte, an denen Gespr\u00e4che zwischen den Teilnehmern am ehesten stattfinden. Dies sollte vorab ber\u00fccksichtigt und die B\u00fchne durch ein Hashtag bereitet werden. Vortragende und Moderatoren sollten die Teilnehmer ermuntern, das Hashtag zu nutzen.<\/p>\n\n\n\n

8. Das Umfeld spielt eine Rolle<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Bei den Vortragenden sollte im Vorfeld nachgefragt werden, von wo aus sie ihre Sitzungen \u00fcbertragen oder filmen k\u00f6nnen. Falls erforderlich, sollte ihnen die erforderliche Hardware zur Verf\u00fcgung gestellt werden, um professionell aussehende Streams zu produzieren, die zum \u00fcbrigen Programm der Konferenz passen.<\/p>\n\n\n\n

Es ist eher unwahrscheinlich, dass Vortragende ein professionelles Aufnahmestudio in ihrer Wohnung haben, aber mit einem vern\u00fcnftigen USB-Mikrofon, einer externen Kamera und einer einfachen Kulisse lassen sich ansprechende und lebendige Sitzungen aufzeichnen.<\/p>\n\n\n\n

Plattformen f\u00fcr virtuelle Konferenzen\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Abh\u00e4ngig von der Komplexit\u00e4t und dem Format der Konferenz sind eine Vielzahl verschiedener Tools und Softwareoptionen f\u00fcr virtuelle Konferenzen verf\u00fcgbar, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren und durchzuf\u00fchren.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Bei einer gro\u00dfen Konferenz bietet sich eine Webinar-Plattform mit umfassender Funktionalit\u00e4t an, wie etwa ON24<\/a> oder vConference<\/a>, die beide ein leistungsstarkes Paket von Tools zur Erfassung der Publikumsbeteiligung bieten. Als Koordinator f\u00fcr virtuelle Veranstaltungen ist Evia<\/a> eine von Anfang bis Ende durchdachte L\u00f6sung f\u00fcr Online-Konferenzen und unterst\u00fctzt Livestreams, Videos auf Abruf und Material f\u00fcr Sitzungen, beispielsweise Handouts f\u00fcr Teilnehmer.<\/p>\n\n\n\n

Videokonferenz-Plattformen wie Zoom<\/a> eignen sich hervorragend f\u00fcr Sitzungen mit kleineren Gruppen oder direktem Kontakt, w\u00e4hrend kostenlose Angebote wie YouTube<\/a> und Facebook Live<\/a> eine Ansprache des Zielpublikums per Knopfdruck erm\u00f6glichen.<\/p>\n\n\n\n

Die Vorteile f\u00fcr Organisatoren virtueller Konferenzen in Zeiten sozialer Distanzierung\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

F\u00fcr Veranstalter mag es zun\u00e4chst \u00fcberw\u00e4ltigend erscheinen, eine virtuelle Konferenz anzubieten \u2013 besonders, wenn sie auf die Schnelle organisiert wird. Aber auch wenn die Teilnehmer nicht physisch anwesend sein k\u00f6nnen, hat es immer noch viele Vorteile, die Veranstaltung online abzuhalten, anstatt sie abzusagen.<\/p>\n\n\n\n

Es entstehen neue Beziehungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Eine virtuelle Konferenz kann nicht nur die Beziehungen zwischen Vortragenden, Moderatoren und Teilnehmern herstellen und st\u00e4rken, sondern baut auch starke Partnerschaften zwischen dem Veranstalter und den Personen auf, die bei der Organisation und Durchf\u00fchrung der Konferenz behilflich sind. Von den Produktions- und Supportmitarbeitern bis hin zu den Marketingteams \u2013 die Kontakte, die gekn\u00fcpft werden, kommen dem Unternehmen in der Folgezeit auf vielfache Art und Weise zugute.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Eine Community f\u00fcr die eigene Branche<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

F\u00fcr viele Teilnehmer \u2013 insbesondere f\u00fcr diejenigen, die extern oder freiberuflich t\u00e4tig sind \u2013 ist die Konferenz vielleicht nicht nur ein rein berufliches, sondern auch ein wichtiges gesellschaftliches Ereignis. Eine virtuelle Konferenz kann auch weiterhin diesen wichtigen Gemeinschaftsaspekt abdecken und Menschen in einer Zeit zusammenbringen, in der viele sich sozial isoliert f\u00fchlen, von ihrer Branche abgeschnitten sind und vielleicht ein wenig Inspiration ben\u00f6tigen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Es entsteht eine Bibliothek mit Online-Video-Inhalten<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Die meisten virtuellen Konferenzplattformen bieten die M\u00f6glichkeit, den Teilnehmern auf Anfrage alle Sitzungen nach Beendigung der Konferenz zur Verf\u00fcgung zu stellen. Dadurch steht nicht nur eine gro\u00dfe Auswahl an Videoinhalten zur Verf\u00fcgung, die an diejenigen versendet werden k\u00f6nnen, die nicht live teilnehmen konnten, sondern auch eine gro\u00dfartige Ressource f\u00fcr zuk\u00fcnftige Kommunikationen.<\/p>\n\n\n\n

Ganz gleich, ob eine bestehende Konferenz digital abgehalten oder eine virtuelle Konferenz neu ins Leben gerufen wird, die verf\u00fcgbaren Tools zum Zusammenf\u00fchren deiner Branche machen es einfacher als je zuvor, eine nahtlose und erfolgreiche Veranstaltung f\u00fcr die Teilnehmer und Vortragenden zu schaffen.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Durch die soziale Distanzierung m\u00fcssen wir uns vorerst in die eigenen W\u00e4nde zur\u00fcckziehen, aber w\u00e4hrend wir uns an diese neue Normalit\u00e4t gew\u00f6hnen, k\u00f6nnen wir Schritte unternehmen, in diesen schwierigen Zeiten in Kontakt und produktiv zu bleiben.<\/p>\n\n\n

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