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Angesichts stetig steigender Impfraten überlegen Branchenexperten, Berater und CEOs, wie man Menschen wieder sicher ins Büro zurückkehren lassen kann. Dabei setzen sie auf einige wichtige Strategien, um den bereits vorhandenen Immobilienbestand zu aktualisieren.
WeWork hat bei diesen Updates eng mit Großunternehmen zusammengearbeitet. „Designtrends verlaufen nicht linear, es gibt also keine ‚Rückkehr zur Normalität‘“, so Ashley Hohmann, Projektleiterin bei WeWork in New York City. „Die Anpassungen, die wir während dieser Pandemie vornehmen mussten, werden auch weiterhin die Art und Weise beeinflussen, wie wir mit Räumen umgehen.“
Die meisten Umfragen zeigen, dass die Menschen eine Kombination aus Arbeiten im Büro und remote bevorzugen. Es zeichnet sich ab, dass der neue Arbeitstag ein Hybrid aus Tätigkeiten im Büro und dem Arbeiten von anderen Orten aus sein wird. Diese Entwicklung bietet die einmalige Gelegenheit, die Gestaltung und Funktion von Büros zu überdenken.
Drei Nutzungsstrategien stehen dabei im Vordergrund: Geringe Auslastung, Dezentralisierung und die Verwandlung des Büros in einen Collaboration Hub. Die Strategien können einzeln oder in Kombination umgesetzt werden. Schauen wir uns mal etwas genauer an, wie die Etage eines Büros mit diesen Strategien umgestaltet werden kann.
Auslastung reduzieren
Eine geringere Auslastung meint, die Anzahl der Menschen in einem Bereich zu begrenzen. Das kann bedeuten, Schreibtische räumlich voneinander zu trennen oder ein Konzept umzusetzen, bei dem nicht alle zur gleichen Zeit vor Ort arbeiten. Durch abwechselnde Arbeitstage kann die Anzahl der Angestellten vor Ort reduziert werden, wodurch mehr Platz für bestimmte Aufgaben zur Verfügung steht.
„In der Praxis könnte das bedeuten, die Anzahl der Schreibtische zu reduzieren und auf einen ‚A‘-Tag, einen ‚B‘-Tag oder ein Hotelling-Modell umzustellen“, sagt Hohmann. Als Hotelling- oder Hot-Desk-Modell versteht man einen Arbeitsplatz, der von mehr als einer Person genutzt wird. Die Nutzer können an abwechselnden Tagen dort arbeiten, wobei zwischendurch eine Reinigung erfolgt. Nicht belegte Stühle und nicht benötigte Arbeitsplätze können entfernt werden. Informationsschilder, Aufkleber und andere Hilfsmittel wie Wegweiser können eingesetzt werden, um auf die Einhaltung des physischen Abstands hinzuweisen.
Wie in der Grafik oben dargestellt, ist eine geringere Auslastung die am einfachsten umzusetzende Strategie, da das grundlegende Bürolayout unverändert bleibt. Die Vorher- und Nachher-Grundrisse zeigen, wie an einem Tisch, an dem früher acht Angestellte arbeiteten, jetzt nur noch vier sitzen. So hat jeder ausreichend Platz und kann den physischen Abstand einhalten. Angenommen, die Hälfte der Beschäftigten würde am Tag A von zu Hause aus arbeiten und die andere am Tag B – dann würde nur die Hälfte der Gesamtarbeitsplätze benötigt werden.
„Ziel ist es, den Nutzern des Bereichs eine großzügige Fläche zu bieten, auf der sie gut arbeiten können“, so Hohmann.
Dezentralisieren
Unternehmen mit großen, klassischen Hauptgeschäftsstellen könnten davon profitieren, mehr Angestellte in Satellitenbüros unterzubringen.
„Teams müssen nicht unbedingt zentral untergebracht sein, um erfolgreich zu arbeiten“, sagt Hohmann. „Unternehmen überdenken ihr Immobilienportfolio, um Lösungen zu finden, die für ihre Teams vorteilhaft sind.“ Das könnte bedeuten, dass die Fläche, auf der sich bisher die Zentrale befand, kleiner wird.
Die WeWork Hauptgeschäftsstelle in New York City ist ein Paradebeispiel dafür, wie dieses System funktionieren kann. Vor der Pandemie arbeiteten die meisten Angestellten in einem Hauptgebäude in Chelsea. Durch die Dezentralisierung hat WeWork drei neue Satellitenbüros in Brooklyn sowie Downtown und Midtown Manhattan eröffnet. Die verschiedenen Büros ermöglichten es den Mitarbeitern, den ihrem Wohnort am nächsten gelegenen Satelliten zu wählen, was nicht nur die Pendelzeit reduzierte, sondern auch die Flexibilität am Arbeitsplatz erhöhte.
Die gleiche Strategie verfolgte auch eine weltweit tätige Versicherungsgesellschaft, die ihren Hauptsitz in einer asiatischen Großstadt hat. Sie verfügten nicht über die nötigen Immobilien, um die Auslastung ihrer Büros so zu verringern, wie sie konfiguriert waren. Durch die Dezentralisierung konnten sie temporäre Satellitenbüros in der ganzen Stadt einrichten und so ihren Betrieb aufrechterhalten.
Der Bau eines Collaboration Hub
Im Collaboration-Hub-Modell werden ganze Reihen von Arbeitsplätzen entfernt. Die gewonnene Fläche wird in andere Bereiche umgewandelt, um das gemeinsame Arbeiten zu fördern. Dies können Onboarding- und Schulungsbereiche sein, die wie Mini-Klassenzimmer ausgestattet sind, Lernbereiche, die mit kreisförmigen Sitzgelegenheiten ausgestattet werden, um Blickkontakt und Interaktion zu fördern, oder aktive Zonen für die Zusammenarbeit mit legeren Sitzgelegenheiten.
„Mit einem Collaboration Hub können vorhandene Immobilien genutzt werden, um eine Vielzahl von Bereichstypen bereitzustellen, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden“, sagt Hohmann.
PayPay, ein japanischer Anbieter für bargeldloses Bezahlen, baute seinen Collaboration Hub auf, indem er Mitarbeiter für Aufgaben, die auch zu Hause erledigt werden können, zunächst nicht ins Büro kommen ließ. Anschließend wurden innerhalb des Büros Zonen für bestimmte Zwecke geschaffen, so z. B. ein Bereich für aktive Zusammenarbeit, eine Lernzone und eine Gemeinschafts-/Sozialzone. PayPay verzeichnete einen Produktivitätsanstieg und 90 Prozent der Mitarbeiter berichteten von einer gesteigerten Effizienz.
Ein Collaboration Hub kann auch die Schaffung von Neighbourhoods oder Spokes von Spezialisten beinhalten. Jede „Spoke“ fungiert als Treffpunkt, der den Ideenaustausch fördert. Jede Speiche ist an ein privates Büro gekoppelt, das von Bereichen für konzentriertes Arbeiten, Treffpunkten, Konferenzbereichen und kleineren, privaten Unterbüros umgeben sein kann, die sich perfekt für Telefonate eignen.
„Wir haben festgestellt, dass die Funktion des traditionellen Büros auf den Kopf gestellt wurde“, sagt Hohmann. „Die Mitglieder können Bereiche für aufgabenbasierte Arbeit schaffen, die es den Teams ermöglichen, auf eine Art und Weise zusammenzuarbeiten, wie sie ihnen bisher nicht möglich war.“
Alle, die über das Büro und die Zukunft der Arbeit nachdenken, sind sich einig, dass es kein Zurück zu alten Strukturen gibt. Mitarbeiter und Führungskräfte sehen eine Notwendigkeit für mehr Flexibilität bei der Art und Weise, wie und wo sie arbeiten.
„Das Festhalten an alten Modellen kann dazu führen, dass Unternehmen versuchen, veraltete Lösungen durchzusetzen, was ihrer Kultur schaden und Talente abschrecken könnte“, sagt Hohmann. „Ich denke, dass diejenigen, die die Freiheit oder den Weitblick haben, flexibel zu reagieren, die Nase vorn haben werden.“
Viele Aspekte der Arbeit und des Lebens mussten im letzten Jahr auf Eis gelegt werden oder ein langsameres Tempo einlegen. Eine Sache, die durch die Pandemie deutlich wurde, ist, dass Menschen zwar virtuell arbeiten können – aber nichts ist mit der Inspiration und Innovation zu vergleichen, die durch das Zusammenkommen im Büro entsteht. Selbst wenn es nur wenige Tage in der Woche sind.
Scott Sowers ist freier Autor mit Sitz in Washington, D.C. Er schreibt über Immobilien, Architektur, Design, Energie und die Automobilbranche. Seine Texte erscheinen in The Washington Post, The New York Times, The Atlantic und anderen Publikationen.
