Tři tipy pro vytvoření kanceláře podněcující inovace

Lepší, rychlejší, silnější: tady se dozvíte, proč se nejúspěšnější firmy vyhýbají „usedlým“ kancelářím, když se zaměřují na inovace

Prostor je silný nástroj na podporu zapojení pracovníků, na inspiraci k inovacím a posílení produktivity. Jak ale optimální prostor vlastně vypadá? V sekci Prostor je věda se zabýváme tím, jak cílený design může proměnit jakékoli pracoviště v holistické prostředí.

Společnosti jsou pod obrovským tlakem, aby zaváděly inovace dřív než jejich konkurence. Schopnost držet se dva kroky (nebo deset kroků) před ostatními pak přináší nejvyšší zisk.

Cesta k inovacím se zdá přímočará. Všechno začíná tím, že získáte nejtalentovanější pracovníky, kteří přijdou s novými a neotřelými řešeními. Ty je pak nutné zavést a je důležité se dál učit a iterovat. V dnešním světě to tím ale nekončí.

Zaměstnat nejtalentovanější pracovníky a pak po nich chtít, aby odváděli tu nejlepší práci v ne úplně optimálním prostředí, to je prostě recept na fiasko. Pracovali jste někdy (nebo právě teď) v prostředí, které připomínalo spíš film Maléry pana Šikuly než úžasné místo pro inovace?

Nejvíce inovativní společnosti na světě optimalizují každý aspekt svého podnikání, včetně fyzického pracovního prostoru.

Schopnost kreativně myslet, představit si různé možnosti, dát dohromady věci, které vaše podnikání poženou kupředu – to všechno se může zdát nad vaše síly, když jste celý den zavření v kanceláři bez oken a přirozeného světla. Nebo když se cítíte k pracovnímu stolu jako přikovaní. V depresivním pracovním prostoru nejspíš nic skvělého nevymyslí ani ti nejlepší pracovníci.

Jak by tedy zaměstnavatelé měli připravit vhodnou půdu pro inovace ve vlastním pracovním prostoru? Náš tým pro strategie na pracovišti strávil spoustu času optimalizací pracovního prostředí, aby v něm zaměstnanci mohli odvádět ten nejlepší výkon. Přinášíme vám tři způsoby, jak proměnit pracovní prostor a povzbudit tak inovace ve vašem týmu.

1. Připravte pracovní prostor tak, aby si ho lidé mohli upravit podle svého

Když mají týmy za úkol pracovat na inovacích, očekává se, že zaměstnanci rychle přijdou s různými nápady, vyrobí prototypy a věci vyzkoušejí. Neměl by pak být agilní i jejich pracovní prostor? Neměli by lidé prostě cítit podporu k tomu, aby si podle svého upravili konvenční rozvržení kanceláře?

Ale co to vlastně znamená? Pracovní stoly, křesla, gauče či běžné stoly – to všechno by zaměstnanci měli mít možnost proměnit tak, jak potřebují, a ne jen využívat podle původního záměru zaměstnavatele. Třeba společnost WeWork nechala na některé kusy nábytku přimontovat madla a další vizuální pomůcky, díky kterým je lze přesunout. Zaměstnanci si mohou prostor upravit podle svých potřeb, třeba pro brainstorming větší skupiny lidí, nebo pro pohodlnou práci jednotlivých pracovníků. V podstatě o pracovním prostoru přemýšlíme jako o softwaru, který lze na požádání aktualizovat. Není to jen statický a neměnný hardware. Zaměstnanci by měli cítit podporu k tomu, aby si vytvořili prostředí, ve kterém se budou cítit pohodlně a které je bude inspirovat. Třeba tak, jako se cítí doma.

Na výborný příklad jsem narazil při nedávné návštěvě v mezinárodní firmě IDEO, která se v kalifornském Palo Alto zabývá designem a konzultacemi. Řídí se filozofií, podle které se zaměstnanci v pracovním prostoru, který si mohou volně upravovat, při práci víc věnují experimentům. Když si její zaměstnanci potřebují představit, jak by například v určitém prostředí působila nějaká stěna, postaví si ji z kartonu a vyzkoušejí různá rozvržení prostoru, aby viděli, jak bude působit.

A výsledek těchto snah? Pracovní prostor, ve kterém lidé s nadšením sdílí své nápady a řeší problémy. Zaměstnanci v takovém prostředí navíc cítí, že mohou svobodně a beztrestně vyjádřit své nápady a názory. Prostě se cítí psychologicky v dostatečném bezpečí na to, aby se mohli projevit

Jak důležité je psychologické bezpečí? Při zkoumání dynamiky vysoce výkonných týmů stanovilo oddělení společnosti Google pro lidské zdroje psychologické bezpečí jako první z pěti zásadních prvků. Když se zaměstnanci přestanou obávat negativní reakce na to, že vyzkoušejí něco nového, nebudou se bát vzít na sebe riziko, pustit se do otevřené diskuse a při brainstormingu najít kreativní řešení. Neúspěch je pro ně důležitá lekce a nutnost vypořádat se s problémy pak vede k pozitivním výstupům. To vše lze posílit a podpořit správným pracovním prostorem. 

Popíjení kávy je v lokalitě WeWork v kolumbijském hlavním městě Bogotá oblíbený rituál.

2. Vybudujte jedinečnou kulturu s různými rituály

Všechny společnosti mají nějaké rituály od obyčejné denní rutiny (přestávka na kávu nebo čaj) po významné a méně časté akce, např. každoroční setkávání a večírky při příležitosti odchodu členů týmu do penze. Jsou to jednoduché události, které nás propojují vzájemně i ve vztahu k danému místu a okamžiku. Víte, že rituály v pracovním prostoru mají dopad na zaměstnance, i když přijde na inovace?

Zaměstnanci, kteří cítí podporu a povzbuzení k iniciování určitých činností na pracovišti, pak většinou pociťují silnější sounáležitost s týmem. V zásadě platí, že rituály mezi lidmi vytvářejí sdílenou identitu. Třeba úspěšní sportovní trenéři obvykle využívají rituály k vytvoření pouta mezi jednotlivými členy týmu.

Důležité je povšimnout si rozdílu mezi standardním rituálem a rituály určenými k podpoře inovací. Ve společnosti WeWork se například každý den podává čerstvá káva, a to v kuchyňce, která má fungovat jako určité těžiště prostoru. Prostě místo určené k tomu, aby se na něm lidé setkávali, popovídali si a sdíleli nápady. Nemáte tu jen obyčejnou recepci, ale celý komunitní tým, který má za úkol se o zaměstnance postarat. V pondělí se týmy schází na společném obědě, kde nejde jen o jídlo. Lidé se po víkendu sejdou a proberou, co je v novém týdnu čeká. Všechny tyto rituály přispívají k tomu, že se zaměstnanci cítí součástí komunity, a to zlepšuje psychologické bezpečí, které potřebují k inovacím.

Design pracovního prostoru může jednoduše pomoct tyto rituály vytvořit, ale o pozitivní vzpomínky na každodenní činnosti se postará až vzájemné propojení lidí. Den za dnem tyto rituály stimulují emoce, zmírňují pocit úzkosti a zároveň zlepšují pocit sounáležitosti a budování správného prostředí pro inovace. 

3. Přidejte nějaký hravý prvek

Začlenit do všech činností hravost je naprosto zásadní pro rozvoj flexibility, kterou naše mozky potřebují k práci na inovacích a ke kreativitě (která se s věkem dramaticky výrazně snižuje). Doktor Stuart Brown a Christopher Vaughan, autoři knihy Jak hra utváří mozek, otevírá představivost a oživuje duši (Play: How It Shapes the Brain, Opens the Imagination, and Invigorates the Soul), tvrdí, že hra je v podstatě prostě činnost, kterou děláme jen tak. 

Hra má tyto vlastnosti:

  • Je evidentně bezúčelná
  • Je dobrovolná
  • Je ze své podstaty lákavá
  • Odvádí pozornost od času
  • Snižuje si uvědomění sebe sama
  • Má improvizační potenciál
  • Navazuje na touhu

Hra v mozku přímo stimuluje neurotropní faktor (růst nervů), amygdalu (zpracování emocí) a dorzolaterální prefrontální kůru mozkovou (rozhodování). Studie prokázaly, že například krysy dále rozvíjejí svůj mozek prostřednictvím nejrůznějších podnětů při hře s hračkami a společenském kontaktu s ostatními krysami.

Konkrétně lze indikátory pro inovace najít v emocionálně nabitých vzpomínkách z dětských her, které se v dětech posilují s rozvojem mozku. Pokud jde ale o inovace, hry by neměly skončit s dětstvím. Pokud do pracovního prostoru začleníte větší počet příležitostí ke hravosti, pomůžete zaměstnancům využívat svaly kreativního myšlení na cestě za příštím inovativním nápadem. 

Zkuste třeba zaměstnance vyzvat k brainstormingu bez časového omezení (tzn. postarejte se o to, že se nikdo necítí provinile, protože musel pozastavit svůj projekt) na celé odpoledne, aby v průběhu dne měli víc času na hraní. Když takto čas vyhradíte, zaměstnanci budou vědět, že se od nich očekává kreativita a inovace a že vy jako zaměstnavatel vytváříte prostředí, ve kterém k inovacím dochází.

Příprava prostředí pro inovace

Nejvíce inovativní společnosti na světě optimalizují každý aspekt svého podnikání, včetně fyzického pracovního prostoru. Už nestačí jen zaměstnat ty nejlepší z nejlepších. Pro inovování konkurenceschopnou rychlostí potřebují tihle lidé prostor, ve kterém odvedou tu nejlepší práci. Díky tomu si můžete připravit prostředí vhodné pro inovativní nápady, které poženou vaše podnikání kupředu.

WeWork společnostem nabízí kancelářské prostory všech velikostí, které jim pomohou vyřešit největší problémy při podnikání.

Máte zájem o pracovní prostor? Kontaktuje nás.