Com prioritzar tasques quan tot és important

Estar molt ocupat no sempre equival a avançar molta feina. Aquestes tècniques per establir prioritats t'ajudaran a treure partit del teu temps

Cada dia, a la feina, les tasques per fer sovint es prioritzen (o no) segons les necessitats dels altres o la immediatesa dels terminis. Això també es pot traslladar a les nostres vides personals, ja que tenim poc temps per destinar a activitats realment importants i, en canvi, la majoria de la nostra energia la gastem estant "ocupats" a la feina. Establir la prioritat de les tasques de forma efectiva (amb voluntat i tenint en compte els objectius futurs) pot fer canviar aquest panorama. D’aquesta manera, podràs assegurar-te que cada tasca en què treballes s’abordi de la millor manera possible i evitaràs que les tasques menys importants et desgavellin la planificació. 

Si implementes estratègies per establir la prioritat de cada tasca, podràs canviar dràsticament la manera en què treballes i aconseguir aprofitar el temps tant a l’oficina com a casa. Les estratègies que et presentem a continuació t’ajudaran a avaluar i establir les teves prioritats. 

Set estratègies per prioritzar tasques a la feina   

Per establir prioritats amb cura, normalment cal fer una planificació diària, avaluar cada tasca i assignar temps i càrrega de treball per aprofitar al màxim el poc temps de què es disposa. Establir prioritats hauria de ser una tasca flexible, ja que segurament caldrà deixar en segon pla certes tasques de menor importància per fer front a problemes d’última hora. 

1. Fes una llista amb totes les tasques per fer 

Per prioritzar totes les tasques de forma efectiva, primer cal saber tota la feina que hi ha per fer. És per això que cal apuntar i tenir en compte fins i tot les taques més trivials. Per fer-te una idea global de totes les coses que tens pendents, és bona idea elaborar una llista única que contingui tant les tasques personals com les de la feina

Totes les coses per fer haurien d’estar incloses en un mateix lloc, sigui anar a recollir la roba a la bugaderia o concertar dia i hora per a la reunió amb el teu cap. Un cop tot està apuntat, les prioritats normalment s’estableixen tenint en compte la importància, la urgència, la durada i la recompensa de cada tasca.

2. Identifica el que és important: entendre els teus objectius reals 

Encara que sembli una estratègia de gestió del temps immediat, establir prioritats és clau per assolir objectius a llarg termini. Tenir clar el motiu real pel qual estàs treballant (sigui un ascens, l’entrega d’un projecte o un canvi en la teva carrera) t’ajudarà a identificar quines tasques són més importants per assolir-lo. Desglossar aquests grans objectius en tasques més petites i assignar-les terminis pot ser una bona idea. Per exemple, un objectiu anual es pot transformar en projectes mensuals, els quals, a la vegada, poden convertir-se en tasques setmanals, prioritats diàries, etc. 

Per a Alejandro Cerecedo, executiu de comptes sènior a l’empresa de relacions públiques Another Company i membre de WeWork Reforma 26 a la Ciutat de Mèxic, establir objectius a llarg termini és la seva manera de sincronitzar i motivar el seu equip al principi de cada any. "Parlem dels seus objectius personals i professionals, i establim una cronologia indicant com els pretenem assolir", explica Cerecedo.

Pensar a escala global és clau per establir prioritats de manera efectiva. És un error freqüent pensar que estar ocupat equival a avançar feina. De totes maneres, omplir-te el dia de tasques que no tenen cap impacte en un objectiu a llarg termini és perdre el temps. Cal ser sincer amb un mateix sobre la importància de cada tasca i sempre tenir present l’objectiu final.  

3. Subratlla les tasques urgents

En aquesta llista ha de constar ben clarament el termini de cada cosa per fer. D’aquesta manera et serà més fàcil identificar quines tasques s’han de completar més aviat i podràs organitzar-te tenint en compte els terminis futurs. 

Establir terminis fins i tot per a les tasques que no en tenen és fonamental, perquè, si no, seguiràs deixant per més endavant tasques importants només pel simple fet que no són urgents. (Aquesta estratègia també pot ajudar-te a augmentar la productivitat i reduir la procrastinació.)

4. Estableix la prioritat segons la importància i la urgència 

En el llibre Els 7 hàbits de les persones altament efectives, publicat el 1989, l’empresari i orador Stephen Covey suggereix que les tasques s’haurien de categoritzar (i després prioritzar) segons la seva importància i urgència.   

  • Urgents i importants: aquestes són les tasques que s’haurien de completar primer.
  • Importants però no urgents: reserva’t hores a l’agenda per completar-les, sense interrupcions.
  • Urgents però no importants: delega, delega, delega. 
  • Ni urgents ni importants: elimina-les de la teva llista de taques.

Una altra estratègia per assegurar-te que prioritzes les tasques més importants (fins i tot més que les peticions urgents de socis impacients) és la metodologia MIT, de l’anglès Most Important Tasks (tasques més importants). Aquesta estratègia consisteix a crear, a part, una llista de només tres tasques que s’han de completar aquell dia sí o sí. Aquestes tasques s’han d’escollir tenint en compte la importància i no pas la urgència. Per ajudar-te a decidir, fes-te preguntes centrant-te en els objectius: quin resultat final tindrà més impacte, de totes aquestes tasques? Què puc fer avui per avançar cap a aquest objectiu? 

5. Evita prioritats contraposades 

Quan les tasques en què estàs treballant no són particularment difícils, pot resultar fàcil gestionar-les a la vegada. Ara bé, a mesura que la dificultat augmenta, certs estudis demostren que les persones que tenen càrrecs de més responsabilitat normalment prioritzen un sol objectiu, mentre que els treballadors amb càrrecs inferiors segueixen intentant gestionar diverses prioritats. Aquesta estratègia de treballar en dues tasques a la vegada s’associa a una disminució de la productivitat, la qual cosa implica que les tasques més importants no es completen de la millor manera possible. 

Una tàctica per mantenir la concentració en una sola tasca important és identificar les possibles distraccions (tasques simultànies o sol·licituds puntuals) i evitar-les de forma activa al llarg del dia. Això vol dir que si estàs buscant informació per a un projecte i al mateix temps prepares les diapositives per a una presentació, el que hauries de fer és prioritzar una de les dues tasques i evitar qualsevol feina relacionada amb l’altra, inclosos correus, missatges, etc. 

6. Tingues en compte l’esforç

És fàcil atabalar-se en veure una llista de tasques per fer llarguíssima, i això tendeix a reduir la productivitat i a augmentar la procrastinació. Una estratègia per evitar-ho és avaluar les tasques segons l’esforç que requereixen. 

Si la teva llista de tasques es torna massa feixuga, prioritza les tasques que requereixin el mínim temps i esforç, i completa-les ràpidament. Esborrar tasques de la llista et donarà espai per respirar i farà que et sentis realitzat. Aprofita aquesta sensació per avançar feina durant la resta del dia. 

7. Fes un seguiment constant i sigues realista

Un dels cinc passos de la metodologia GTD, de l’anglès Get Things Done (completa les coses), ideada per l’assessor de productivitat David Allen, implica fer pensament crític. Comprovar amb freqüència la teva llista de tasques i les prioritats és clau per "recuperar el control i la concentració", argumenta Allen.

WeWork Coda a Atlanta.

Consells ràpids per establir prioritats d’una forma efectiva

A mesura que t’adones de la necessitat d’establir bé les prioritats de cada tasca, pot ser que de sobte sembli encara més complicat (i més estressant) que fer una simple llista de tasques. A continuació et resumim les estratègies clau anteriors perquè puguis establir prioritats tal com cal. 

  • Apunta-ho tot: tant les tasques personals com les de la feina haurien d’estar en el mateix lloc.
  • Avalua els objectius a llarg termini: tingues en compte els teus objectius a llarg termini i la feina que has de fer per assolir-los. 
  • Desglossa els objectius més grans: per tenir més clar com assolir els teus objectius a llarg termini, desglossa’ls en tasques anuals, mensuals i setmanals. 
  • Estableix terminis clars: fes que els terminis de cada tasca siguin ben visibles i clars, i estableix-ne fins i tot per a les tasques que originalment no en tenien. 
  • Fes servir el mètode "urgent vs. important": prioritza les tasques urgents i importants, estableix-te un temps concret per treballar en les tasques importants i no urgents, i delega o elimina la resta de tasques. 
  • Fes una llista diària de MIT: escriu tres tasques importants que hauries de completar aquell dia. Aquestes tasques haurien d’estar sempre relacionades amb objectius més grans del futur.
  • Evita les distraccions: desfés-te de tasques amb prioritats contraposades, especialment quan són tasques difícils. 
  • Tingues en compte l’esforç: quan la teva llista de tasques sigui massa llarga, prioritza-les segons l’esforç que et requereixen i completa les més fàcils més ràpidament.

Prioritza el teu temps i sigues realista 

De totes maneres, tant si se’t dona bé prioritzar tasques com si no, un dia té les hores que té i hi ha distraccions que són impossibles d’evitar. Per tant, és important ser realista a l’hora d’establir objectius i prioritzar tasques. En cas contrari, l’únic que aconseguiràs serà crear falses expectatives als que t’envolten i sentir constantment que no arribes als objectius.

Recorda que la finalitat essencial de prioritzar les tasques és poder dedicar temps a les que són més importants, les que marcaran la diferència a llarg termini i et faran avançar en la direcció correcta. Si aprens a prioritzar correctament, et sentiràs menys dispers i podràs concentrar-te amb més facilitat. L’objectiu és completar tasques que impliquin un progrés real i deixar que la resta de coses passin a un segon pla. 

La Caitlin Bishop és una redactora dels continguts d’Idees de We, de WeWork, a Nova York. Anteriorment havia treballat de periodista i editora a Mamamia, a Sydney, Austràlia, i de reportera col·laboradora a Gotham Gazette.

Estàs buscant un lloc de treball? Contacta'ns.