Nutzer und Vermittler von Gebäuden sind bestrebt, den beispiellosen Veränderungen Rechnung zu tragen, die ihnen die Pandemie aufzwingt. Der Arbeitsplatz hat sich grundlegend geändert. Bewährte Strategien werden über Bord geworfen. Beim Entwurf neuer Strukturen für die Arbeitswelt spielen neben den Kosten und dem Portfolio die Daten über die Nutzung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den effizientesten und nachhaltigsten Weg zu finden.
In einem Webinar sprach William Sandford, Senior Director of Business Development bei WeWork, kürzlich mit Armen Vartanian, SVP of Global Workplace Services beim Softwareunternehmen Okta, und Sam Hocking, Mitbegründer und Präsident von Vertis, darüber, wie Unternehmen auf dem Weg ins Jahr 2022 Daten dazu nutzen können, Arbeitsplatzstrukturen zu optimieren. Nachfolgend sind einige der Erkenntnisse aus diesem Gespräch zusammengefasst:
Die Mitarbeitererfahrung ist wichtiger denn je
Bei der Wahl des richtigen Büros kommt es nicht mehr nur darauf an, die Anforderungen an die Fläche und den Standort zu erfüllen, worin sich beide Redner einig waren. Vartanian zufolge müssen Funktionen wie die seine weiter ausgebaut werden, um den Anforderungen von Unternehmen und Mitarbeitenden in einem dynamischen Umfeld gerecht zu werden.
„Aufgrund der Bedeutung der Mitarbeitererfahrung, die vor dem Hintergrund der Pandemie und der Great Resignation heute mehr denn je zum Tragen kommt, zusammen mit einer dezentraleren Einstellungspolitik, ist die Mitarbeitererfahrung zu einem zentralen Element geworden, auf das alle Führungskräfte ein besonderes Augenmerk legen sollten“, untermauert Vartanian seine Forderung.
Lag der Anteil der remote Mitarbeitenden bei Okta vor der Pandemie bei etwa 30 Prozent, so macht der Anteil der Mitarbeitenden, die außerhalb der Bürostandorte eingestellt werden, laut Vartanian inzwischen fast 60 Prozent aus. Die Herausforderung für Unternehmen liegt seiner Erfahrung nach darin, bei der Einstellung von Mitarbeitenden geografische Standorte mit Bedacht auszuwählen. „Wird im Unternehmen Wert auf persönliche Kontakte gelegt, damit sich die Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur identifizieren und ein Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen und der Zugehörigkeit verspüren, ohne dabei an Flexibilität einzubüßen, wird es zu einer strategischen Entscheidung, wo Mitarbeitende eingestellt werden“, führt er aus.
Führungskräfte verfolgen Strategien, die mehr auf die Einbindung und Auslastung der Mitarbeiter als auf die Kosten abzielen“, so Sandford. „Entscheidungen am Arbeitsplatz werden zunehmend von einer Gruppe von Führungskräften aus dem Geschäfts-, Finanz- und Personalbereich getroffen, um sicherzustellen, dass diese Ziele durch neue Anwesenheitsmodelle erreicht werden“, sagt er.
Fundiertere Entscheidungen, zufriedenere Mitarbeiter
Vertis-Chef Hocking hat einen deutlichen Wandel in den Betriebsmodellen vieler Unternehmen festgestellt und ist bereit, diesen Wandel mit Daten zu unterstützen.
„Daten können dabei helfen, abzubilden, wo sich die Mitarbeitenden befinden“, erläutert er. „Ausgehend davon kann man darüber nachdenken, welche Art von Immobilienressourcen wir in diesen Gebieten benötigen. Brauchen wir eine flexible Strategie mit WeWork? Was sind die langfristigen Anforderungen?“
Das ist aber nur der erste Schritt, so Hocking. „Dann können die Mitarbeitenden nach ihrer Beschäftigung unterteilt werden, d. h. je nachdem, ob sie remote, hybrid oder Vollzeit im Büro arbeiten“, fährt er fort. „Je mehr Daten vorhanden sind, desto besser können sie visualisiert und analysiert werden, um eine Strategie daraus abzuleiten.“
Die Mitarbeitererfahrung ist so wichtig, dass sie ein zentrales Element geworden ist, auf das alle Führungskräfte ein besonderes Augenmerk legen sollten.
Armen Vartanian, SVP of Global Workplace bei Okta
„Wie die meisten Unternehmen wertet Okta die Daten zu Lebenshaltungskosten und Immobilienkosten aus, darüber hinaus berücksichtigt das Unternehmen jedoch auch Daten wie das Migrationsverhalten der Mitarbeitenden“, so Vartanian. „Darin fließt ein, wo Programmiere in verschiedenen Regionen tatsächlich wohnen und arbeiten. Anhand dieser einzigartigen Datensätze können wir strategisch entscheiden, wie das flexible Einstellungsmodell aussehen soll.“
Vor der Pandemie machten sich die Unternehmen keine allzu großen Gedanken darüber, wo die einzelnen Mitarbeitenden leben, berichtet Hocking. Heute ist das anders. Die Unternehmen denken nun verstärkt darüber nach, ob die räumliche Nähe der Büros zu ihren Mitarbeitenden diese dazu veranlassen würde, häufiger ins Büro zu kommen. Darüber hinaus hat die Pandemie die Unternehmen dazu motiviert, die grundsätzliche Art und Weise der Gestaltung und Nutzung von Büroräumen zu überdenken.
„Man erhält mehr Einfluss auf die Art und Weise, wie man einstellt, wo man einstellt und wie man seine Räume gestaltet“, so Vartanian. „Man muss Neueinstellungen in verschiedenen Märkten koordinieren und Gelegenheiten schaffen, damit diese Mitarbeitenden gelegentlich oder regelmäßig zusammenkommen können“, sagt er. Ein solches Umfeld sollte nicht nur nachhaltig sein, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl, die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen fördern.
„Viele unserer Kunden teilen die Ansicht von Okta in Bezug auf die sich wandelnde Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Arbeitsplatz. Allerdings wissen nur wenige, wie sie diese umsetzen können“, so Sandford. „Ein durchdachtes Testen neuer Arbeitsformen in verschiedenen Märkten, Geschäftsbereichen und Unternehmen ermöglicht es Unternehmen, die Daten zu sammeln, die sie benötigen, um in den kommenden Jahren ein wettbewerbsfähiges und kollaboratives Arbeitsumfeld zu schaffen“, fügt er hinzu.
Raum für alle schaffen – und die Anforderungen der Mitarbeitenden berücksichtigen
Okta ist ein WeWork All Access-Mitglied und verzeichnete Ende letzten Jahres einen Anstieg der Nutzung der Standorte durch die Mitarbeitenden. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren zu einem flexibleren, dynamischen Konzept übergegangen, in dessen Mittelpunkt „Nachbarschaften“ stehen – eine Ansammlung von Schreibtischen, die bestimmten Teams zugewiesen sind.
„Wir verwenden dafür Quoten, weil wir wissen, dass die Mitarbeitenden nicht jeden Tag kommen“, sagte Vartanian. „Wir haben spezielle Bereiche für Teams, in denen sie zusammenarbeiten, digitale Whiteboards verwenden und Zoom-Meetings durchführen können, damit sie Gruppensitzungen abhalten können und Technologien zur Verfügung haben, die sie zu Hause nicht haben.“
So kann das Unternehmen die Verhaltensmuster seiner Mitarbeitenden verfolgen, oft mit Sensoren, mobilen Ausweisen, intelligenten Schließfächern und einer Arbeitsplatz-App, über die Mitarbeiter interagieren können. „Wir verfolgen die Nutzung bestimmter Arten von speziell gestalteten Konferenzräumen. Wie werden solche Sitzecken genutzt? Ist es wirkungsvoll, Räume eher wie eine Coworking- oder Flughafen-Lounge-Umgebung zu gestalten?“, so Vartanian. „Wir wissen, dass die Leute nicht unbedingt den ganzen Tag kommen, sondern dass sie eventuell nur für ein oder zwei Stunden da sind und einen Platz brauchen, um zu arbeiten.“
Langfristige und kurzfristige Überlegungen
Die sich verändernde Dynamik sowohl der Gesamtkultur als auch der Arbeitsplatzkultur in den einzelnen Unternehmen führt dazu, dass die Vorstellung, eine Lösung zu finden und daran festzuhalten, antiquiert erscheint. Es ist an der Zeit, sich von dieser Vorstellung zu lösen, so Hocking, und Arbeitsplatzlösungen als sich ständig weiterentwickelnde Lösungen zu betrachten.
„Meiner Meinung nach sind die Leute flexibler geworden und betrachten die Situation als dynamisch und nicht als etwas, das mit dem Ende der Pandemie und der Rückkehr ins Büro vorbei ist“, fährt Hocking fort. „Die Mitarbeitenden fordern Veränderungen, und die Arbeitgeber finden Wege, sich anzupassen. Ein großartiges Churchill-Zitat bringt diese Situation auf den Punkt: ‚Dies ist nicht das Ende. Es ist nicht einmal der Anfang vom Ende. Aber möglicherweise das Ende des Anfangs.’“
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