Jak stanovit priority, když jsou všechny úkoly důležité

Když má někdo spoustu práce, neznamená to, že se ve svém podnikání posunuje dopředu. Následující techniky na stanovení priorit vám pomůžou využít pracovní den naplno.

Během pracovního dne se priority úkolů často stanovují (nebo taky ne) podle potřeb ostatních nebo podle blížících se termínů. To se může dít i v osobním životě, kdy činnostem, které jsou skutečně důležité, věnujeme omezený čas a víc energie vynaložíme na nejrůznější podružnosti. To se dá změnit efektivním stanovením priorit, při kterém budete klást důraz na své záměry a budoucí cíle. Každý úkol by měl vytvářet nějakou hodnotu a nedůležité úkoly na vašem seznamu překážet nesmějí. 

Zavedením strategií ke stanovení priorit můžete výrazně změnit průběh celého pracovního dne a využít čas strávený v kanceláři i doma opravdu naplno. Díky těmto strategiím si zvládnete vyhodnotit a nastavit nejvyšší priority. 

Sedm strategií na stanovení priorit při práci   

Promyšlené stanovení priorit obvykle zahrnuje sestavení seznamu, vyhodnocení jednotlivých úkolů a rozdělení času a práce tak, aby se v co nejkratším čase vytvořila co největší hodnota. Stanovení priorit by mělo být flexibilní vzhledem k tomu, že někdy je potřeba úkoly s nízkou prioritou odsunout na duhou kolej a věnovat se těm urgentním. 

1. Sepište si seznam všech úkolů. 

Pokud si chcete efektivně stanovit priority, musíte pochopit, co všechno je potřeba udělat, takže je nutné pamatovat i na ty nejobyčejnější úkoly a zapsat si je. Pokud nechcete nic opomenout, je dobré si na jeden seznam zapsat osobní i pracovní úkoly. 

Veškeré záležitosti od vyzvednutí oblečení z čistírny po naplánování osobní schůzky se šéfem musí být pohromadě. Po sepsání všech úkolů si určíte priority. Ty obvykle stanovují podle důležitosti, urgentnosti, délky a odměny za každý úkol.

2. Určete, které úkoly jsou důležité: Uvědomte si, co jsou vaše skutečné cíle. 

Může to připomínat pouhé urgentní strategie pro management času, ale stanovení priorit je klíčové pro dosažení dlouhodobých cílů. Pokud pochopíte, na čem opravdu pracujete, ať už je to povýšení, dokončení projektu nebo změna v kariéře, pomůže vám to určit, které úkoly jsou pro budoucí výsledky nejdůležitější. Je dobré tyto větší cíle rozdělit na menší a kratší cíle. Například celoroční cíl lze rozdělit na měsíční seznamy úkolů, a ty pak na týdenní seznamy, denní priority atd. 

Alejandro Cerecedo, výkonný account manager v PR firmě Another Company a také člen lokality  WeWork Reforma 26 v Mexico City říká, že nastavením dlouhodobých cílů na začátku roku náležitě motivuje svůj tým. „Promluvíme si o jejich osobních i pracovních cílech a na časové ose zaznamenáme, jak jich dosáhneme,“ říká Cerecedo.

Tato širší perspektiva je pro efektivní stanovení priorit naprosto zásadní. Převládá mylný názor, že lidé, kteří mají spoustu práce, také zaznamenají nějaký posun. Pokud jste ale den vyplnili úkoly, které na váš největší cíl nemají žádný dopad, pouze jste promarnili čas. Upřímně se zamyslete, jakou trvalou hodnotu vám daný úkol přinese, a vždy myslete na váš konečný cíl.  

3. Urgentní záležitosti zvýrazněte.

V seznamu úkolů musí být jasně uvedeny termíny, abyste viděli, které úkoly je nutné udělat rychle, a mohli dál plánovat s ohledem na nadcházející termíny. 

Dále je důležité stanovit si termín, i když není oficiálně vyžadován. Jinak budete důležité úkoly jen odsouvat, protože prostě nejsou časově vymezeny. (Tato strategie se může hodit i ke zvýšení produktivity a snížení prokrastinace.)

4. Stanovte priority podle důležitosti a urgentnosti. 

Ve své knize 7 návyků skutečně efektivních lidí z roku 1989 podnikatel a lektor Stephen Covey říká, že úkoly by měly být začleněny do kategorií (a teprve potom by se měly stanovit priority) podle důležitosti a urgentnosti.   

  • Urgentní a důležité: Tyto úkoly je nutné udělat hned.
  • Důležité, ale ne urgentní: Vyhraďte si na ně v kalendáři čas, abyste je mohli udělat bez přerušování.
  • Urgentní, ale nedůležité: Delegujte. Delegujte. Delegujte. 
  • Ani urgentní, ani důležité: Odstraňte je ze seznamu úkolů.

Další strategií pro zahrnutí důležitých úkolů do priorit, a to i před úkoly zadané ambiciózními třetími stranami nebo rádoby urgentní ad-hoc požadavky, je takzvaná metoda nejdůležitějších úkolů (Most Important Tasks – MIT). Tato strategie vyžaduje vytvoření zvláštního seznamu pouze se třemi úkoly, které v daný den prostě musí být splněny. Tyto úkoly je nutné zvolit kvůli jejich důležitosti spíš než kvůli urgentnosti. Při rozhodování mějte na paměti své cíle a položte si následující otázky: Které úkoly budou mít největší dopad na konečný výsledek? Co můžu dnes udělat, abych se danému cíli přiblížil/a? 

5. Priority by se neměly překrývat. 

Když vaše aktuální úkoly nejsou obzvlášť náročné, dají se celkem jednoduše zvládat třeba dva zároveň. U náročnější úkolů ale výzkumy ukazují, že lidé na pozicích, kde mají určitou pravomoc rozhodovat, mívají nastavenu jednu prioritu, zatímco lidé na nižších pozicích pracují s větším počtem priorit. U této strategie spočívající v plnění dvou úkolů zároveň byl prokázán pokles výkonnosti, což znamená, že nejdůležitější úkoly nejsou splněny v nejvyšším možném standardu. 

Pokud se chcete soustředit pouze na jeden důležitý úkol, myslete na to, co vás může rozptylovat, třeba souběžné úkoly a ad-hoc požadavky, a aktivně se jim během dne vyhýbejte. Když tedy máte za úkol získat data pro nějaký projekt a zároveň připravujete prezentaci, jeden z těchto úkolů by měl být vaše priorita a měli byste se vyhýbat jakékoli jiné práci, jako je vyřizování e-mailů a zpráv nebo příprava jiného úkolu. 

6. Myslete na to, kolik úsilí dané úkoly vyžadují.

Dlouhý seznam úkolů a vidina práce, která je před vámi, vás mohou snadno úplně omráčit, což sníží vaši produktivitu a vy sklounete k prokrastinaci. Tomu se dá vyhnout tak, že úkoly vyhodnotíte podle úsilí, které vyžadují. 

Pokud se váš seznam úkolů začíná nebezpečně prodlužovat, označte jako priority úkoly vyžadující minimum času a úsilí a rychle je dokončete. Získáte tak trochu prostoru a pocit, že se něco podařilo dokončit, což vás bude pohánět po celý den. 

7. Pravidelně si priority procházejte a uvažujte realisticky.

Jeden z kroků metody Mít vše hotovo (Get Things Done – GTD) od Davida Allena, který se zabývá produktivitou práce, zahrnuje kritickou reflexi. Allen tvrdí, že pokud chcete dostat věci znovu pod kontrolu a soustředit se, je klíčové seznam úkolů a priority často upravovat.

WeWork Coda v lokalitě Atlanta.

Jednoduché tipy na efektivní stanovení priorit

Když si uvědomíte potřebu správně stanovit priority, může se vám to začít zdát komplikovanější i více stresující, než sepsání jednoduchého seznamu úkolů. Výše uvedené klíčové strategie jsou shrnuty níže a mají vám pomoct si cíleně stanovit priority. 

  • Všechno si sepište: Osobní i pracovní úkoly je nutné zapsat na společný seznam.
  • Vyhodnoťte dlouhodobé cíle: Popřemýšlejte o svých dlouhodobých cílech a o práci, kterou je potřeba k jejich splnění odvést. 
  • Rozdělte si větší cíle na menší: Pokud chcete porozumět tomu, jak dosáhnout dlouhodobých cílů, rozdělte si je na roční, měsíční i týdenní dílčí cíle. 
  • Stanovte jasné termíny: Zorganizujte si termíny a stanovte si je i tam, kde nejsou oficiálně vyžadovány. 
  • Postupujte podle metody urgentní vs. důležité: Urgentní a důležité úkoly označte jako prioritní. Vyhraďte si čas na důležité neurgentní úkoly a všechny ostatní úkoly delegujte na ostatní, nebo je ze seznamu odstraňte. 
  • Sepište si seznam nejdůležitějších úkolů (metoda MIT): Sepište si tři důležité úkoly, které v daný den musíte splnit. Tyto úkoly by vždy měly být součástí vašich větších cílů do budoucna. TEST
  • Nenechte se rozptylovat: Záměrně se nevěnujte ostatním úkolům, a to obzvlášť v případě, kdy aktuální úkol začíná být náročnější. 
  • Zvažte náročnost úkolů: Když se vám seznam úkolů nebezpečně prodlužuje, udělejte nejdřív ty lehčí, které vás nebudou stát tolik času.

Stanovte si realistické priority týkající se vašeho času 

Bez ohledu na to, jak dobře si stanovujete priority, dokážete během dne udělat jen určité množství práce a některým rozptýlením se prostě vyhnout nelze. Je proto důležité stanovit si cíle a prioritní úkoly realisticky. Jinak budete mít od lidí kolem nesprávná očekávání a neustálý pocit, že jste s prací pozadu.

Nezapomeňte, že účelem stanovení priorit je strávit čas prací na důležitých úkolech, na kterých z dlouhodobého hlediska záleží a které vás posunou tím správným směrem. Pokud máte dobře stanovené priority, budete se cítit v pohodě a soustředění vám půjde mnohem lépe. Cílem je dokončit práci, která vás někam posune, a všechny podružnosti nechat stranou. 

Caitlin Bishop je autorka článků pro sekci Ideas by We z New Yorku. Dříve pracovala jako novinářka a redaktorka pro mediální společnost  Mamamia v Sydney a jako reportérka v online zpravodajství Gotham Gazette.

Máte zájem o pracovní prostor? Kontaktuje nás.